公司行政章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司行政章的管理，確保行政章的正確使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司行政章的刻制、啟用、保管、使用、更換、廢止等相關(guān)事宜。定義本制度所稱行政章，是指公司以法定名稱在工商行政管理部門登記注冊的印章，包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。行政章的刻制與啟用刻制1.行政章的刻制由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要提出刻章申請。2.申請刻章時，需填寫《行政章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)。3.辦公室應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)刻章單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。4.刻章單位完成印章刻制后，應(yīng)將印章及印模交付公司辦公室，并提供刻章證明等相關(guān)資料。啟用1.新刻制的行政章啟用前，辦公室應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄印章的名稱、規(guī)格、啟用日期、保管人等信息。2.行政章啟用時，應(yīng)舉行啟用儀式，由公司法定代表人或授權(quán)代表宣布印章正式啟用，并對印章的使用和管理提出要求。3.啟用后的行政章應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行保管和使用，確保印章的安全和正常使用。行政章的保管保管原則1.行政章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.行政章的保管應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩名保管人分別保管印章的不同部分，如印章主體和印鑒卡等，使用時需兩人同時在場。3.行政章的保管應(yīng)確保印章的安全，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。保管地點(diǎn)行政章應(yīng)存放在公司辦公室的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保印章存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。保管要求1.保管人應(yīng)妥善保管行政章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。2.行政章應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)，確保印章的清晰和正常使用。3.保管人應(yīng)定期檢查行政章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告公司辦公室，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。行政章的使用使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，以及公司內(nèi)部的重要文件、報(bào)告等的蓋章。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等的蓋章。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)票據(jù)、報(bào)表、憑證等的蓋章。使用流程1.用章申請各部門或個人需要使用行政章時，應(yīng)填寫《行政章使用申請表》，詳細(xì)說明用章的事由、文件名稱、份數(shù)、蓋章位置等信息。申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)用章性質(zhì)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。2.用章審核辦公室收到用章申請后，應(yīng)對申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查用章事由是否合理、文件是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全等。對于不符合規(guī)定的用章申請，辦公室應(yīng)及時退回申請人，并說明理由。3.用章登記經(jīng)審核通過的用章申請，辦公室應(yīng)進(jìn)行登記，記錄用章的日期、申請人、用章事由、文件名稱、份數(shù)、蓋章位置等信息。4.印章使用保管人根據(jù)用章登記信息，取出行政章，按照規(guī)定的蓋章位置進(jìn)行蓋章，并確保印章清晰、端正。蓋章完成后，保管人應(yīng)在《行政章使用登記表》上簽字確認(rèn)。5.用章歸還用章完畢后，申請人應(yīng)及時將行政章歸還保管人，并在《行政章使用登記表》上簽字確認(rèn)。保管人應(yīng)對歸還的行政章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損，并將印章妥善保管。使用限制1.行政章不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋行政章。2.未經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用行政章。3.用章人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和流程使用行政章，不得擅自擴(kuò)大用章范圍或改變用章用途。行政章的更換與廢止更換1.行政章因磨損、損壞等原因無法正常使用時，辦公室應(yīng)及時提出更換申請，并填寫《行政章更換申請表》。2.更換申請應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，由辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系刻章單位進(jìn)行更換。3.新印章刻制完成后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行啟用，并同時廢止舊印章。4.辦公室應(yīng)將行政章的更換情況進(jìn)行登記備案，記錄印章的更換日期、新舊印章的名稱、規(guī)格等信息。廢止1.行政章因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因不再使用時，辦公室應(yīng)及時提出廢止申請，并填寫《行政章廢止申請表》。2.廢止申請應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，由辦公室負(fù)責(zé)對廢止的行政章進(jìn)行妥善處理。3.對于廢止的行政章，辦公室應(yīng)采用銷毀、封存等方式進(jìn)行處理，并在《行政章廢止登記表》上記錄廢止的日期、印章名稱、規(guī)格等信息。4.行政章廢止后，應(yīng)停止使用該印章，并及時通知公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對行政章的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對行政章的保管、使用記錄等進(jìn)行檢查。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對行政章的使用和管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查行政章的使用是否符合規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用行政章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用行政章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。附則解釋權(quán)