部門禮品采購管理制度?（一）目的為規(guī)范公司部門禮品采購行為，加強禮品采購管理，確保禮品采購工作的順利進行，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務往來、節(jié)日慶祝、員工關(guān)懷等各類活動所需禮品的采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品采購必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.預算控制原則：嚴格按照各部門預算進行禮品采購，不得超預算支出。3.質(zhì)量保證原則：所采購禮品應符合相應質(zhì)量標準，確保品質(zhì)優(yōu)良。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，選擇合適的供應商。二、禮品采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.各部門應根據(jù)業(yè)務活動安排、節(jié)日節(jié)點等提前制定禮品采購計劃。采購計劃應詳細說明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計采購時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核批準后提交至公司采購管理部門備案。（二）預算編制與審批1.各部門根據(jù)采購計劃編制禮品采購預算，明確預算金額。預算應合理、準確，充分考慮各類禮品的市場價格波動因素。2.禮品采購預算經(jīng)部門負責人審核、財務部門審核、公司分管領(lǐng)導審批后確定。（三）預算調(diào)整1.如因特殊原因需要調(diào)整禮品采購預算，部門應填寫預算調(diào)整申請表，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等。2.預算調(diào)整申請表經(jīng)部門負責人、財務部門、公司分管領(lǐng)導按原審批流程審批通過后方可執(zhí)行。三、供應商選擇與管理（一）供應商篩選1.采購管理部門通過多種渠道收集禮品供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.對供應商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務能力等方面。3.篩選出的潛在供應商名單提交至采購評審小組進行評審。（二）供應商評審1.采購評審小組由采購管理部門、財務部門、使用部門代表等組成。2.評審小組對潛在供應商進行實地考察或要求其提供相關(guān)資料，綜合評估其綜合實力。3.根據(jù)評審結(jié)果確定合格供應商名單，并建立合格供應商檔案。（三）供應商管理1.采購管理部門定期對合格供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格變動等。2.對于評估不合格的供應商，采購管理部門應及時與其溝通整改，如整改后仍不符合要求，應將其從合格供應商名單中剔除。3.與供應商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務，包括禮品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。四、禮品采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)已批準的采購計劃和預算，填寫禮品采購申請表。采購申請表應詳細注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至采購管理部門。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請表后，對其完整性、合規(guī)性進行審核。2.審核通過后，提交財務部門審核預算金額。3.最后由公司分管領(lǐng)導進行審批。（三）采購執(zhí)行1.采購管理部門根據(jù)審批通過的采購申請表，在合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購。2.與供應商簽訂采購合同或協(xié)議，并跟蹤采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）驗收與入庫1.禮品到貨后，采購管理部門通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進行驗收。2.驗收人員根據(jù)采購合同或協(xié)議及相關(guān)質(zhì)量標準對禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢驗。3.驗收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；驗收不合格的禮品，采購管理部門應及時與供應商溝通協(xié)商退換貨等事宜。五、禮品發(fā)放與管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)實際需求填寫禮品領(lǐng)用申請表，注明禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放對象等信息。2.禮品領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后到倉庫領(lǐng)取禮品。3.倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。（二）發(fā)放記錄1.禮品發(fā)放記錄應詳細記錄禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放時間、發(fā)放對象、領(lǐng)用部門等信息。2.發(fā)放記錄應妥善保存，以備查詢和審計。（三）禮品使用監(jiān)督1.公司行政部門或相關(guān)監(jiān)督部門對禮品的使用情況進行不定期監(jiān)督檢查。2.確保禮品按照規(guī)定用途合理使用，不得挪作他用或違規(guī)發(fā)放。六、禮品采購相關(guān)人員職責（一）部門負責人職責1.負責本部門禮品采購計劃的制定與審核，確保采購計劃符合業(yè)務需求和公司規(guī)定。2.審核禮品采購申請表，控制采購預算，對采購行為的合理性負責。3.監(jiān)督本部門禮品的使用情況，確保禮品使用符合規(guī)定用途。（二）采購管理部門職責1.建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫，組織供應商篩選與評審工作。2.審核采購申請表，根據(jù)審批結(jié)果執(zhí)行采購任務，與供應商溝通協(xié)調(diào)采購事宜。3.跟蹤采購進度，組織禮品驗收工作，辦理入庫手續(xù)。4.定期對采購工作進行總結(jié)分析，提出改進建議。（三）財務部門職責1.審核禮品采購預算，確保預算編制合理、準確。2.對采購合同或協(xié)議中的財務條款進行審核，監(jiān)督采購資金的支付。3.負責采購成本的核算與控制，定期進行財務分析。（四）使用部門職責1.提出禮品采購需求，配合采購管理部門制定采購計劃。2.參與禮品驗收工作，對禮品質(zhì)量進行確認。3.按照規(guī)定流程領(lǐng)用禮品，合理使用禮品。（五）質(zhì)量檢驗部門職責1.制定禮品質(zhì)量檢驗標準和流程。2.對到貨禮品進行質(zhì)量檢驗，確保禮品質(zhì)量符合要求。3.出具質(zhì)量檢驗報告，對不合格禮品提出處理意見。七、禮品采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對禮品采購業(yè)務進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、預算執(zhí)行情況、供應商管理等方面。2.采購管理部門、財務部門等相關(guān)部門應配合內(nèi)部審計工作，提供必要的資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，確保公司禮品采購行為合法合規(guī)。2.對外部監(jiān)督檢查提出的問題及時進行整改，完善采購管理制度。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自采購禮品。2.超預算采購禮品。3.采購過程中存在舞弊行為，如收受供應商賄賂、謀取私利等。4.禮品驗收把關(guān)不嚴，導致不合格禮品入庫或發(fā)放。5.禮品使用違規(guī)，挪作他用或違規(guī)發(fā)放。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責任人警告、罰款、降職、辭退等處理。2.涉及違法犯罪的