行政管理管理制度建設(shè)?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政管理，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項(xiàng)管理規(guī)定符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：建立統(tǒng)一、規(guī)范的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.高效性原則：以提高工作效率、降低管理成本為目標(biāo)。4.服務(wù)性原則：行政管理工作以服務(wù)公司業(yè)務(wù)和員工為宗旨。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.確保辦公區(qū)域通風(fēng)良好、采光充足，營造舒適的工作環(huán)境。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備。2.定期對辦公設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.劃分公共區(qū)域和部門區(qū)域的衛(wèi)生責(zé)任，各部門負(fù)責(zé)本區(qū)域的日常清潔。2.制定衛(wèi)生值日表，安排專人負(fù)責(zé)公共區(qū)域的清潔和消毒工作。3.保持辦公區(qū)域整潔，物品擺放整齊，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)堆放雜物。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。2.對員工進(jìn)行安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊等安全事故。3.下班后，關(guān)閉電器設(shè)備，關(guān)好門窗，做好安全防范措施。三、辦公用品管理（一）采購1.根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購計(jì)劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。3.按照采購流程進(jìn)行辦公用品的采購，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。（二）發(fā)放1.設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的發(fā)放情況。2.根據(jù)員工的工作需求，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品。3.員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需在發(fā)放臺賬上簽字確認(rèn)。（三）使用與節(jié)約1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.提倡無紙化辦公，減少紙張的使用。3.對可重復(fù)使用的辦公用品進(jìn)行回收再利用。（四）盤點(diǎn)1.定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：將公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別。2.文件編號：為每份文件編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.文件起草與審核：文件起草部門負(fù)責(zé)文件的初稿撰寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.文件印發(fā)：經(jīng)審批后的文件由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)，并做好文件的發(fā)放登記工作。5.文件傳閱：重要文件需在公司內(nèi)部進(jìn)行傳閱，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。6.文件歸檔：文件處理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔保存，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.檔案收集：各部門負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，定期移交至檔案管理部門。3.檔案整理：檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行整理、分類、編號，建立檔案目錄。4.檔案保管：檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，確保檔案的安全和完整。5.檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱人不得擅自復(fù)印、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。6.檔案銷毀：對已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。五、會議管理（一）會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報(bào)工作進(jìn)展、安排工作任務(wù)等。2.專題會議：根據(jù)工作需要召開的專項(xiàng)工作會議，如項(xiàng)目研討會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會等。3.臨時(shí)會議：因突發(fā)情況或緊急工作需要召開的臨時(shí)性會議。（二）會議組織1.會議通知：會議組織部門應(yīng)提前發(fā)布會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題等內(nèi)容。2.會議準(zhǔn)備：會議組織部門負(fù)責(zé)會議場地的布置、會議資料的準(zhǔn)備等工作。3.會議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、決議等，會后及時(shí)整理會議紀(jì)要，并發(fā)送給參會人員。（三）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議地點(diǎn)，不得遲到、早退。2.會議期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，遵守會議秩序。（四）會議決議執(zhí)行1.會議決議形成后，相關(guān)部門應(yīng)按照決議要求及時(shí)落實(shí)工作任務(wù)。2.會議組織部門負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，確保決議得到有效執(zhí)行。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.設(shè)立印章保管臺賬，記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。2.公章、合同專用章由行政部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章、法人章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，填寫印章使用申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。2.印章使用時(shí)，應(yīng)在印章使用登記表上登記使用時(shí)間、用途、蓋章文件名稱等信息。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。（四）印章停用與銷毀1.因公司名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)，并將印章交回公司統(tǒng)一保管。2.對停用的印章，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、車輛管理（一）車輛配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置公務(wù)車輛，明確車輛的使用部門和責(zé)任人。（二）車輛調(diào)度1.建立車輛調(diào)度制度，根據(jù)工作需要統(tǒng)一調(diào)度車輛。2.員工因工作需要使用車輛的，應(yīng)提前向行政部門申請，填寫車輛使用申請表，經(jīng)審批后安排車輛。（三）車輛使用1.車輛使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保車輛安全。2.車輛使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將車輛歸還至指定地點(diǎn)，并做好車輛的清潔和保養(yǎng)工作。3.嚴(yán)禁公車私用，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.定期對車輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.車輛發(fā)生故障或需要維修時(shí)，由駕駛員填寫車輛維修申請表，經(jīng)行政部門審核后，安排到指定的維修廠進(jìn)行維修。3.做好車輛維修費(fèi)用的核算和報(bào)銷工作。八、出差管理（一）出差審批1.員工因工作需要出差的，應(yīng)提前填寫出差申請表，注明出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政部門備案。2.如因緊急情況需要臨時(shí)出差的，應(yīng)在出差前電話向部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并在出差回來后及時(shí)補(bǔ)辦出差審批手續(xù)。（二）差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.制定公司差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，明確住宿、交通、餐飲等費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。2.員工應(yīng)嚴(yán)格按照差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷費(fèi)用，超標(biāo)準(zhǔn)部分自理。（三）出差報(bào)銷1.出差結(jié)束后，員工應(yīng)及時(shí)整理出差票據(jù)，填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審批報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定審核差旅費(fèi)報(bào)銷憑證，對不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證予以退回。九、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪客人。2.對口接待原則：根據(jù)來訪客人的業(yè)務(wù)范圍，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)接待。3.勤儉節(jié)約原則：合理安排接待費(fèi)用，避免鋪張浪費(fèi)。（二）接待流程1.來訪客人到達(dá)前，接待部門應(yīng)提前了解客人的基本情況、來訪目的等，做好接待準(zhǔn)備工作。2.客人到達(dá)后，接待人員應(yīng)熱情迎接，并引導(dǎo)客人至?xí)h室或接待室就座。3.接待人員應(yīng)向客人介紹公司的基本情況、主要業(yè)務(wù)等，并安排專人陪同客人參觀公司。4.根據(jù)客人的來訪目的，安排相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與客人進(jìn)行洽談。5.接待結(jié)束