行政溝通協(xié)調(diào)管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司內(nèi)部行政溝通協(xié)調(diào)工作，提高溝通效率，確保信息傳遞準確、及時、有效，促進各部門之間的協(xié)作與配合，提升公司整體運營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各層級之間的行政溝通協(xié)調(diào)工作，包括但不限于文件傳達、會議組織、工作匯報、信息共享等方面。（三）原則1.準確性原則：溝通內(nèi)容應(yīng)準確、清晰，避免模糊、歧義或錯誤信息的傳遞，確保接收方能夠正確理解溝通意圖。2.及時性原則：及時進行溝通，避免信息積壓或延誤，確保各項工作能夠按照計劃順利推進。對于重要信息，應(yīng)在第一時間傳達給相關(guān)人員。3.完整性原則：溝通內(nèi)容應(yīng)完整，涵蓋必要的信息和細節(jié)，避免遺漏重要內(nèi)容，確保接收方全面了解相關(guān)情況。4.靈活性原則：根據(jù)溝通對象、溝通內(nèi)容和溝通場景的不同，選擇合適的溝通方式和渠道，確保溝通效果。同時，應(yīng)具備一定的靈活性，能夠根據(jù)實際情況及時調(diào)整溝通策略。5.保密性原則：對于涉及公司機密、商業(yè)秘密或個人隱私的信息，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。在溝通中，要注意保護相關(guān)信息的安全。二、溝通渠道（一）內(nèi)部文件1.文件類型：包括通知、公告、報告、請示、批復(fù)等各類行政文件。2.發(fā)文流程起草部門負責文件的起草工作，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、完整。起草完成后，由部門負責人審核簽字。將審核后的文件提交至行政部門，行政部門進行格式排版、編號等處理后，呈分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政部門負責印發(fā)，并按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。發(fā)放時，應(yīng)做好文件簽收記錄，確保文件傳達至相關(guān)部門和人員。3.收文流程行政部門負責接收外部來文和內(nèi)部各部門的發(fā)文，并進行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、收文日期等。對收到的文件進行分類、編號，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)確定傳閱范圍。屬于一般性文件的，可按照部門順序進行傳閱；屬于重要文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)及時呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示。傳閱過程中，接收人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，確保文件能夠及時、有序地傳遞給相關(guān)人員。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時返回行政部門存檔。（二）會議1.會議類型公司例會：包括周例會、月例會等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負責人參加，主要通報公司近期工作進展、安排下一階段工作任務(wù)、協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題等。專題會議：根據(jù)工作需要，針對特定事項召開的會議，如項目推進會、問題研討會、決策會議等。專題會議由相關(guān)部門負責人或公司領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)人員參加，旨在深入討論和解決某一具體問題。部門會議：由各部門自行組織召開，傳達公司相關(guān)精神，安排本部門工作任務(wù)，溝通部門內(nèi)部工作進展情況，協(xié)調(diào)解決部門內(nèi)部問題。2.會議組織會議發(fā)起部門負責會議的籌備工作，包括確定會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等，并提前通知參會人員。會議通知應(yīng)明確會議的各項要求，確保參會人員能夠做好充分準備。如需使用會議設(shè)備（如投影儀、音響等），會議發(fā)起部門應(yīng)提前與行政部門聯(lián)系，做好設(shè)備調(diào)試工作，確保會議順利進行。會議過程中，行政部門負責做好會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議議程、發(fā)言要點、決議事項等。會議記錄應(yīng)準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。3.會議紀要會議紀要由行政部門根據(jù)會議記錄整理而成，經(jīng)會議主持人審核簽字后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀要應(yīng)明確會議的決議事項、責任部門、完成時間等，確保會議精神能夠得到有效落實。參會人員應(yīng)對會議紀要進行認真閱讀，如有異議應(yīng)及時與行政部門溝通。對于會議決議事項，責任部門應(yīng)按照要求認真組織實施，并及時反饋工作進展情況。（三）工作匯報1.定期匯報各部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報本部門工作進展情況、存在的問題及下一步工作計劃。匯報方式可采用書面報告或口頭匯報的形式，具體要求由公司領(lǐng)導(dǎo)確定。書面報告應(yīng)內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)準確，重點突出工作成果、問題分析和解決方案。報告格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，由部門負責人簽字后提交至公司領(lǐng)導(dǎo)?？陬^匯報應(yīng)簡潔明了、條理清晰，匯報人應(yīng)提前做好準備，熟悉匯報內(nèi)容。匯報結(jié)束后，應(yīng)回答公司領(lǐng)導(dǎo)提出的問題。2.臨時匯報在工作推進過程中，如遇重大事項、突發(fā)事件或緊急情況，相關(guān)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)進行臨時匯報。臨時匯報應(yīng)采用口頭匯報與書面報告相結(jié)合的方式，確保公司領(lǐng)導(dǎo)能夠全面、及時了解相關(guān)情況。臨時匯報應(yīng)重點說明事件的發(fā)生情況、目前采取的措施、造成的影響以及下一步的應(yīng)對計劃等內(nèi)容。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)匯報情況做出相應(yīng)決策，并協(xié)調(diào)相關(guān)資源進行處理。（四）內(nèi)部溝通平臺1.公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)：公司內(nèi)部搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，各部門可在平臺上發(fā)布工作動態(tài)、共享文件資料、進行工作交流等。員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)隨時獲取公司相關(guān)信息，了解工作進展情況。2.即時通訊工具：公司統(tǒng)一使用即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┳鳛閮?nèi)部溝通的主要工具之一。員工可通過即時通訊工具進行信息交流、工作溝通、文件傳輸?shù)炔僮?，方便快捷地解決工作中遇到的問題。3.信息發(fā)布欄：在公司辦公區(qū)域設(shè)置信息發(fā)布欄，用于張貼公司重要通知、公告、工作動態(tài)等信息。各部門也可根據(jù)工作需要在信息發(fā)布欄發(fā)布本部門的相關(guān)信息，方便員工及時了解公司內(nèi)外資訊。三、溝通協(xié)調(diào)流程（一）部門間溝通協(xié)調(diào)流程1.需求提出：當一個部門需要與其他部門進行溝通協(xié)調(diào)以獲取支持、資源或解決問題時，由需求部門填寫《溝通協(xié)調(diào)申請表》，詳細說明溝通協(xié)調(diào)的事項、目的、要求以及期望達成的結(jié)果等內(nèi)容。2.審批：《溝通協(xié)調(diào)申請表》提交至本部門負責人進行審批。部門負責人應(yīng)根據(jù)申請事項的重要性、緊急程度以及對公司整體工作的影響等因素進行審核，并簽署審批意見。3.溝通協(xié)調(diào)：審批通過后，需求部門與相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)。溝通方式可根據(jù)實際情況選擇電話、郵件、會議、面談等。在溝通協(xié)調(diào)過程中，雙方應(yīng)充分交流意見，明確各自的職責和任務(wù)，共同尋求解決方案。4.結(jié)果反饋：溝通協(xié)調(diào)結(jié)束后，需求部門應(yīng)將溝通協(xié)調(diào)的結(jié)果及時反饋給本部門負責人，并填寫《溝通協(xié)調(diào)結(jié)果反饋表》。反饋內(nèi)容包括溝通協(xié)調(diào)的過程、達成的共識、確定的解決方案以及下一步工作計劃等。5.跟蹤落實：各部門負責人應(yīng)根據(jù)溝通協(xié)調(diào)結(jié)果，跟蹤督促本部門相關(guān)人員落實工作任務(wù)。對于涉及多個部門的工作事項，應(yīng)建立跨部門工作協(xié)調(diào)機制，明確牽頭部門和配合部門，定期召開協(xié)調(diào)會議，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，確保工作順利推進。（二）跨部門項目溝通協(xié)調(diào)流程1.項目啟動：公司決定開展跨部門項目后，由項目發(fā)起部門負責制定項目計劃，明確項目目標、任務(wù)分解、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容。項目計劃應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后實施。2.組建團隊：根據(jù)項目計劃，由項目發(fā)起部門牽頭，會同相關(guān)部門共同組建項目團隊。項目團隊成員應(yīng)明確各自的職責和分工，確保項目工作有序開展。3.溝通協(xié)調(diào)：在項目實施過程中，項目團隊成員應(yīng)定期召開項目溝通會議，匯報工作進展情況，協(xié)調(diào)解決項目中遇到的問題。對于涉及項目目標調(diào)整、重大決策等關(guān)鍵事項，應(yīng)及時提交項目領(lǐng)導(dǎo)小組進行討論和決策。4.信息共享：建立項目信息共享平臺，項目團隊成員可在平臺上實時共享項目文檔、數(shù)據(jù)、工作進展等信息，確保信息的及時傳遞和共享，提高項目溝通效率。5.項目驗收：項目完成后，由項目發(fā)起部門組織相關(guān)部門和人員進行項目驗收。驗收內(nèi)容包括項目目標的完成情況、工作質(zhì)量、成果交付等方面。驗收合格后，項目團隊應(yīng)提交項目總結(jié)報告，總結(jié)項目實施過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似項目提供參考。四、溝通協(xié)調(diào)責任（一）部門負責人責任1.負責本部門與其他部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作，積極主動地解決部門間合作中出現(xiàn)的問題，確保各項工作順利推進。2.定期組織本部門內(nèi)部溝通會議，傳達公司相關(guān)精神，安排本部門工作任務(wù)，了解員工工作進展情況，及時解決部門內(nèi)部問題，提高部門工作效率。3.對本部門提交的各類行政文件、報告等進行審核把關(guān)，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、完整，符合公司要求。4.積極參與公司組織的各項溝通協(xié)調(diào)活動，如會議、培訓(xùn)等，認真聽取各方意見和建議，為公司發(fā)展出謀劃策。（二）員工責任1.積極主動地與其他部門員工進行溝通協(xié)作，及時反饋工作進展情況，認真落實部門間溝通協(xié)調(diào)達成的共識和工作任務(wù)。2.按照公司規(guī)定的溝通渠道和流程進行信息傳遞和溝通，確保信息的準確、及時、有效。對于重要信息或緊急事項，應(yīng)及時向相關(guān)人員匯報。3.認真閱讀和理解公司發(fā)布的各類文件、通知等信息，積極參加公司組織的會議和培訓(xùn)活動，不斷提高自身的溝通能力和業(yè)務(wù)水平。4.尊重他人的意見和建議，在溝通協(xié)調(diào)過程中保持良好的態(tài)度和合作精神，共同營造和諧的工作氛圍。五、溝通協(xié)調(diào)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對公司內(nèi)部行政溝通協(xié)調(diào)工作進行日常監(jiān)督，定期檢查各部門的溝通情況，包括文件收發(fā)、會議組織、工作匯報等方面，確保溝通工作按照規(guī)定的流程和要求進行。2.建立溝通協(xié)調(diào)工作反饋機制，鼓勵員工對溝通協(xié)調(diào)工作中存在的問題進行反饋。行政部門收到反饋后，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并采取相應(yīng)措施加以解決。3.對于涉及公司重大決策、重要項目等關(guān)鍵溝通協(xié)調(diào)事項，公司領(lǐng)導(dǎo)可進行專項監(jiān)督，確保溝通協(xié)調(diào)工作的順利進行，保障公司整體利益。（二）考核指標1.溝通及時性：考核各部門和員工是否按照規(guī)定的時間要求進行溝通，是否存在信息延誤的情況。2.溝通準確性：評估溝通內(nèi)容是否準確、清晰，是否能夠避免模糊、歧義或錯誤信息的傳遞。3.溝通完整性：檢查溝通內(nèi)容是否完整，是否涵蓋必要的信息和細節(jié)，是否能夠滿足工作需要。4.溝通效果：通過調(diào)查了解溝通協(xié)調(diào)工作對工作推進、問題解決、部門協(xié)作等方面的實際效果，評估溝通工作的質(zhì)量。5.溝通協(xié)作態(tài)度：考核員工在溝通協(xié)調(diào)過程中的態(tài)度是否積極主動、是否具備良好的合作精神和團隊意識。（三）考核方式1.定期考核：每季度對各部門和員工的溝通協(xié)調(diào)工作進行一次定期考核?？己藘?nèi)容包括上述考核指標的完成情況，考核結(jié)果以評分的形式進行量化。2.不定期抽查：行政部門在日常工作中不定期對各部門的溝通協(xié)調(diào)工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄，并作為考核的參考依據(jù)。3.綜合評價：根據(jù)定期考核和不定期抽查的結(jié)果，結(jié)合員工自評、上級評價、同事評價等多方面意見，對各部門和員工的溝通協(xié)調(diào)工作進行綜合評價。（四）考核結(jié)果應(yīng)用