青島采購(gòu)流程管理制度?總則目的為規(guī)范公司采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保證采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于青島公司及下屬各部門的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)的公正性。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)相關(guān)部門審批。同時(shí)，負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算的編制和執(zhí)行監(jiān)控。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和審批結(jié)果，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購(gòu)合同等。4.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤：及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.采購(gòu)成本控制：通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)流程、談判等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)性價(jià)比。需求部門1.提出采購(gòu)需求：根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，準(zhǔn)確填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息。2.參與供應(yīng)商選擇：協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和選擇，提供相關(guān)技術(shù)和使用要求方面的意見。3.驗(yàn)收采購(gòu)物資：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合質(zhì)量要求，并在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門1.審核采購(gòu)預(yù)算：對(duì)采購(gòu)部門編制的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.資金安排：根據(jù)采購(gòu)合同和資金情況，合理安排采購(gòu)資金，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.付款審核：對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全，防止不合理付款。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單：需求部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，注明采購(gòu)項(xiàng)目的詳細(xì)信息，包括名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交采購(gòu)申請(qǐng)單：將填寫完整的采購(gòu)申請(qǐng)單提交至采購(gòu)部門。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，應(yīng)在申請(qǐng)單上注明"緊急"字樣，并說(shuō)明緊急原因。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門初審：采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確，采購(gòu)需求是否合理。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與需求部門溝通核實(shí)。2.相關(guān)部門審批：根據(jù)采購(gòu)金額大小和性質(zhì)，按照公司授權(quán)審批制度，分別提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)金額較?。ň唧w金額界定由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批。采購(gòu)金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門匯總分析：采購(gòu)部門將經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行匯總，結(jié)合庫(kù)存情況，分析物資需求的緊迫性和重要性，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃編制：采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容，并根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)和市場(chǎng)情況，合理安排采購(gòu)進(jìn)度。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選出符合公司基本要求的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門組織相關(guān)人員（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門、需求部門等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？刹捎脤?shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、問(wèn)卷調(diào)查、供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等方式進(jìn)行評(píng)估。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門選擇若干家合格的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商，并與候選供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最終的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)綜合考慮各方面因素，確保供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，且價(jià)格合理。4.供應(yīng)商管理：與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等情況。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。采購(gòu)實(shí)施1.詢價(jià)：采購(gòu)人員向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等信息。詢價(jià)時(shí)應(yīng)確保詢價(jià)內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義。2.比價(jià)：采購(gòu)人員收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并進(jìn)行比較分析。比較內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。3.議價(jià)：采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。議價(jià)過(guò)程中應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，確保公司利益最大化。4.簽訂采購(gòu)合同：采購(gòu)人員根據(jù)比價(jià)和議價(jià)結(jié)果，起草采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后與供應(yīng)商簽訂正式合同。5.下達(dá)采購(gòu)訂單：采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確訂單編號(hào)、采購(gòu)物資明細(xì)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單應(yīng)及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。6.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)人員定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，及時(shí)了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等信息。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。到貨驗(yàn)收1.通知驗(yàn)收：采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.初步驗(yàn)收：需求部門和質(zhì)量部門根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到貨物資進(jìn)行初步驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并與供應(yīng)商溝通。3.詳細(xì)驗(yàn)收：對(duì)于重要物資或有特殊質(zhì)量要求的物資，質(zhì)量部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)驗(yàn)收，包括對(duì)物資的性能、質(zhì)量指標(biāo)等進(jìn)行檢測(cè)和檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后，需求部門在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。4.不合格處理：如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)物資不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟缓细裎镔Y，公司有權(quán)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如賠償損失等。采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門在收到驗(yàn)收合格的發(fā)票后，填寫付款申請(qǐng)單，注明采購(gòu)合同編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼、采購(gòu)物資明細(xì)、付款金額等信息，并附上相關(guān)的驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證。付款申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，檢查付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、完整性，以及付款金額是否與采購(gòu)合同和發(fā)票一致。審核無(wú)誤后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款審批：根據(jù)公司授權(quán)審批制度，付款申請(qǐng)分別提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門安排付款。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握原材料等物資價(jià)格變化趨勢(shì)。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，合理分擔(dān)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，提前了解行業(yè)供應(yīng)情況，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)供應(yīng)短缺情況，如尋找替代物資、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃等。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：在選擇供應(yīng)商時(shí)，嚴(yán)格考察供應(yīng)商的信譽(yù)和實(shí)力，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題。2.供應(yīng)商破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況，對(duì)于出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)困難或有破產(chǎn)跡象的供應(yīng)商，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，尋找新的供應(yīng)商，以降低風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)1.合同條款風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同應(yīng)明確、詳細(xì)地約定雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。2.合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約，應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門自查：采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)行為是否合規(guī)、采購(gòu)檔案是否完整等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2.內(nèi)部審計(jì)部門審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的合理性、采購(gòu)物資的質(zhì)量等。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見，并跟蹤整改情況。外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管：積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)管，遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策要求，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.社會(huì)監(jiān)督：接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，如供應(yīng)商、客戶等對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)的意見和建議，不斷改進(jìn)采購(gòu)工作。信息管理采購(gòu)信息收集1.市場(chǎng)信息收集：采購(gòu)部門安排專人負(fù)責(zé)收集市場(chǎng)信息，包括原材料價(jià)格、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)期刊、展會(huì)等多種渠道獲取信息，并進(jìn)行整理和分析。2.供應(yīng)商信息收集：建立供應(yīng)商信息收集渠道，定期收集供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等信息，更新供應(yīng)商檔案。采購(gòu)信息共享1.內(nèi)部信息共享：采購(gòu)部門與需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門建立信息共享機(jī)制，及時(shí)溝通采購(gòu)需求、采購(gòu)進(jìn)度、驗(yàn)收情況、付款信息等，確保各部門之間信息暢通。2.外部信息共享：與供應(yīng)商建立信息共享平臺(tái)，及時(shí)傳遞采購(gòu)訂單、交貨通知、質(zhì)量反饋等信息，提高采購(gòu)效率和協(xié)同效應(yīng)。培訓(xùn)與考核培訓(xùn)1.采購(gòu)業(yè)務(wù)培訓(xùn)：定期組織采購(gòu)人員參加采購(gòu)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括采購(gòu)流程、談判技巧、供應(yīng)商管理、合同管理等方面的培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。2.法律法規(guī)培訓(xùn)：組織采購(gòu)人員學(xué)習(xí)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，增強(qiáng)采購(gòu)人員的法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)?？己?.采購(gòu)人員考核：建立采購(gòu)人員考核制度，從采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理等方面對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核結(jié)果與采購(gòu)人員的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。2.采購(gòu)部門考核：對(duì)采購(gòu)部門