3級公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、音像資料等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，全面反映公司的各項(xiàng)活動。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的綜合管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.做好檔案的保管、安全防范和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保存狀況。4.開展檔案的鑒定工作，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案數(shù)據(jù)。6.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.參與公司重大活動檔案的收集和整理工作。8.對下屬子公司、分公司的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料，并進(jìn)行初步整理。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作。4.配合檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如工商登記資料、公司章程、股東會議記錄等。2.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的技術(shù)文件、圖紙、專利等。7.公司的會議記錄、紀(jì)要、決議等。8.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)資料、績效考核記錄等。9.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。10.公司的工程建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等。11.公司的設(shè)備采購、維護(hù)、報(bào)廢等文件。12.公司的行政文件，如通知、通報(bào)、請示、批復(fù)等。13.公司的其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得擅自修改、偽造。3.對重要文件的原稿、定稿應(yīng)同時(shí)收集，確保檔案的原始性。（三）整理方法1.分類：檔案按年度、機(jī)構(gòu)（部門）、問題等進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行整理、修復(fù)和裝訂，保持檔案的整齊美觀。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別保管。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.嚴(yán)格控制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)注明檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，提出改進(jìn)措施。（二）利用服務(wù)1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對檔案查閱申請表進(jìn)行審核，對符合查閱條件的，提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案題名、查閱目的等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信和本人有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司各部門提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)公司的需求，編寫檔案參考資料，為公司的決策提供依據(jù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（部門）、問題等進(jìn)行分類，編制電子文件目錄。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進(jìn)行定期備份。2.電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、檢索和利用。4.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱。2.查閱電子檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在電子檔案查閱登記簿上登記，注明查閱