?貴重物品信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司貴重物品的管理，規(guī)范貴重物品信息的記錄、存儲(chǔ)、使用和保密等行為，確保貴重物品的安全與完整，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及貴重物品的部門、崗位及人員，包括但不限于貴重設(shè)備、珍貴文件資料、高價(jià)值辦公用品等。（三）定義1.貴重物品：指公司擁有的價(jià)值較高、具有重要使用功能或特殊意義，需要進(jìn)行重點(diǎn)管理和保護(hù)的物品。2.貴重物品信息：包括貴重物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、購(gòu)置價(jià)格、存放位置、使用狀態(tài)、維護(hù)記錄、保管責(zé)任人等相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。二、貴重物品的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.貴重設(shè)備類：如大型生產(chǎn)設(shè)備、精密檢測(cè)儀器、高端辦公設(shè)備等。2.珍貴文件資料類：包括公司重要合同、機(jī)密技術(shù)文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。3.高價(jià)值辦公用品類：如高檔辦公家具、限量版辦公用品、貴重禮品等。4.其他貴重物品類：根據(jù)公司實(shí)際情況確定的其他具有較高價(jià)值或重要性的物品。（二）標(biāo)識(shí)方法1.對(duì)于每一類貴重物品，應(yīng)在其顯著位置粘貼或懸掛統(tǒng)一制作的標(biāo)識(shí)牌，注明物品名稱、編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、所屬部門等基本信息。2.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，例如"GZD001"，其中"GZD"表示貴重物品的類別縮寫，"001"為該類物品的順序號(hào)。3.對(duì)于珍貴文件資料類，應(yīng)在文件封面加蓋"機(jī)密""絕密"等保密標(biāo)識(shí)，并注明密級(jí)、編號(hào)、日期等信息。三、貴重物品信息的記錄（一）記錄內(nèi)容1.購(gòu)置信息：包括購(gòu)置日期、購(gòu)置價(jià)格、供應(yīng)商名稱、購(gòu)置合同編號(hào)等。2.基本信息：如名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、品牌等。3.存放信息：詳細(xì)記錄存放位置，如具體的房間號(hào)、貨架號(hào)等。4.使用信息：使用部門、使用頻率、使用狀態(tài)（正常使用、維修中、閑置等）。5.維護(hù)信息：維護(hù)日期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等。6.保管責(zé)任人信息：明確負(fù)責(zé)保管該貴重物品的具體人員姓名及聯(lián)系方式。（二）記錄方式1.建立專門的貴重物品信息管理臺(tái)賬，采用紙質(zhì)或電子表格形式進(jìn)行記錄。臺(tái)賬應(yīng)按類別和編號(hào)順序排列，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。2.對(duì)于貴重設(shè)備類，應(yīng)同時(shí)建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的詳細(xì)技術(shù)參數(shù)、操作手冊(cè)、維修記錄等資料，并將檔案與臺(tái)賬相關(guān)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。3.珍貴文件資料類應(yīng)建立文件索引目錄，記錄文件的名稱、編號(hào)、密級(jí)、存放位置等信息，并確保索引目錄的準(zhǔn)確性和及時(shí)性更新。4.電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，與原始記錄分開(kāi)存放。（三）記錄更新1.當(dāng)貴重物品的基本信息發(fā)生變更（如名稱更改、規(guī)格型號(hào)更換、數(shù)量增減等）時(shí)，保管責(zé)任人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)更新臺(tái)賬記錄，并確保相關(guān)檔案資料的同步更新。2.購(gòu)置新的貴重物品后，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成信息記錄工作。3.貴重物品的存放位置發(fā)生變動(dòng)時(shí)，保管責(zé)任人應(yīng)在變動(dòng)后的當(dāng)天更新存放信息，并通知相關(guān)部門和人員。4.使用狀態(tài)、維護(hù)記錄等信息應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。四、貴重物品的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.應(yīng)根據(jù)貴重物品的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)場(chǎng)所。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等基本條件。2.對(duì)于貴重設(shè)備類，應(yīng)存放在專門的設(shè)備倉(cāng)庫(kù)或指定區(qū)域，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)、消防器材等。3.珍貴文件資料類應(yīng)存放在專用的文件保險(xiǎn)柜或保密文件柜中，文件柜應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置專門的文件存儲(chǔ)室，保持室內(nèi)干燥、通風(fēng)，并配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。4.高價(jià)值辦公用品類應(yīng)存放在相對(duì)安全的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物間，按照類別和規(guī)格進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。（二）存儲(chǔ)方式1.貴重物品應(yīng)分類存放，不同類別的物品之間應(yīng)保持一定的間距，避免相互擠壓、碰撞造成損壞。2.對(duì)于大型貴重設(shè)備，應(yīng)按照設(shè)備的安裝要求進(jìn)行存放，確保設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性。設(shè)備周圍應(yīng)留出足夠的操作和維護(hù)空間。3.珍貴文件資料應(yīng)按照密級(jí)和類別進(jìn)行分類歸檔，同一類別的文件應(yīng)存放在相鄰的位置，便于查找和取用。文件應(yīng)整齊擺放，避免折疊、卷曲或損壞。4.高價(jià)值辦公用品應(yīng)采用貨架或儲(chǔ)物柜進(jìn)行存放，標(biāo)明物品名稱和規(guī)格型號(hào)，便于識(shí)別和管理。對(duì)于易碎或易損的物品，應(yīng)采取防護(hù)措施，如單獨(dú)包裝、加墊緩沖材料等。（三）存儲(chǔ)安全管理1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)日常管理，定期進(jìn)行巡查，檢查安全設(shè)施的運(yùn)行情況、貴重物品的存儲(chǔ)狀態(tài)等，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識(shí)，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。如有特殊情況需要進(jìn)入，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫濕度、消防器材等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其處于正常狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，并記錄相關(guān)情況。4.建立貴重物品存儲(chǔ)盤點(diǎn)制度，定期對(duì)貴重物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。五、貴重物品的使用（一）使用申請(qǐng)1.各部門因工作需要使用貴重物品時(shí)，應(yīng)提前填寫《貴重物品使用申請(qǐng)表》，注明使用物品名稱、規(guī)格型號(hào)、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用原因等信息。2.《貴重物品使用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給貴重物品保管部門或責(zé)任人審批。3.對(duì)于涉及貴重設(shè)備的使用申請(qǐng)，如使用時(shí)間較長(zhǎng)或可能對(duì)設(shè)備造成較大影響的，保管部門或責(zé)任人應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行評(píng)估，確保使用的安全性和合理性。（二）使用審批1.貴重物品保管部門或責(zé)任人應(yīng)在收到《貴重物品使用申請(qǐng)表》后的24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行審批。如申請(qǐng)內(nèi)容合理、符合規(guī)定，應(yīng)予以批準(zhǔn)；如存在疑問(wèn)或不符合要求，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。2.經(jīng)審批同意使用的貴重物品，保管部門或責(zé)任人應(yīng)按照申請(qǐng)表上的要求，及時(shí)辦理物品交接手續(xù)，并向使用人員提供必要的使用指導(dǎo)和培訓(xùn)。3.使用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)使用貴重物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或更改使用用途。如因特殊情況需要變更使用信息，應(yīng)重新填寫申請(qǐng)表并獲得審批。（三）使用過(guò)程管理1.使用人員在使用貴重物品過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保物品的安全和正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)物品出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告保管部門或責(zé)任人。2.對(duì)于貴重設(shè)備類，使用人員應(yīng)在使用前后對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和清潔，做好使用記錄，包括使用時(shí)間、運(yùn)行狀態(tài)、使用人員等信息。使用記錄應(yīng)及時(shí)反饋給保管部門或責(zé)任人，以便更新設(shè)備檔案。3.珍貴文件資料類的使用應(yīng)遵循保密規(guī)定，使用人員不得擅自復(fù)印、傳播或泄露文件內(nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還保管部門，并辦理交接手續(xù)。4.高價(jià)值辦公用品類的使用應(yīng)注重節(jié)約和愛(ài)護(hù)，避免浪費(fèi)和損壞。使用人員如發(fā)現(xiàn)物品有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告保管部門或責(zé)任人，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、貴重物品的維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃1.根據(jù)貴重物品的特性和使用情況，制定詳細(xì)的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃。維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)明確維護(hù)保養(yǎng)的周期、內(nèi)容、責(zé)任人等信息。2.對(duì)于貴重設(shè)備類，維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)備的日常巡檢、定期保養(yǎng)、故障維修等內(nèi)容。定期保養(yǎng)可根據(jù)設(shè)備的使用頻率和運(yùn)行狀況確定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次。3.珍貴文件資料類的維護(hù)保養(yǎng)主要包括文件的整理、裝訂、修復(fù)等工作，確保文件的完整性和可讀性。文件整理應(yīng)定期進(jìn)行，避免文件堆積和混亂。4.高價(jià)值辦公用品類的維護(hù)保養(yǎng)應(yīng)根據(jù)物品的材質(zhì)和使用要求進(jìn)行，如定期清潔、打蠟、更換零部件等，以延長(zhǎng)物品的使用壽命。（二）維護(hù)保養(yǎng)實(shí)施1.保管部門或責(zé)任人應(yīng)按照維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃組織實(shí)施維護(hù)保養(yǎng)工作，并做好相關(guān)記錄。維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)日期、內(nèi)容、維修更換的零部件等信息。2.對(duì)于貴重設(shè)備類的維護(hù)保養(yǎng)工作，應(yīng)由具備專業(yè)資質(zhì)的技術(shù)人員進(jìn)行操作。如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修，并對(duì)維修情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.珍貴文件資料類的維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)由熟悉文件管理的人員進(jìn)行，確保文件的安全和完整。在文件修復(fù)過(guò)程中，應(yīng)遵循相關(guān)的技術(shù)規(guī)范和操作流程，避免對(duì)文件造成二次損壞。4.高價(jià)值辦公用品類的維護(hù)保養(yǎng)工作可由保管部門或責(zé)任人自行組織實(shí)施，也可委托專業(yè)的維修服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。維護(hù)保養(yǎng)過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)物品的外觀和原有性能。（三）維護(hù)保養(yǎng)監(jiān)督1.公司應(yīng)建立維護(hù)保養(yǎng)監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)貴重物品的維護(hù)保養(yǎng)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃的執(zhí)行情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄的完整性、貴重物品的實(shí)際狀態(tài)等。2.對(duì)于維護(hù)保養(yǎng)工作不到位的情況，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門或責(zé)任人進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。如因維護(hù)保養(yǎng)不當(dāng)導(dǎo)致貴重物品損壞或丟失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、貴重物品的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.制定年度貴重物品盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員分工等信息。盤點(diǎn)范圍應(yīng)涵蓋公司內(nèi)所有貴重物品。2.盤點(diǎn)時(shí)間可根據(jù)公司的業(yè)務(wù)情況和管理要求確定，一般為每年年末進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。如遇特殊情況（如公司重組、資產(chǎn)清查等），可臨時(shí)組織專項(xiàng)盤點(diǎn)。3.成立盤點(diǎn)工作小組，成員包括財(cái)務(wù)部門人員、審計(jì)部門人員、貴重物品保管部門人員及相關(guān)使用部門人員等。明確各成員的職責(zé)分工，確保盤點(diǎn)工作的順利進(jìn)行。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)貴重物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、存放位置等信息與臺(tái)賬記錄是否一致。2.對(duì)于貴重設(shè)備類，應(yīng)檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、外觀狀況等，并與設(shè)備檔案記錄進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并安排維修。3.珍貴文件資料類應(yīng)檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和存放位置是否正確。對(duì)于缺失或損壞的文件，應(yīng)查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。4.高價(jià)值辦公用品類應(yīng)檢查物品的數(shù)量、使用情況和完好程度等。如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失的情況，應(yīng)及時(shí)查找原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。5.在盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)做好詳細(xì)的盤點(diǎn)記錄，包括盤點(diǎn)日期、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、實(shí)際數(shù)量、臺(tái)賬數(shù)量、差異情況等信息。盤點(diǎn)記錄應(yīng)由盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)工作小組應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)記錄編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理建議。2.如賬實(shí)相符，應(yīng)在盤點(diǎn)報(bào)告上簽字確認(rèn)，并將盤點(diǎn)報(bào)告存檔備案。3.如出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于保管不善、使用不當(dāng)?shù)热藶樵蛟斐傻?，?yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其按照規(guī)定進(jìn)行賠償或整改；屬于自然損耗、不可抗力等非人為原因造成的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。4.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的貴重物品管理漏洞和問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，完善貴重物品信息管理制度。八、貴重物品的報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.貴重物品符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且技術(shù)性能落后，無(wú)法滿足工作需要的；因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的；因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被新型產(chǎn)品替代，失去使用價(jià)值的；其他經(jīng)公司評(píng)估認(rèn)定已無(wú)使用價(jià)值或繼續(xù)使用存在安全隱患的。2.珍貴文件資料類如有下列情況之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：文件內(nèi)容已過(guò)期、失效，且無(wú)保存必要的；文件損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)且不具備查閱價(jià)值的；根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要銷毀的文件。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.各部門或保管責(zé)任人發(fā)現(xiàn)貴重物品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《貴重物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料（如設(shè)備損壞照片、技術(shù)鑒定報(bào)告、文件失效說(shuō)明等）。2.《貴重物品報(bào)廢申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核報(bào)廢物品的賬面價(jià)值及相關(guān)費(fèi)用情況，審計(jì)部門應(yīng)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)。（三）報(bào)廢審批1.相關(guān)部門審核通過(guò)后，《貴重物品報(bào)廢申請(qǐng)表》應(yīng)提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)和實(shí)際情況，做出最終的審批決定。2.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的貴重物品，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[x]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，方可進(jìn)行報(bào)廢處置。（四）報(bào)廢處置1.對(duì)于報(bào)廢的貴重設(shè)備類，應(yīng)由專業(yè)的廢舊物資回收公司進(jìn)行回收處理。在回收過(guò)程中，應(yīng)確保設(shè)備中的敏感信息得到妥善處理，防止信息泄露。2.珍貴文件資料類的報(bào)廢應(yīng)按照公司保密規(guī)定和國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.高價(jià)值辦公用品類的報(bào)廢可根據(jù)物品的實(shí)際情況，選擇合適的處置方式，如出售給廢舊物資回收公司、捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)等。處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。九、貴重物品信息的保密（一）保密責(zé)任1.所有接觸和掌握貴重物品信息的人員均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露貴重物品的相關(guān)信息。2.保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管貴重物品信息，確保信息的安全和完整。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自向他人提供或披露信息。3.使用人員在使用貴重物品過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)相關(guān)信息，不得將信息用于與工作無(wú)關(guān)的目的。（二）保密措施1.對(duì)涉及貴重物品信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)介質(zhì)等應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等安全措施，防止信息被非法獲取或篡改。2.存儲(chǔ)貴重物品信息的場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。信息存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)妥善保管，避免丟失或被盜。3.在對(duì)外提供貴