?貿(mào)易公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權益，提高公司經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在貿(mào)易業(yè)務活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、代理合同、租賃合同、運輸合同、保險合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得簽訂違法違規(guī)的合同。2.平等自愿原則：合同雙方當事人的法律地位平等，簽訂合同應基于雙方自愿，不得強迫或欺詐。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方當事人應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)進行把關。2.參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.定期組織合同法律知識培訓，提高員工的法律意識和合同管理水平。（二）業(yè)務部門1.負責合同的前期洽談、意向溝通等工作，收集、整理與合同簽訂有關的信息。2.起草、修改合同文本，確保合同條款準確反映業(yè)務需求和雙方約定。3.負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.配合法務部門處理合同糾紛，提供相關證據(jù)和資料。（三）財務部門1.參與合同的審核，對合同的付款方式、結算期限等財務條款進行審查。2.負責合同款項的收付管理，確保資金安全。3.定期核對合同款項的收付情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務風險。（四）行政部門1.負責合同的編號、歸檔和保管工作，建立合同檔案管理制度。2.協(xié)助業(yè)務部門辦理合同簽訂所需的相關手續(xù)，如蓋章、登記等。3.負責合同管理信息系統(tǒng)的維護和管理，確保合同信息的安全和準確。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門在進行合同洽談時，應及時將洽談情況向公司領導匯報，并與對方就合同主要條款達成初步意向。2.業(yè)務部門根據(jù)洽談結果起草合同文本，并提交法務部門進行合法性審查。3.法務部門對合同文本進行審查后，提出修改意見和建議，業(yè)務部門根據(jù)審查意見對合同文本進行修改完善。4.合同文本修改完善后，由業(yè)務部門提交公司領導審批。公司領導審批通過后，合同方可簽訂。5.合同簽訂前，業(yè)務部門應確保合同對方當事人具有合法的主體資格和履約能力，要求對方提供相關資質證明文件。6.合同簽訂時，雙方當事人應在合同文本上簽字（蓋章），并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，由業(yè)務部門、法務部門、財務部門、行政部門等分別留存。（二）合同審批權限1.合同金額在[x]萬元以下的，由業(yè)務部門負責人審批，報分管領導備案。2.合同金額在[x]萬元至[x]萬元之間的，由業(yè)務部門負責人審核后，報分管領導審批。3.合同金額在[x]萬元以上的，由業(yè)務部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人審核后，報總經(jīng)理審批。（三）合同條款審查要點1.合同主體：審查合同對方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息是否準確無誤，是否具有合法的主體資格和履約能力。2.合同標的：明確合同標的的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量等要求，確保合同標的清晰明確。3.價格條款：明確合同的價格、計價方式、付款方式、結算期限等條款，確保價格合理、付款方式明確、結算期限清晰。4.履行期限、地點和方式：明確合同的履行期限、履行地點和履行方式，確保合同雙方當事人清楚各自的權利和義務。5.違約責任：明確合同雙方當事人的違約責任，包括違約情形、違約金數(shù)額或損失賠償額的計算方法等，確保違約責任明確具體。6.爭議解決方式：明確合同雙方當事人在履行合同過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等，確保爭議解決方式合法有效。四、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本發(fā)送給相關部門，并明確各部門在合同履行過程中的職責和任務。業(yè)務部門應按照合同約定的時間和方式向對方當事人發(fā)出履行通知，提醒對方當事人按時履行合同義務。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時跟蹤記錄，及時掌握合同履行進度。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務部門應及時采取措施，并向公司領導匯報。3.各部門應密切配合，按照合同約定履行各自的職責和義務，確保合同順利履行。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，業(yè)務部門應與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應明確雙方當事人的權利和義務，以及合同解除后的善后事宜。3.合同變更或解除后，業(yè)務部門應及時將相關情況通知法務部門、財務部門和行政部門，并辦理合同變更或解除的相關手續(xù)。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和審批權限簽訂合同，確保合同條款合法有效、明確具體。2.加強合同履行跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。3.定期組織合同法律知識培訓，提高員工的法律意識和合同管理水平，增強員工防范合同糾紛的能力。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)和資料，并向公司領導匯報。2.公司領導根據(jù)糾紛情況，決定是否成立糾紛處理小組。糾紛處理小組由法務部門、業(yè)務部門、財務部門等相關人員組成。3.糾紛處理小組應對合同糾紛進行調(diào)查分析，制定糾紛處理方案，并與對方當事人進行協(xié)商解決。4.如協(xié)商不成，糾紛處理小組應根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。5.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務部門、法務部門、財務部門等相關人員應密切配合，提供必要的支持和協(xié)助。（三）糾紛處理原則1.依法處理原則：合同糾紛的處理應嚴格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，維護公司的合法權益。2.協(xié)商解決原則：盡量通過協(xié)商解決合同糾紛，避免訴訟和仲裁，降低糾紛處理成本。3.及時處理原則：及時處理合同糾紛，避免糾紛擴大化，給公司造成更大的損失。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料提交給行政部門進行歸檔。2.合同履行過程中產(chǎn)生的與合同有關的文件、資料，如補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、會議紀要、驗收報告等，業(yè)務部門應及時收集整理，并提交給行政部門進行歸檔。（二）檔案整理1.行政部門應按照合同類別、簽訂時間、合同編號等對合同檔案進行分類整理，建立合同檔案目錄。2.對合同檔案中的文件、資料進行編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管1.行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案保管期限進行分類存放，定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案資料的完好無損。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到行政部門查閱。2.查閱合同檔案時，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。如需復印檔案資料，應經(jīng)行政部門負責人批準。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司領導批準后，到行政部門查閱。查閱時，應在行政部門人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復制檔案資料。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司建立合同管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對合同管理情況進行檢查和評估。2.法務部門、財務部門、行政部門等相關部門應按照各自的職責，對合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.業(yè)務部門應定期向公司領導匯報合同管理情況，接受公司領導的監(jiān)督和指導。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極