集團(tuán)行政采購管理制度?總則目的為加強(qiáng)集團(tuán)行政采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資和服務(wù)符合集團(tuán)需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的行政采購活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、勞保用品、物業(yè)服務(wù)、車輛租賃等各類行政物資和服務(wù)的采購。基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購資金使用效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受監(jiān)督。4.及時(shí)性原則：確保采購物資和服務(wù)及時(shí)供應(yīng)，滿足集團(tuán)正常運(yùn)營需求。5.質(zhì)量保證原則：所采購的物資和服務(wù)應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)集團(tuán)成立采購決策委員會，由集團(tuán)高層管理人員、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。其職責(zé)為：1.審議集團(tuán)年度行政采購預(yù)算。2.審批重大采購項(xiàng)目和采購合同。3.監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。采購執(zhí)行部門集團(tuán)設(shè)立行政采購部，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。其職責(zé)為：1.制定采購計(jì)劃和采購方案。2.組織采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購活動(dòng)。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。5.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。需求部門各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，提出行政采購申請，配合采購部門完成采購工作，并對采購物資的使用和質(zhì)量負(fù)責(zé)。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.各部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和工作需要，編制行政采購預(yù)算，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部門匯總，形成集團(tuán)年度行政采購預(yù)算草案。3.集團(tuán)財(cái)務(wù)部門對預(yù)算草案進(jìn)行審核，報(bào)采購決策委員會審議通過后，下達(dá)各部門執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)發(fā)展變化等原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和金額等。2.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，報(bào)采購決策委員會審批。3.采購決策委員會批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，并通知采購部門按照新的預(yù)算執(zhí)行采購。采購流程采購申請1.各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《行政采購申請表》，注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息。2.《行政采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購必要性、預(yù)算合規(guī)性等。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門審核后報(bào)采購決策委員會審批。采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.招標(biāo)采購：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.詢價(jià)采購：適用于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較各供應(yīng)商報(bào)價(jià)后確定成交供應(yīng)商。4.競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的采購項(xiàng)目等。采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情形。采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和合同條款。6.采購部門在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量、交貨期等符合要求。合同簽訂1.采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。2.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)集團(tuán)法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見。3.采購部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同進(jìn)行修改完善，報(bào)采購決策委員會審批后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。驗(yàn)收付款1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.采購物資到貨后，需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《采購物資驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.采購部門根據(jù)《采購物資驗(yàn)收單》和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.財(cái)務(wù)部門按照審批后的付款申請，及時(shí)支付貨款。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)狀況等。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名單，并報(bào)采購決策委員會審批。供應(yīng)商考核1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。2.采購部門根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行評分。評分標(biāo)準(zhǔn)為：優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）。3.對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，采購部門應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名單中剔除。供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.采購部門對考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的激勵(lì)措施，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。2.采購部門根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，定期對合格供應(yīng)商名單進(jìn)行調(diào)整，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)識別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購部門對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.對于市場風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)掌握市場動(dòng)態(tài)，合理安排采購計(jì)劃，避免因市場價(jià)格波動(dòng)等因素造成損失。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)選擇多家供應(yīng)商，建立供應(yīng)商備份機(jī)制；加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)嚴(yán)格審核供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力，加強(qiáng)采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。4.對于合同風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)處理合同糾紛。5.對于付款風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和付款期限辦理付款手續(xù)，加強(qiáng)對付款申請的審核，避免因付款不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.集團(tuán)審計(jì)部門定期對行政采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，接受集團(tuán)內(nèi)部的監(jiān)督檢查。外部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)積極配合國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供