門(mén)崗信件收發(fā)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司門(mén)崗信件收發(fā)管理工作，確保公司信件收發(fā)及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，維護(hù)公司正常的工作秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)門(mén)崗信件的收發(fā)管理。（三）職責(zé)分工1.門(mén)崗保安負(fù)責(zé)信件的接收、登記、保管和發(fā)放工作。對(duì)收到的信件進(jìn)行初步檢查，確保信件的完整性和安全性。按照規(guī)定的時(shí)間和流程，及時(shí)將信件送達(dá)收件人手中。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善門(mén)崗信件收發(fā)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對(duì)門(mén)崗信件收發(fā)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。協(xié)調(diào)解決門(mén)崗信件收發(fā)過(guò)程中出現(xiàn)的特殊問(wèn)題。3.收件人及時(shí)領(lǐng)取屬于自己的信件，不得無(wú)故拖延。對(duì)收到的信件進(jìn)行妥善保管，如有疑問(wèn)或異常情況及時(shí)與門(mén)崗保安或行政部門(mén)溝通。二、信件接收管理（一）信件種類(lèi)1.普通信件：包括平信、掛號(hào)信、明信片等。2.特快專(zhuān)遞（EMS）：由郵政部門(mén)提供的快速郵遞服務(wù)。3.包裹：包括普通包裹、快遞包裹等。4.機(jī)要文件：涉及公司機(jī)密信息的文件，需按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行處理。（二）接收流程1.接收時(shí)間門(mén)崗保安實(shí)行24小時(shí)值班制度，確保信件隨時(shí)有人接收。正常工作時(shí)間內(nèi)，門(mén)崗保安應(yīng)每小時(shí)對(duì)信件進(jìn)行一次巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并接收信件。非工作時(shí)間內(nèi)，門(mén)崗保安接到信件后應(yīng)及時(shí)登記，并妥善保管。2.信件檢查門(mén)崗保安在接收信件時(shí)，應(yīng)對(duì)信件的外觀(guān)進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、水漬等情況。對(duì)于特快專(zhuān)遞和包裹，應(yīng)檢查其封條是否完好，是否有被拆動(dòng)的跡象。如發(fā)現(xiàn)信件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與寄件人或快遞公司聯(lián)系，并做好記錄。3.信件登記門(mén)崗保安應(yīng)對(duì)接收的每一封信件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括信件編號(hào)、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部門(mén)、信件內(nèi)容摘要、收到時(shí)間等。登記應(yīng)使用統(tǒng)一的信件收發(fā)登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。對(duì)于機(jī)要文件，應(yīng)按照機(jī)要文件登記要求進(jìn)行單獨(dú)登記，記錄機(jī)要文件的密級(jí)、編號(hào)、收發(fā)時(shí)間等信息。4.信件保管門(mén)崗保安應(yīng)將接收的信件分類(lèi)存放，普通信件、特快專(zhuān)遞、包裹和機(jī)要文件應(yīng)分別放置在不同的區(qū)域，便于查找和管理。對(duì)于重要信件和機(jī)密文件，應(yīng)采取特殊的保管措施，如存放在保險(xiǎn)柜中，并確保保險(xiǎn)柜的安全。門(mén)崗保安應(yīng)定期對(duì)信件進(jìn)行清理，防止信件積壓和丟失。三、信件發(fā)放管理（一）發(fā)放時(shí)間1.正常工作時(shí)間內(nèi)門(mén)崗保安應(yīng)根據(jù)收件人的工作安排，合理安排信件發(fā)放時(shí)間，確保收件人能夠及時(shí)領(lǐng)取信件。一般情況下，收件人應(yīng)在門(mén)崗保安通知后的1小時(shí)內(nèi)到門(mén)崗領(lǐng)取信件。2.非工作時(shí)間內(nèi)如收件人因特殊原因需要在非工作時(shí)間領(lǐng)取信件，門(mén)崗保安應(yīng)提前與收件人溝通，并告知其領(lǐng)取信件的具體流程和注意事項(xiàng)。收件人應(yīng)在門(mén)崗保安指定的時(shí)間內(nèi)到門(mén)崗領(lǐng)取信件，領(lǐng)取時(shí)需出示有效身份證件。（二）發(fā)放流程1.身份核實(shí)門(mén)崗保安在發(fā)放信件時(shí)，應(yīng)首先核實(shí)收件人的身份，確認(rèn)無(wú)誤后，方可將信件發(fā)放給收件人。收件人領(lǐng)取信件時(shí)，應(yīng)在信件收發(fā)登記簿上簽字確認(rèn)。2.信件發(fā)放門(mén)崗保安應(yīng)按照收件人的姓名、部門(mén)等信息，準(zhǔn)確無(wú)誤地將信件發(fā)放給收件人。對(duì)于重要信件和機(jī)密文件，應(yīng)提醒收件人妥善保管，并告知其相關(guān)保密要求。3.特殊情況處理如收件人無(wú)法親自領(lǐng)取信件，可委托他人代領(lǐng)。代領(lǐng)人領(lǐng)取信件時(shí)，應(yīng)出示收件人的授權(quán)委托書(shū)和本人有效身份證件。如收件人離職或調(diào)崗，門(mén)崗保安應(yīng)及時(shí)將其未領(lǐng)取的信件整理出來(lái)，并通知行政部門(mén)進(jìn)行處理。四、機(jī)要文件收發(fā)管理（一）機(jī)要文件定義機(jī)要文件是指涉及公司機(jī)密信息、重要決策、商業(yè)秘密等內(nèi)容的文件，其泄露可能會(huì)對(duì)公司造成重大損失。（二）收發(fā)流程1.接收機(jī)要文件應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收，接收人員應(yīng)具備保密意識(shí)和相關(guān)資質(zhì)。接收機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照機(jī)要文件傳遞要求進(jìn)行檢查和登記，確保文件的完整性和安全性。接收人員應(yīng)將機(jī)要文件及時(shí)送交公司機(jī)要室或指定的保管人員。2.登記機(jī)要文件的登記應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的機(jī)要文件登記簿，詳細(xì)記錄文件的編號(hào)、密級(jí)、標(biāo)題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、收文單位、收文日期、份數(shù)等信息。登記應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、清晰，不得漏登、錯(cuò)登。3.保管機(jī)要文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的機(jī)要室或保險(xiǎn)柜中，確保保管環(huán)境安全、保密。機(jī)要室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止機(jī)要文件被盜取或泄露。機(jī)要文件的保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清查和整理，確保文件的存放有序、無(wú)丟失。4.發(fā)放機(jī)要文件的發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定的審批流程進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)機(jī)要文件發(fā)放登記表，注明文件編號(hào)、密級(jí)、標(biāo)題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、收文單位、收文日期、份數(shù)、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放人等信息。發(fā)放人員應(yīng)將機(jī)要文件當(dāng)面送達(dá)收件人，并要求收件人在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。收件人應(yīng)妥善保管機(jī)要文件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。（三）保密要求1.保密人員職責(zé)機(jī)要文件的接收、登記、保管和發(fā)放人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，履行保密職責(zé)。保密人員應(yīng)定期參加保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.保密措施機(jī)要文件在傳遞、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密傳輸、密封包裝、專(zhuān)人護(hù)送等。嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摍C(jī)要文件內(nèi)容，不得將機(jī)要文件帶回家中或其他無(wú)關(guān)場(chǎng)所。如發(fā)現(xiàn)機(jī)要文件丟失、被盜或泄露等情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。五、信件收發(fā)異常情況處理（一）信件丟失或損壞1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題門(mén)崗保安在信件接收或發(fā)放過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)信件丟失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告行政部門(mén)。2.調(diào)查處理行政部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)對(duì)信件丟失或損壞的情況進(jìn)行調(diào)查，查明原因。如因門(mén)崗保安工作失誤導(dǎo)致信件丟失或損壞，應(yīng)追究其責(zé)任，并要求其采取補(bǔ)救措施。如因快遞公司或其他外部原因?qū)е滦偶G失或損壞，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)快遞公司或單位聯(lián)系，協(xié)商解決賠償事宜。3.記錄備案行政部門(mén)應(yīng)對(duì)信件丟失或損壞的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括信件編號(hào)、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部門(mén)、信件內(nèi)容摘要、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、處理結(jié)果等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。（二）收件人拒收信件1.通知收件人門(mén)崗保安在發(fā)現(xiàn)收件人拒收信件時(shí)，應(yīng)及時(shí)與收件人聯(lián)系，了解拒收原因。2.原因分析行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)收件人拒收信件的原因進(jìn)行分析，如收件人離職、調(diào)崗、地址變更等，及時(shí)采取相應(yīng)的措施。3.處理措施如因收件人離職或調(diào)崗，行政部門(mén)應(yīng)將信件退回寄件人或按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行處理。如因收件人地址變更，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新收件人信息，并將信件轉(zhuǎn)發(fā)至新的地址。如因其他原因?qū)е率占司苁招偶?，行政部門(mén)應(yīng)與寄件人協(xié)商解決辦法，如重新投遞、更改收件人等。（三）信件錯(cuò)發(fā)或誤投1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題門(mén)崗保安在信件發(fā)放過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)信件錯(cuò)發(fā)或誤投，應(yīng)立即通知行政部門(mén)。2.調(diào)查處理行政部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)對(duì)信件錯(cuò)發(fā)或誤投的情況進(jìn)行調(diào)查，查明原因。如因門(mén)崗保安工作失誤導(dǎo)致信件錯(cuò)發(fā)或誤投，應(yīng)追究其責(zé)任，并及時(shí)采取糾正措施。如因其他原因?qū)е滦偶e(cuò)發(fā)或誤投，行政部門(mén)應(yīng)與相關(guān)快遞公司或單位聯(lián)系，協(xié)商解決重新投遞或更正收件人的問(wèn)題。3.記錄備案行政部門(mén)應(yīng)對(duì)信件錯(cuò)發(fā)或誤投的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括信件編號(hào)、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部門(mén)、錯(cuò)誤發(fā)放時(shí)間、正確收件人信息、處理結(jié)果等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)定期檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)門(mén)崗信件收發(fā)工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括信件收發(fā)登記情況、信件保管情況、發(fā)放流程執(zhí)行情況等。檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)查看、查閱記錄、詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)門(mén)崗信件收發(fā)工作進(jìn)行抽查，確保信件收發(fā)管理工作規(guī)范、有序。（二）考核標(biāo)準(zhǔn)1.信件收發(fā)及時(shí)率考核信件是否能夠按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)接收和發(fā)放，及時(shí)率應(yīng)達(dá)到[X]%以上。2.信件登記準(zhǔn)確率考核信件登記信息是否準(zhǔn)確、完整，準(zhǔn)確率應(yīng)達(dá)到[X]%以上。3.信件保管安全率考核信件在保管過(guò)程中是否發(fā)生丟失、損壞等情況，安全率應(yīng)達(dá)到[X]%以上。4.收件人滿(mǎn)意度通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或其他方式收集收件人的意見(jiàn)和建議，考核收件人對(duì)信件收發(fā)服務(wù)的滿(mǎn)意度，滿(mǎn)意度應(yīng)達(dá)到[X]%以上。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于在信件收發(fā)工作中表現(xiàn)突出的門(mén)崗保安或其他相關(guān)人員，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證