?記賬憑證裝訂管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司記賬憑證的裝訂管理，保證會計憑證的安全與完整，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及記賬憑證處理的相關工作。（三）職責分工1.財務部門負責記賬憑證的編制、審核及裝訂工作的具體執(zhí)行。制定記賬憑證裝訂的標準和流程，并對相關人員進行培訓。對裝訂成冊的記賬憑證進行妥善保管，并按照規(guī)定期限進行存檔。2.檔案管理部門負責監(jiān)督記賬憑證裝訂工作是否符合規(guī)定要求。接收財務部門移交的裝訂成冊的記賬憑證，并按照檔案管理規(guī)定進行統(tǒng)一保管和調(diào)閱管理。3.其他相關部門配合財務部門提供與記賬憑證相關的原始憑證等資料。在涉及查閱記賬憑證時，按照規(guī)定的流程進行申請和查閱。二、記賬憑證裝訂前的準備（一）憑證整理1.審核原始憑證財務人員在編制記賬憑證前，應對原始憑證進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括原始憑證的真實性、合法性、完整性、準確性等。對于不符合要求的原始憑證，應及時與相關部門或人員溝通，要求其補充、更正或重新提供。2.分類整理按照記賬憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容，對原始憑證進行分類。如按照收款憑證、付款憑證、轉賬憑證的類別分別整理，或者按照業(yè)務類型（如采購業(yè)務、銷售業(yè)務等）進行分類。同類原始憑證應集中在一起，并按照時間順序排列，確保每筆經(jīng)濟業(yè)務的憑證資料齊全。（二）編號順序檢查1.記賬憑證編號記賬憑證應按照順序連續(xù)編號，不得跳號、重號。編號方式可采用統(tǒng)一的數(shù)字編號，如記字第[x]號等。檢查記賬憑證編號是否連續(xù)，如有斷號情況，應查明原因并進行相應處理。2.附件順序核對記賬憑證所附原始憑證的順序是否與記賬憑證編號順序一致。確保每一張原始憑證都能準確對應到相應的記賬憑證上，且附件順序符合邏輯。（三）憑證折疊與粘貼1.紙張規(guī)格統(tǒng)一對于規(guī)格較大的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，應進行折疊，使其大小與記賬憑證一致。折疊時要注意保持憑證內(nèi)容完整、字跡清晰，便于查閱。折疊后的原始憑證應平整，不得出現(xiàn)褶皺、破損等情況。2.粘貼規(guī)范使用膠水或?qū)Ｓ谜迟N紙將原始憑證粘貼在記賬憑證后面。粘貼時應注意整齊、牢固，不得使用大頭針、回形針等易脫落的物品固定。原始憑證應粘貼在記賬憑證的左上角或右上角，粘貼范圍應在裝訂線以內(nèi)，避免影響裝訂和查閱。對于多張原始憑證粘貼在一起的情況，應按照從左到右、從上到下的順序排列粘貼，確保層次分明。三、記賬憑證裝訂要求（一）裝訂材料1.記賬憑證封面應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的記賬憑證封面。封面應包含公司名稱、記賬憑證所屬年度、月份、冊數(shù)、起訖日期、記賬憑證編號、附件張數(shù)等信息。封面應填寫清晰、準確，不得有涂改、遺漏等情況。2.裝訂線選用質(zhì)量較好的裝訂線，如棉線或尼龍線等。裝訂線應牢固、不易斷裂，能夠保證記賬憑證的裝訂質(zhì)量。裝訂線的顏色應與記賬憑證封面顏色相協(xié)調(diào)，一般可選用黑色或深藍色等。（二）裝訂方式1.左側裝訂采用左側裝訂的方式，將記賬憑證及附件整齊排列后，在左側打孔裝訂。打孔位置應均勻分布，一般距離憑證左邊沿約1.5厘米左右，打孔數(shù)量根據(jù)憑證厚度而定，通常為35個孔。裝訂時要確保憑證的左側邊緣整齊，不得有參差不齊的情況。2.裝訂牢固將裝訂線穿過打好的孔，然后在憑證背面打結，結要打得牢固，不得松動。打結后，將多余的線頭剪掉，并用膠水或封箱膠粘貼在憑證背面，防止線頭外露。裝訂后的記賬憑證應平整、牢固，不得有松散、掉頁等現(xiàn)象。（三）裝訂厚度1.厚度標準記賬憑證裝訂的厚度應適中，一般以不超過2厘米為宜。過厚可能導致裝訂不牢固或查閱不便，過薄則會造成資源浪費。在裝訂過程中，要根據(jù)憑證的數(shù)量和厚度進行適當調(diào)整，確保每冊記賬憑證的厚度符合標準要求。2.分頁處理如果記賬憑證數(shù)量較多，超過裝訂厚度標準時，應進行分頁裝訂。分頁時要注意將同一筆經(jīng)濟業(yè)務的憑證集中在一冊內(nèi)，不得隨意拆分。分頁裝訂的記賬憑證應在封面上注明共幾冊第幾冊等信息，以便于查閱和管理。四、記賬憑證裝訂后的處理（一）封面填寫1.完整填寫封面信息按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，準確填寫記賬憑證封面上的各項信息。包括公司名稱、年度、月份、冊數(shù)、起訖日期、記賬憑證編號、附件張數(shù)等。填寫信息時應使用黑色或藍色鋼筆、中性筆等，字跡要清晰、工整，不得使用鉛筆或紅色筆填寫。2.審核與簽字封面填寫完成后，應由財務負責人或指定的審核人員進行審核。審核內(nèi)容包括信息填寫是否準確、完整，裝訂是否符合要求等。審核無誤后，審核人員應在封面上簽字確認，以示負責。（二）編號與標識1.冊數(shù)編號對裝訂成冊的記賬憑證進行冊數(shù)編號。編號應按照順序依次進行，如第1冊、第2冊等。編號應清晰地標注在記賬憑證封面的右上角。冊數(shù)編號應與記賬憑證封面上填寫的冊數(shù)信息一致，便于查找和管理。2.標識分類根據(jù)記賬憑證的類別（如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證）或業(yè)務類型等進行標識分類?？稍谟涃~憑證封面的左上角或其他合適位置標注相應的分類標識，如"收字""付字""轉字"或"采購業(yè)務""銷售業(yè)務"等。通過標識分類，能夠更方便地對記賬憑證進行分類檢索和查閱。（三）歸檔保管1.移交檔案管理部門裝訂成冊的記賬憑證應由財務部門定期移交至檔案管理部門。移交時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫交接清單，注明記賬憑證的冊數(shù)、編號、年度、月份等信息。交接清單一式兩份，財務部門和檔案管理部門各執(zhí)一份，以備查考。2.檔案保管要求檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對記賬憑證進行妥善保管。保管地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保記賬憑證的安全。記賬憑證應按照年度、月份順序排列存放，便于查閱。同時，應建立相應的檔案索引，以便快速查找所需的記賬憑證。3.保管期限根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，確定記賬憑證的保管期限。一般情況下，記賬憑證的保管期限為10年或30年等。在保管期限內(nèi)，不得隨意銷毀記賬憑證。如因特殊原因需要提前銷毀的，應按照規(guī)定的審批程序進行審批，并做好記錄。五、記賬憑證的查閱與調(diào)閱（一）查閱申請1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記賬憑證時，應填寫查閱申請表。申請表應注明查閱的原因、查閱的記賬憑證范圍（包括年度、月份、冊數(shù)等）、查閱時間等信息。查閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至財務部門。2.外部查閱外部單位（如審計機構、稅務機關等）因工作需要查閱公司記賬憑證時，必須持有相關單位開具的正式介紹信，并填寫查閱申請表。申請表內(nèi)容除內(nèi)部查閱申請表要求的信息外，還應注明查閱單位名稱、查閱目的等。查閱申請表經(jīng)公司法定代表人或授權代表簽字批準后，方可進行查閱。（二）查閱流程1.登記備案財務部門在收到查閱申請表后，應對查閱人員的身份信息和查閱申請內(nèi)容進行登記備案。登記內(nèi)容包括查閱人員姓名、單位名稱、查閱時間、查閱憑證范圍等。登記備案后，財務部門應安排專人負責陪同查閱，確保查閱過程符合規(guī)定要求。2.現(xiàn)場查閱查閱人員應在財務部門指定的地點進行查閱，不得將記賬憑證帶離指定場所。查閱過程中，查閱人員應愛護記賬憑證，不得在記賬憑證上進行涂改、標記、抽換等操作。陪同人員應監(jiān)督查閱人員的查閱行為，確保查閱工作規(guī)范進行。查閱完畢后，查閱人員應在查閱登記表上簽字確認查閱情況。（三）調(diào)閱規(guī)定1.調(diào)閱申請與審批因特殊情況需要調(diào)閱記賬憑證的，應填寫調(diào)閱申請表，并按照查閱申請的審批流程進行審批。調(diào)閱申請表應詳細說明調(diào)閱的原因、調(diào)閱的時間、調(diào)閱的記賬憑證范圍等信息。調(diào)閱申請表經(jīng)批準后，調(diào)閱人員應與財務部門簽訂調(diào)閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.調(diào)閱方式與歸還調(diào)閱記賬憑證一般應采用復印等方式，不得將原始記賬憑證借出。如因特殊原因確需借出的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權代表批準，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。調(diào)閱人員歸還調(diào)閱的記賬憑證時，財務部門應對憑證的完整性、準確性進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務部門自查財務部門應定期對記賬憑證裝訂工作進行自查。自查內(nèi)容包括記賬憑證的編制、審核、裝訂質(zhì)量、封面填寫等是否符合規(guī)定要求。自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行整改，并記錄整改情況。自查結果應形成報告，提交給財務負責人。2.部門間監(jiān)督檔案管理部門應對財務部門移交的記賬憑證裝訂情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括記賬憑證的冊數(shù)、編號、標識分類、裝訂質(zhì)量等是否符合規(guī)定，以及封面信息填寫是否準確、完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，檔案管理部門應及時與財務部門溝通，要求其進行整改。整改完成后，再次進行檢查，確保記賬憑證裝訂工作符合要求。（二）外部審計監(jiān)督1.配合審計工作公司應積極配合外部審計機構對記賬憑證的審計工作。按照審計機構的要求，及時提供相關的記賬憑證資料，并協(xié)助審計人員進行查閱、核對等工作。2.審計問題整改對于外部審計機構提出的關于記賬憑證裝訂管理方面的問題和建議，公司應認真對待，及時進行整改。整改情況應向?qū)徲嫏C構反饋，并確保整改措施有效落實。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.憑證編制違規(guī)未按照規(guī)定的會計制度和核算方法編制記賬憑證，導致記賬憑證信息不準確、不完整的。偽造、變造記賬憑證，或者故意隱匿、銷毀記賬憑證相關資料的。2.裝訂操作違規(guī)記賬憑證裝訂不牢固，出現(xiàn)松散、掉頁等情況，影響憑證完整性和查閱的。未按照規(guī)定的裝訂要求進行操作，如裝訂順序混亂、附件粘貼不規(guī)范等。3.查閱與調(diào)閱違規(guī)未經(jīng)批準擅自查閱、調(diào)閱記賬憑證的。在查閱或調(diào)閱記賬憑證過程中，違反規(guī)定進行涂改、標記、抽換等操作，損壞記賬憑證的。（二）處理措施1.批評教育對于初次出現(xiàn)輕微違規(guī)行為的人員，給予批評教育，要求其認識到錯誤，并及時改正。2.經(jīng)濟處罰對于因違規(guī)行為給公司造成一定損失或影響的人員，給予相應的經(jīng)濟處罰。處罰金額根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度而定，一般從個人績效獎金中扣除一定比例。3.紀律處分對于嚴重違規(guī)行為，如偽造記賬憑證等，給予紀律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。4.法律責任追究對于違反法律法規(guī)的違規(guī)行為，將依法追究相關人員的