門(mén)店采購(gòu)流程管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范門(mén)店采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、準(zhǔn)確、規(guī)范進(jìn)行，保障門(mén)店商品的及時(shí)供應(yīng)，提高采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下各門(mén)店的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括商品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)等。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)門(mén)店的銷(xiāo)售情況、庫(kù)存狀況及實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和過(guò)度庫(kù)存。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購(gòu)商品的質(zhì)量，確保所采購(gòu)的商品符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和門(mén)店經(jīng)營(yíng)要求。價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)渠道和談判方式，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估、選擇、管理和考核，確保供應(yīng)商的供貨能力和服務(wù)質(zhì)量。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益，確保采購(gòu)工作的公正性和透明度。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)門(mén)店采購(gòu)工作的統(tǒng)籌管理。采購(gòu)部門(mén)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)專(zhuān)員等崗位。2.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)采購(gòu)計(jì)劃制定：根據(jù)門(mén)店銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、庫(kù)存狀況及市場(chǎng)需求，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，確保商品的及時(shí)供應(yīng)。供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、篩選、評(píng)估和選擇，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和穩(wěn)定性。采購(gòu)談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格、付款條件和交貨期等，簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)訂單下達(dá)：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同，及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。采購(gòu)成本控制：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商管理、采購(gòu)談判等方式，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。采購(gòu)質(zhì)量控制：嚴(yán)格把控采購(gòu)商品的質(zhì)量，對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行檢驗(yàn)、驗(yàn)收，確保所采購(gòu)的商品符合質(zhì)量要求。采購(gòu)數(shù)據(jù)分析與報(bào)告：定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)采購(gòu)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況。3.其他部門(mén)職責(zé)銷(xiāo)售部門(mén)：負(fù)責(zé)向采購(gòu)部門(mén)提供銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)需求信息和客戶(hù)反饋意見(jiàn)，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)制定采購(gòu)計(jì)劃。庫(kù)存管理部門(mén)：負(fù)責(zé)提供庫(kù)存狀況信息，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)合理控制庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單和付款申請(qǐng)，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保采購(gòu)資金的安全和合理使用。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求申請(qǐng)門(mén)店各部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售情況、庫(kù)存狀況及實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需采購(gòu)商品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息?！恫少?gòu)需求申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)收到各部門(mén)提交的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合門(mén)店的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、庫(kù)存狀況及市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)商品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并根據(jù)采購(gòu)商品的重要性和緊急程度進(jìn)行分類(lèi)排序。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核簽字后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，深入了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，如生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容。采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估，及時(shí)調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定性和優(yōu)質(zhì)性。4.采購(gòu)談判與合同簽訂采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)明確采購(gòu)商品的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確、具體。采購(gòu)談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)條件。采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門(mén)起草采購(gòu)合同，并提交至法務(wù)部門(mén)審核。法務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂合同，并加蓋雙方公章。5.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)商品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，及時(shí)解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。6.采購(gòu)商品驗(yàn)收采購(gòu)商品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知庫(kù)存管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。庫(kù)存管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀(guān)等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《采購(gòu)商品驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)商品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)格不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，并與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購(gòu)商品驗(yàn)收合格后，庫(kù)存管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，將采購(gòu)商品錄入庫(kù)存系統(tǒng)，更新庫(kù)存信息。7.采購(gòu)付款采購(gòu)商品驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，注明采購(gòu)合同編號(hào)、采購(gòu)商品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式等信息?！陡犊钌暾?qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和付款時(shí)間，辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等信息，合理調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)策略，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本的影響。建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集、分析市場(chǎng)價(jià)格信息，為采購(gòu)談判提供參考依據(jù)。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和考核，建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和排名，淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)重大問(wèn)題或突發(fā)事件時(shí)，能夠及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理嚴(yán)格把控采購(gòu)商品的質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)商品的檢驗(yàn)、驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)的商品符合質(zhì)量要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。定期對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，避免不合格商品流入市場(chǎng)。5.合同風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的管理，確保合同條款明確、具體、合法、合規(guī)，避免合同糾紛的發(fā)生。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審，充分評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，并提出風(fēng)險(xiǎn)防范措施。合同執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。6.付款風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款的管理，嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。按照采購(gòu)合同約定的付款方式和付款時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)，避免逾期付款給公司帶來(lái)不必要的損失。定期對(duì)采購(gòu)付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，明確評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估方法。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)可包括采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)效率、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行等方面。2.評(píng)估周期采購(gòu)績(jī)效評(píng)估周期可分為月度評(píng)估、季度評(píng)估和年度評(píng)估。月度評(píng)估主要對(duì)采購(gòu)部門(mén)的日常工作進(jìn)行評(píng)估，季度評(píng)估和年度評(píng)估則對(duì)采購(gòu)部門(mén)的整體工作進(jìn)行全面評(píng)估。3.評(píng)估方法采購(gòu)績(jī)效評(píng)估可采用定量評(píng)估和定性評(píng)估相結(jié)合的方法。定量評(píng)估主要通過(guò)對(duì)采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)效率等指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，得出評(píng)估結(jié)果。定性評(píng)估主要通過(guò)對(duì)供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，得出評(píng)估結(jié)果。4.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果應(yīng)