管理機(jī)制篇第四篇外國(guó)檔案事業(yè)管理、外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)、外國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)、外國(guó)檔案法規(guī)、外國(guó)檔案教育和人員。外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)第十一章●總結(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)從古至今的發(fā)展歷程及各主要階段的特點(diǎn)?！窠榻B外國(guó)文件中心的形成過程，評(píng)述其現(xiàn)狀分布特點(diǎn)?！耜U述外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)?！穹治鐾鈬?guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)?！耜U述外國(guó)商業(yè)性文件中心的歷史、現(xiàn)狀、產(chǎn)生原因、含義和類型。第十一章外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)第二節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)第三節(jié)第四節(jié)商業(yè)性文件中心第十一章外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)一、封建社會(huì)中期：機(jī)關(guān)登記室二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程外國(guó)文件管理起源于封建社會(huì)中期歐洲的機(jī)關(guān)登記室的工作實(shí)踐。當(dāng)時(shí)文件管理與檔案管理沒有明確界限，歐洲一些國(guó)家，如德國(guó)、英國(guó)實(shí)行的是登記室制度，在機(jī)關(guān)設(shè)立登記室保管機(jī)關(guān)的文件和檔案。換言之，登記室是外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的起源。最早論述登記室工作的專著，是德國(guó)早期檔案學(xué)者亞克伯·馮·拉明根1571年在海德爾堡出版的《綜合報(bào)告——怎樣才算一個(gè)完美的登記室》和《論登記室及其機(jī)構(gòu)和管理》。在前一本書中，拉明根提出了登記室文件分類的方法，即分為君主事項(xiàng)類、臣民事項(xiàng)類和外交事項(xiàng)類；在后一本書中，拉明根強(qiáng)調(diào)了登記室的重要性，他認(rèn)為登記室應(yīng)當(dāng)是與辦公室、財(cái)務(wù)室并列的管理機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)及其一切權(quán)力、利益和財(cái)產(chǎn)的首腦，因?yàn)樗４嬷@些主管事項(xiàng)的文字根據(jù)。一、封建社會(huì)中期：機(jī)關(guān)登記室第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程德國(guó)的登記室是行政機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。在一個(gè)行政機(jī)關(guān)內(nèi)，如政府某部?jī)?nèi)，下設(shè)有若干個(gè)司，每一個(gè)司就設(shè)有一個(gè)登記室。登記室從一個(gè)中心辦公機(jī)構(gòu)接收該司的文件，進(jìn)行登記、編制索引，并加上附件送到文件承辦人手中，等文件承辦完畢后再送回登記室進(jìn)行分類、整理和保存，登記室在登記和整理文件的工作中會(huì)形成“文件登記簿”“人名索引”“主題索引”“案卷目錄”等，以便機(jī)關(guān)工作人員查找文件。當(dāng)文件在登記室保存一定時(shí)間后，其中一小部分要移交到檔案館保存。由此可見，登記室承擔(dān)了機(jī)關(guān)文件管理的職能。國(guó)際檔案理事會(huì)最新修訂的《檔案術(shù)語詞典》對(duì)“登記室”（registry）所作的解釋是：“機(jī)關(guān)中負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件和／或半現(xiàn)行文件的形成、管理和保存的部門。登記室可設(shè)在各級(jí)組織中，例如中央級(jí)或部門級(jí)。”從這一權(quán)威定義不難看出，登記室是機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件管理機(jī)構(gòu)。一、封建社會(huì)中期：機(jī)關(guān)登記室第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程文件中心的形成和發(fā)展進(jìn)程可以分為三個(gè)階段。第一是萌生階段（20世紀(jì)40年代初）。從美國(guó)卷入第二次世界大戰(zhàn)開始，軍事機(jī)關(guān)形成的文件數(shù)量急劇增加。迫于戰(zhàn)爭(zhēng)需要，海軍部于1941年設(shè)立了造價(jià)低廉的臨時(shí)庫(kù)房，集中保存平時(shí)已不常使用卻不宜銷毀或向檔案館移交的大量半現(xiàn)行文件，取得了較好的效果。這種臨時(shí)性庫(kù)房就是文件中心的最初形式。后來，美國(guó)聯(lián)邦政府各機(jī)構(gòu)紛紛仿效海軍部成立了過渡性保管機(jī)構(gòu)——文件中心，作為集中保存半現(xiàn)行文件的專門機(jī)構(gòu)。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（一）文件中心的形成和發(fā)展第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程第二是定型階段（20世紀(jì)50年代）。由于文件中心對(duì)庫(kù)房的要求沒有檔案館那樣高，很適應(yīng)戰(zhàn)后美國(guó)的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，深受聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)的歡迎。據(jù)當(dāng)時(shí)胡佛委員會(huì)下屬文件管理工作小組的不完全統(tǒng)計(jì)，到1949年底聯(lián)邦政府各機(jī)構(gòu)建立了100多個(gè)文件中心。美國(guó)聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)感到這種做法具有相當(dāng)?shù)拿つ啃?，決心借助行政和法律雙重手段，重新調(diào)整和全盤規(guī)劃文件中心的建立，并提出了分區(qū)域建立若干聯(lián)邦文件中心來集中保管聯(lián)邦政府半現(xiàn)行文件的方案。1950年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》授權(quán)總務(wù)署在國(guó)家檔案與文件局下設(shè)置14個(gè)聯(lián)邦文件中心，確立了文件中心的法律地位。目前，美國(guó)共有15個(gè)聯(lián)邦文件中心。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（一）文件中心的形成和發(fā)展第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程第三是擴(kuò)展和普及階段（20世紀(jì)70年代以后）。美國(guó)設(shè)立文件中心的現(xiàn)象引起了世界許多國(guó)家的關(guān)注。這些國(guó)家受到了美國(guó)成功經(jīng)驗(yàn)的啟發(fā)，認(rèn)為文件中心是一種集中保管半現(xiàn)行文件的經(jīng)濟(jì)而有效的組織形式，既適應(yīng)了現(xiàn)代機(jī)關(guān)提高管理效率的客觀需要，又符合文件的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，具有諸多優(yōu)越性和可行性。因此，文件中心跨越了美國(guó)的疆界，逐步擴(kuò)展到世界各大洲。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（一）文件中心的形成和發(fā)展第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程在建立文件中心或類似機(jī)構(gòu)的國(guó)家中，既有中央集權(quán)制的，又有聯(lián)邦制的；既有實(shí)行分散式檔案工作管理體制的，又有實(shí)行集中式檔案事業(yè)管理體制的。這就決定了各國(guó)文件中心的形式有所不同。在聯(lián)邦制國(guó)家，有聯(lián)邦文件中心和非聯(lián)邦文件中心之分，它們都負(fù)責(zé)保管半現(xiàn)行文件。在中央集權(quán)制國(guó)家，有中央級(jí)和地方級(jí)文件中心之分。除此之外，也有按性質(zhì)、按系統(tǒng)建立的文件中心。這說明，文件中心不是國(guó)家體制或檔案事業(yè)管理體制的必然產(chǎn)物，而是文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的體現(xiàn)。此外，文件中心的名稱，在各國(guó)也不盡相同。如在英國(guó)稱“中間檔案館”，在法國(guó)叫“文件中心”“進(jìn)館前文件寄存處”或“部際檔案館”，在蘇聯(lián)稱“機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案館”，在馬來西亞稱“文件服務(wù)中心”，等等。當(dāng)然大多數(shù)國(guó)家還是沿用了美國(guó)的稱謂——“文件中心”。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（一）文件中心的形成和發(fā)展第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程文件中心在全球受到普遍青睞，其現(xiàn)狀分布可以用“遍及五大洲、美歐最完備”來概括。1.美國(guó)美國(guó)是文件中心的發(fā)源地。它的文件中心有三種類型：其一是聯(lián)邦文件中心，共15個(gè)，內(nèi)含2個(gè)全國(guó)性的，13個(gè)地區(qū)性的；其二是非聯(lián)邦性的文件中心，包括州文件中心、大學(xué)文件中心等；其三是商業(yè)性文件中心。這三種類型中，以聯(lián)邦文件中心規(guī)模最大。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（二）文件中心的現(xiàn)狀分布第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程聯(lián)邦文件中心是由聯(lián)邦政府撥款建立的，是為聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)服務(wù)的非營(yíng)利性半現(xiàn)行文件保管機(jī)構(gòu)。它由美國(guó)國(guó)家檔案與文件署領(lǐng)導(dǎo)和管理，屬于聯(lián)邦檔案系統(tǒng)。非聯(lián)邦性文件中心主要是指由各州設(shè)立的文件中心以及在一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)立的文件中心，如大學(xué)文件中心等。美國(guó)各州都設(shè)有州文件中心，它們也要接受州檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。商業(yè)性文件中心是由私人創(chuàng)辦的營(yíng)利性機(jī)構(gòu)，為工商企業(yè)提供現(xiàn)代化的文件保存設(shè)施。美國(guó)的商業(yè)性文件中心主要有：鐵山文件中心、底特律文件服務(wù)中心、麥肯羅文件中心等。相對(duì)來說，商業(yè)性文件中心由于是有償服務(wù)，因而其設(shè)施較為先進(jìn)，管理手段現(xiàn)代化程度較高，可提供各種形式的特殊服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好保管條件。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（二）文件中心的現(xiàn)狀分布第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程2.加拿大加拿大目前有7個(gè)地區(qū)性聯(lián)邦文件中心和1個(gè)全國(guó)性的人事文件中心。按照1966年頒布的《加拿大公共文件管理法》規(guī)定，它們分別屬于歸口的檔案館管轄。七個(gè)地區(qū)性聯(lián)邦文件中心分別是：渥太華文件中心、多倫多文件中心、蒙特利爾文件中心、溫哥華文件中心、溫尼伯格文件中心、哈利法克斯文件中心、埃德蒙頓文件中心?！都幽么蠊参募芾矸ā芬?guī)定，文件在文件中心的保管期限一般不超過7年。7年后只有3％左右具有歷史研究?jī)r(jià)值的檔案進(jìn)館永久保存。文件中心每年要答復(fù)查詢120萬人次。加拿大全國(guó)人事文件中心負(fù)責(zé)保管國(guó)家文職、軍職及皇家騎警隊(duì)所有離職人員的人事文件。文職人員的文件保存70年，軍職人員的文件保存90年。第二次世界大戰(zhàn)的參加者以及醫(yī)生、律師和副部長(zhǎng)以上的離職人員的文件要永久保存。加拿大也有為工商企業(yè)服務(wù)的商業(yè)性文件中心。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（二）文件中心的現(xiàn)狀分布第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程3.歐洲代表性國(guó)家歐洲各國(guó)除有傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件管理機(jī)構(gòu)——登記室之外，在第二次世界大戰(zhàn)后還設(shè)立了獨(dú)立于機(jī)關(guān)之外的半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)，這種半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)沒有統(tǒng)一的稱謂。英國(guó)稱“中間檔案館”，用來保管政府各部門的半現(xiàn)行文件。如英國(guó)公共檔案館1950年在倫敦附近的海斯設(shè)立了中間檔案館。法國(guó)由現(xiàn)代檔案館兼管政府機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行文件，如法國(guó)國(guó)家檔案館1974年在巴黎郊區(qū)的楓丹白露建造了一座大型的現(xiàn)代檔案城。這是個(gè)部際檔案館，即由政府各部合資興建，用來保存政府各部的半現(xiàn)行文件。此外，法國(guó)的許多省先后成立了文件中心，附屬于省檔案館。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（二）文件中心的現(xiàn)狀分布第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程德國(guó)既有中間檔案館，又有文件中心。1965年聯(lián)邦德國(guó)在波恩附近的巴特戈德斯貝格建立了中間檔案館，按照規(guī)定期限保存聯(lián)邦政府各部的文件。1970—1971年建成的奧古斯廷中間檔案館取代了巴特戈德斯貝格中間檔案館，1971年在科布倫茨又建立了文件中心。它們都是國(guó)家檔案館的組成部分，接受國(guó)家檔案館的領(lǐng)導(dǎo)。奧古斯廷中間檔案館主要負(fù)責(zé)保管中央政府機(jī)關(guān)（外交部和國(guó)防部除外）的文件?？撇紓惔奈募行呢?fù)責(zé)保管政府部級(jí)機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行文件。俄羅斯保管半現(xiàn)行文件的機(jī)構(gòu)主要是機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案館，這是由蘇聯(lián)延續(xù)下來的。機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案館在性質(zhì)上類似于文件中心，但有自己的特點(diǎn)。它們有的是分系統(tǒng)建立的，有的是分地區(qū)建立的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，俄羅斯建立的機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案館達(dá)800多個(gè)，保存了約45000個(gè)機(jī)關(guān)的1700萬卷文件。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（二）文件中心的現(xiàn)狀分布第一節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程4.亞洲和非洲代表性國(guó)家在亞洲有兩個(gè)國(guó)家的文件中心較具代表性。一是馬來西亞的文件服務(wù)中心，二是菲律賓的地區(qū)性文件中心。馬來西亞的文件服務(wù)中心，負(fù)責(zé)保管機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行文件，并為其提供服務(wù)。它受國(guó)家檔案館的管轄，其主任、副主任和其他工作人員均為國(guó)家檔案館的雇員。1983年，菲律賓在宿務(wù)市成立了第一個(gè)地區(qū)性文件中心，主要用來保管該地區(qū)所有政府機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件。此后在全國(guó)各地又設(shè)立了類似的地區(qū)性文件中心，它們均隸屬于設(shè)在首都馬尼拉的國(guó)家檔案館。在非洲，贊比亞在全國(guó)建立了五個(gè)文件中心。它們是：盧薩卡文件中心、利文斯通文件中心、卡布韋文件中心、奇帕塔文件中心和穆富利拉文件中心。它們歸國(guó)家檔案館領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)接收和保管所在地區(qū)政府機(jī)關(guān)日常工作不常使用的半現(xiàn)行文件。二、現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：文件中心（二）文件中心的現(xiàn)狀分布第十一章外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)第二節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)一、文件中心的性質(zhì)二、文件中心的職能三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)一、文件中心的性質(zhì)一是聯(lián)合國(guó)教科文組織的定義——“文件中心是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下的，對(duì)各個(gè)不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)的保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機(jī)構(gòu)?！倍菄?guó)際檔案理事會(huì)最新修訂的《檔案術(shù)語詞典》的定義——“文件中心是為半現(xiàn)行文件最終處置之前進(jìn)行廉價(jià)儲(chǔ)存、保管和利用的一種機(jī)構(gòu)?！比敲绹?guó)檔案工作者協(xié)會(huì)主持編纂的《檔案人員、文件管理人員和手稿管理人員術(shù)語手冊(cè)》的定義——“文件中心是對(duì)因利用率較低而不再適宜保存在形成機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行低成本集中保管的機(jī)構(gòu)。”文件中心的性質(zhì)就是過渡性或者說中間性，它介于文件形成機(jī)關(guān)與檔案館之間，是連接機(jī)關(guān)與檔案館的“中轉(zhuǎn)站”。第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)二、文件中心的職能保管是文件中心最基本的職能，特色在于注重經(jīng)濟(jì)與有效的結(jié)合。與機(jī)關(guān)自行單獨(dú)保管文件的費(fèi)用相比，文件中心的保管費(fèi)用大大降低，從而實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)上的廉價(jià)保管和規(guī)模效益。同時(shí)，文件中心的建立既能幫助形成機(jī)關(guān)避免占用昂貴的辦公空間和成本來保管利用頻率不高的半現(xiàn)行文件，又能消除檔案館過早接收歷史價(jià)值尚未顯現(xiàn)的半現(xiàn)行文件的煩惱，有效地解決機(jī)關(guān)和檔案館的難題。（一）保管第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)二、文件中心的職能服務(wù)是文件中心最具吸引力的職能，特色在于及時(shí)把服務(wù)對(duì)象的范圍由單一的機(jī)關(guān)向社會(huì)擴(kuò)展。形成機(jī)關(guān)是文件中心的首要服務(wù)對(duì)象，由于半現(xiàn)行文件的所有權(quán)仍屬于機(jī)關(guān)，因此為機(jī)關(guān)提供優(yōu)質(zhì)和高效服務(wù)，文件中心責(zé)無旁貸。此外，文件中心在征得機(jī)關(guān)同意后，也可以滿足其他用戶的需求，這樣有利于及早發(fā)揮文件的歷史價(jià)值，使社會(huì)受益。（二）服務(wù)第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)二、文件中心的職能處置是文件中心最關(guān)鍵的職能，特色在于兼顧形成機(jī)關(guān)與檔案館的利益，確保了文件的進(jìn)館質(zhì)量。文件中心處置文件的主要依據(jù)是形成機(jī)關(guān)提交的保管期限表，為了確保鑒定文件的歷史價(jià)值，文件中心同時(shí)還需要征求檔案館的意見，只有雙方認(rèn)可后才能執(zhí)行具體的處置程序。國(guó)外把文件中心比喻為“煉獄”（purgatory）,文件在這里經(jīng)過精選、提煉，具有永久價(jià)值的部分升入“天堂”（paradise）——進(jìn)館永久保存；無價(jià)值的部分被打入“地獄”（hell）——銷毀，這正是對(duì)文件中心處置職能的形象概括。（三）處置第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件中心的接收是指將機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行文件從高成本的辦公室向低成本的文件中心轉(zhuǎn)移的活動(dòng)。與檔案館不同，這種接收不改變文件的所有權(quán)。文件中心對(duì)接收范圍有著一定要求，換言之，文件中心并不接收所有的半現(xiàn)行文件。限定因素主要有四個(gè)：一是保管費(fèi)用，文件在文件中心的保管費(fèi)用必須低于在機(jī)關(guān)的費(fèi)用，機(jī)關(guān)才會(huì)愿意移交；二是保管期限，文件中心不接收保管期限過短（低于兩年）的文件；三是機(jī)密程度，機(jī)密文件一般不向文件中心移交；四是利用頻率，一般情況下，文件的月利用率不超過一次，文件中心才有接收的必要。（一）接收第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件中心的接收程序大致分為五步。第一，機(jī)關(guān)移交的文件必須是辦理完畢并經(jīng)過系統(tǒng)整理的，機(jī)關(guān)自行選擇分類方案，文件中心不加干涉。第二，機(jī)關(guān)在移交文件之前必須向文件中心提交接收申請(qǐng)表，得到批準(zhǔn)后才開始啟動(dòng)移交程序。第三，機(jī)關(guān)應(yīng)在申請(qǐng)表批準(zhǔn)后90天內(nèi)安排文件運(yùn)送事宜。超過這一期限，又無正當(dāng)理由，文件中心將中止接收。第四，文件中心要求機(jī)關(guān)使用標(biāo)準(zhǔn)文件盒，紙質(zhì)文件與非紙質(zhì)文件不得混裝。文件盒上需要標(biāo)明盒號(hào)、案卷號(hào)、機(jī)構(gòu)名稱和文件系列的標(biāo)題等，盒內(nèi)的文件也必須附上保管期限表和詳細(xì)目錄。第五，文件中心接收完畢后會(huì)形成兩種書面文件——文件交接表和文件排架索引——存址指南。文件交接表中包括文件的接收號(hào)、排架號(hào)、文件盒的數(shù)量、移交機(jī)關(guān)的名稱和地址、移交日期和處置期限等；文件排架索引——存址指南中包括文件的接收號(hào)、文件系列標(biāo)題、年代和文件盒的存址號(hào)。兩種表在機(jī)關(guān)和文件中心各有保存，作為交接的憑證。（一）接收第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件中心的保管業(yè)務(wù)包括五個(gè)方面的內(nèi)容。第一，確保庫(kù)房及設(shè)施的安全。良好的庫(kù)房環(huán)境是確保文件實(shí)體安全的基本條件。第二，確保文件裝具容量合理且標(biāo)記清晰。文件中心內(nèi)保管的文件大多要求使用規(guī)格統(tǒng)一的“標(biāo)準(zhǔn)盒”。第三，確保文件及時(shí)排架和調(diào)整。文件中心一般采取隨意排架的方法，以最大限度地利用存儲(chǔ)空間，不造成浪費(fèi)。第四，確保特殊載體文件的專門保管。文件中心一般設(shè)有專門庫(kù)房，用來保管新型載體的文件。第五，確保外借的文件及時(shí)“回歸”和上架。文件中心將會(huì)及時(shí)催還外借的文件，做好清點(diǎn)和上架工作，避免文件丟失。（二）保管第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件中心需要滿足形成機(jī)關(guān)以及其他利用者對(duì)文件的利用需求。外借和閱覽是最主要的利用形式。外借對(duì)象主要是形成機(jī)關(guān)，它們熟悉自己的文件，可以通過電話、傳真、信函和電子郵件等多種方式來借調(diào)文件。閱覽一般適用于非文件形成機(jī)關(guān)，這類用戶必須征得文件形成機(jī)關(guān)的同意，文件中心才會(huì)提供利用。利用者可通過郵政服務(wù)、商業(yè)運(yùn)遞、電子郵件、傳真、電話或網(wǎng)絡(luò)向文件中心提交利用申請(qǐng)。以美國(guó)為例，聯(lián)邦文件中心系統(tǒng)通過“中央信息處理系統(tǒng)”(CIPS)在文件中心與形成機(jī)關(guān)之間建立了電子鏈接。如果是利用本機(jī)關(guān)的文件，機(jī)關(guān)可借助“中央信息處理系統(tǒng)”調(diào)出所需文件，這是最經(jīng)濟(jì)而且是最快捷的利用方式。此外，文件中心的服務(wù)內(nèi)容還包括縮微復(fù)制、發(fā)布館藏信息等，也可以向利用者提供特別服務(wù)。（三）利用第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件中心對(duì)文件的處置是指根據(jù)文件保管期限表對(duì)期滿文件進(jìn)行再鑒定和再審查，銷毀無須繼續(xù)保存的文件，把具有永久價(jià)值的文件移交到檔案館。向檔案館的移交不僅意味著檔案實(shí)體的轉(zhuǎn)移，而且意味著檔案所有權(quán)的改變——從機(jī)關(guān)所有轉(zhuǎn)變?yōu)檎谢蛉袼?。（四）處置第二?jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件中心的處置程序主要分為四步。首先，文件中心在距離保管期限表規(guī)定的銷毀日期前90天，向移交機(jī)關(guān)寄發(fā)處置通告，通知處置事宜，列出所要處置的文件清單，提出處置意見和處置日期。其次，移交機(jī)關(guān)聯(lián)系人接到通告后，需會(huì)同本機(jī)關(guān)的有關(guān)人員協(xié)商研究。如果贊同處置意見，將由聯(lián)系人簽署同意書，授權(quán)文件中心進(jìn)行銷毀；如果不同意處置意見，機(jī)關(guān)需向文件中心提交不同意的正當(dāng)理由以及處置方案新建議。對(duì)需要延長(zhǎng)保存時(shí)間的文件，機(jī)關(guān)應(yīng)在回信中說明理由，并提出適當(dāng)?shù)匿N毀日期。（四）處置第二節(jié)外國(guó)文件中心的性質(zhì)、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)三、文件中心的業(yè)務(wù)活動(dòng)再次，文件中心同時(shí)向國(guó)家檔案館寄發(fā)同樣的通告，由檔案館館長(zhǎng)提出意見和要求并最后簽批。最后，文件中心在征得機(jī)關(guān)與檔案館同意后，才能開展具體的處置步驟，對(duì)于需要移交給檔案館永久保存的文件，文件中心將向原文件形成機(jī)關(guān)寄發(fā)向國(guó)家檔案館或州檔案館移交文件的協(xié)議，由機(jī)關(guān)簽署完畢后實(shí)行移交。對(duì)確定銷毀的文件根據(jù)其密級(jí)采取不同的銷毀方式，非密級(jí)文件一般作為造紙的回收材料，機(jī)密文件則按其密級(jí)分別進(jìn)行粉碎、焚燒或化漿處理。（四）處置第十一章外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)第三節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)一、文件中心的優(yōu)越性二、文件中心面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)這是指文件中心作為文件形成機(jī)關(guān)與檔案館的連接紐帶，能夠提供二者都無法提供的廉價(jià)而實(shí)用的存儲(chǔ)空間，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)半現(xiàn)行文件經(jīng)濟(jì)而有效的保管。文件中心可以為形成機(jī)關(guān)大大節(jié)省存儲(chǔ)空間和保管費(fèi)用。利用率較低的半現(xiàn)行文件如果滯留在形成機(jī)關(guān)，會(huì)占據(jù)大量辦公空間，這對(duì)機(jī)關(guān)來說無疑是不合算的。而文件中心通常建在便宜地段，建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)較低，造價(jià)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于機(jī)關(guān)辦公室。一、文件中心的優(yōu)越性（一）經(jīng)濟(jì)實(shí)用第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)形成機(jī)關(guān)向文件中心移交文件的手續(xù)十分簡(jiǎn)便。文件中心自備運(yùn)輸工具主動(dòng)到機(jī)關(guān)接收文件。交接時(shí)只需填寫文件交接表。文件運(yùn)到文件中心的當(dāng)天便可上架排放。一、文件中心的優(yōu)越性（二）交接簡(jiǎn)便（三）三個(gè)不變半現(xiàn)行文件保存在文件中心里，其形成機(jī)關(guān)對(duì)文件的所有權(quán)不變；文件的原整理順序不變；保密規(guī)定不變。這“三個(gè)不變”使機(jī)關(guān)愿意將文件移交給文件中心，又能確保機(jī)關(guān)對(duì)文件的利用。文件的所有權(quán)不變，表明文件仍是機(jī)關(guān)的財(cái)產(chǎn)，未經(jīng)它的授權(quán)，任何其他機(jī)關(guān)和個(gè)人都無權(quán)利用，文件中心也無權(quán)擅自作出決定。這樣，機(jī)關(guān)的利益不會(huì)受到損害。文件的原整理順序不變，有兩大好處：既可以保證機(jī)關(guān)利用其原有檢索工具查找文件，做到“迅速查找，迅速利用”，又可以保持文件的有機(jī)聯(lián)系，維護(hù)其原始性，避免文件中心進(jìn)行不必要的重復(fù)勞動(dòng)。文件的保密規(guī)定不變，可以避免發(fā)生泄密事件，不易對(duì)機(jī)關(guān)造成損失。第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)文件中心在接到利用申請(qǐng)后，根據(jù)利用機(jī)構(gòu)的名稱、地址和電話號(hào)碼，一般都能做到及時(shí)服務(wù)。按照用戶的不同要求，文件中心通過電話、傳真、遞送、郵寄、室內(nèi)閱覽等方式為用戶服務(wù)。這些服務(wù)一般在24小時(shí)內(nèi)必須完成。一、文件中心的優(yōu)越性（四）服務(wù)快捷（五）安全保管半現(xiàn)行文件因利用率逐漸降低在機(jī)關(guān)“備受冷落”，有的機(jī)關(guān)將大量半現(xiàn)行文件胡亂堆放在辦公室的角落里，甚至堆放在走廊、地下室里，保管條件差，易于丟失和損壞。如果被不加鑒定地銷毀，又會(huì)損失大量有潛在價(jià)值的文件。文件中心的建立，可以避免上述現(xiàn)象的發(fā)生，使半現(xiàn)行文件得到安全保管。第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)文件中心要按照檔案部門審定的方案，適時(shí)地處置文件，使文件的整個(gè)篩選過程能夠做到以合理有序和精心規(guī)劃的方式進(jìn)行，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。如前所述，文件處置既需要尊重形成機(jī)關(guān)制定的“文件保管期限表”，又需要經(jīng)過檔案部門的審查批準(zhǔn)。這樣就可保證對(duì)文件的鑒定既考慮到機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能因素，又考慮到檔案部門的歷史研究因素，從而大大提高了鑒定的全面性和科學(xué)性，確保了進(jìn)館檔案的質(zhì)量?？傊募行牡慕⒉粌H可為形成機(jī)關(guān)提供安全、廉價(jià)的保管庫(kù)房，提高機(jī)關(guān)的工作效率，維護(hù)機(jī)關(guān)的利益，確保機(jī)關(guān)對(duì)文件的快速利用，而且可為檔案館提供穩(wěn)定的、高質(zhì)量的館藏來源，保證檔案館更好地利用其精良的設(shè)施和安全可靠的有限存儲(chǔ)空間，來永久保存具有重要價(jià)值的檔案。一、文件中心的優(yōu)越性（六）保證質(zhì)量第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)第一，文件數(shù)量持續(xù)高速增長(zhǎng)，對(duì)文件中心的儲(chǔ)存空間造成壓力。社會(huì)的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步導(dǎo)致文件增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)一直持續(xù)，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)更是使文件的生成、處理和利用變得更為便捷。盡管文件中心在存儲(chǔ)密度上具有一定的優(yōu)勢(shì)，但其存儲(chǔ)空間也是有限的，因而會(huì)面臨保管對(duì)象數(shù)量膨脹與保管空間相對(duì)有限之間的矛盾。二、文件中心面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策（一）面臨的挑戰(zhàn)第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)第二，文件載體日益多樣化，給文件中心的保管環(huán)境、管理方法帶來挑戰(zhàn)。文件載體的多樣化是科學(xué)新技術(shù)在文件、檔案領(lǐng)域應(yīng)用的必然結(jié)果，這些新載體文件的出現(xiàn)，特別是電子文件的大量生成，對(duì)文件中心的保管環(huán)境提出了更高的要求，對(duì)文件中心的管理方法也提出了新的要求。從庫(kù)房溫濕度的控制、文件裝具的配備到服務(wù)設(shè)備的更新，都給文件中心增加了資金的壓力，從電子文件的接收、維護(hù)到提供利用，文件中心的管理方法和技術(shù)水平也經(jīng)受著新的考驗(yàn)。二、文件中心面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策（一）面臨的挑戰(zhàn)第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)第三，管理對(duì)象的復(fù)雜、管理方法的革新，對(duì)文件中心工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)帶來了挑戰(zhàn)。電子文件的出現(xiàn)，使文件中心需要全面考慮人員的綜合配備，不僅要求現(xiàn)有人員及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，還需要引入技術(shù)人員，優(yōu)化工作團(tuán)隊(duì)的整體質(zhì)量。二、文件中心面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策（一）面臨的挑戰(zhàn)第三節(jié)外國(guó)文件中心的優(yōu)越性及面臨的挑戰(zhàn)一是控制文件中心的規(guī)模。政府文件中心的規(guī)模不宜過大，這也符合各國(guó)政府精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、提高效率要求的合理做法。二是擴(kuò)展文件中心的經(jīng)費(fèi)渠道。當(dāng)前各國(guó)的文件中心大多面臨經(jīng)費(fèi)的壓力，可以采取有效措施，增加文件中心的經(jīng)費(fèi)來源，包括國(guó)家經(jīng)費(fèi)，也可向各方集資。三是推行文件中心的庫(kù)房專門化。為了更好地保管新型載體文件，可以在文件中心內(nèi)走“庫(kù)房專門化”的建設(shè)道路。這在一些國(guó)家的文件中心已經(jīng)開始實(shí)行。四是加強(qiáng)文件中心工作人員的教育和培訓(xùn)。文件中心應(yīng)對(duì)諸多挑戰(zhàn)的關(guān)鍵性因素還是人，因此提高文件中心工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)他們的教育和培訓(xùn)，是文件中心迎接挑戰(zhàn)的根本途徑。二、文件中心面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策（二）可能采取的對(duì)策第十一章商業(yè)性文件中心第四節(jié)外國(guó)文件管理機(jī)構(gòu)一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)三、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的理論依據(jù)四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因五、商業(yè)性文件中心的定義和性質(zhì)六、商業(yè)性文件中心的綜合特征七、商業(yè)性文件中心的類型第四節(jié)商業(yè)性文件中心美國(guó)不僅是文件中心的發(fā)源地，也是最早建立商業(yè)性文件中心(commercialrecordscenter)的國(guó)家。商業(yè)性文件中心出現(xiàn)于20世紀(jì)40年代末，至今已走過了60余年的發(fā)展歷程，成為一種運(yùn)用高科技手段為眾多客戶提供多種專業(yè)化服務(wù)的現(xiàn)代化企業(yè)，也形成了一種成熟的文件信息管理服務(wù)行業(yè)。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程（一）20世紀(jì)40年代：起源20世紀(jì)以來，文件數(shù)量急劇增長(zhǎng)是各國(guó)普遍現(xiàn)象，美國(guó)也不例外。30年代，美國(guó)尚未出現(xiàn)正規(guī)的文件管理，聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)以及私人企業(yè)大多按照自有意愿保存文件。但聯(lián)邦政府此時(shí)意識(shí)到有必要控制巨量文件。1934年成立的國(guó)家檔案館將鑒選需保存的政府文件作為其首要任務(wù)。為達(dá)到此目的，國(guó)家檔案館1937年開展了一次針對(duì)政府文件的全面調(diào)查，結(jié)果表明政府文件管理缺乏統(tǒng)一的制度和程序。第四節(jié)商業(yè)性文件中心20世紀(jì)40年代，美國(guó)卷入二戰(zhàn)后，聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)及其職能活動(dòng)大量增加，政府文件也出現(xiàn)了史無前例的爆炸式增長(zhǎng)。國(guó)家檔案館1941年設(shè)立“文件管理項(xiàng)目”(RecordManagementProgram)，用來規(guī)劃、指導(dǎo)聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)文件管理；1945年國(guó)家檔案館在修訂《1943年文件處置法》(TheRecordsRetentionSchedule1943)時(shí)，加入《通用文件處置表》(GeneralRecordsRetentionSchedule),作為政府機(jī)構(gòu)系統(tǒng)處置文件的準(zhǔn)則。1948年，聯(lián)邦政府授權(quán)國(guó)家文件管理理事會(huì)研究并推薦政府文件管理項(xiàng)目的優(yōu)化方案。上述努力導(dǎo)致文件管理成為一種專門化的管理活動(dòng)。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程第四節(jié)商業(yè)性文件中心文件大量產(chǎn)生也直接促成了40年代政府文件中心的建立。1941年海軍部設(shè)置了造價(jià)低廉的臨時(shí)庫(kù)房，集中保存平時(shí)已不常使用但也不宜銷毀或向檔案館移交的大量半現(xiàn)行文件。這就是文件中心的源起。設(shè)計(jì)文件中心方案的是國(guó)家檔案館工作人員艾默特·里赫(EmmettLeahy),時(shí)任海軍部文件協(xié)作主管。他因?yàn)槲募行氖招Я己枚艿胶＼姴考为?jiǎng)。不久，文件中心在其他政府機(jī)構(gòu)推廣。政府文件中心的成功及推廣，帶動(dòng)美國(guó)商業(yè)界認(rèn)識(shí)到建立商業(yè)性文件中心的必要性。設(shè)計(jì)海軍部文件中心方案的艾默特成為“吃螃蟹的第一人”。他于1948年建立了商業(yè)檔案中心(BusinessArchivesCenter),這是美國(guó)首個(gè)商業(yè)性文件中心。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程第四節(jié)商業(yè)性文件中心20世紀(jì)50—60年代，美國(guó)商業(yè)性文件中心開始起步，中心早期主要出現(xiàn)在紐約和費(fèi)城等東北部城市，后來擴(kuò)展到其他大城市，如芝加哥和洛杉磯等。起步階段，商業(yè)性文件中心多以“搬運(yùn)和倉(cāng)儲(chǔ)公司”（movingandstoragecompany）的形式存在。它們向大公司和大機(jī)構(gòu)提供文件保存和管理服務(wù)。搬運(yùn)和倉(cāng)儲(chǔ)公司提供文件管理和保存服務(wù)具有一些優(yōu)勢(shì)，它們擁有庫(kù)房和運(yùn)輸工具，并與許多大公司和大機(jī)構(gòu)都建立有業(yè)務(wù)聯(lián)系。后來許多成功的商業(yè)性文件中心都是從搬運(yùn)和倉(cāng)儲(chǔ)公司發(fā)展起來的。不過，這些搬運(yùn)和倉(cāng)儲(chǔ)公司往往設(shè)址單一，尚未成為跨地區(qū)乃至全國(guó)性的企業(yè)。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程（二）２０世紀(jì)５０至６０年代：起步第四節(jié)商業(yè)性文件中心20世紀(jì)70年代，美國(guó)商業(yè)性文件中心快速發(fā)展。其原因主要有三：一是經(jīng)濟(jì)開始復(fù)蘇，商業(yè)迅速發(fā)展。二是字處理軟件的出現(xiàn)和使用加劇了文件數(shù)量增長(zhǎng)。三是聯(lián)邦、州、地方政府的法律法規(guī)不斷出臺(tái)，規(guī)定眾多類型的文件都必須保存以滿足法律和審計(jì)要求。面對(duì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和文件數(shù)量急劇增加的形勢(shì)，許多小企業(yè)開始重視文件管理，但苦于成山的文件堆滿租金昂貴的辦公室。由此，商業(yè)性文件中心有很強(qiáng)的市場(chǎng)需求。在快速發(fā)展階段，中心表現(xiàn)出對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的青睞。其業(yè)務(wù)除文件保存和檢索外，還包括用電腦新技術(shù)為客戶提供數(shù)據(jù)庫(kù)信息。一些中心雇用數(shù)據(jù)錄入人員幫助建立大型數(shù)據(jù)庫(kù)，以提供文件檢索、數(shù)據(jù)查考、文件和案卷盒定位查詢等多項(xiàng)服務(wù)。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程（三）２０世紀(jì)７０年代：快速發(fā)展第四節(jié)商業(yè)性文件中心20世紀(jì)80年代，美國(guó)商業(yè)性文件中心發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)勁，開始組建聯(lián)盟組織。1980年，商業(yè)性文件中心協(xié)會(huì)(TheAssociationofCommercialRecordsCenter)成立。第一批會(huì)員來自美國(guó)和加拿大，前者居多。如明尼阿波利斯市莫霍克商業(yè)文件中心、芝加哥文件管理公司、底特律倫納德兄弟文件服務(wù)中心、芝加哥文件公司、波士頓鐵山集團(tuán)、加拿大STACS文件管理公司等。商業(yè)性文件中心協(xié)會(huì)反過來推動(dòng)了商業(yè)性文件中心進(jìn)一步發(fā)展，80年代美國(guó)幾乎所有城市都建有一個(gè)或多個(gè)中心。這種勢(shì)頭影響了其他國(guó)家，商業(yè)性文件中心在世界各地紛紛建立。而80年代商業(yè)性文件中心在美國(guó)逐步成長(zhǎng)為全國(guó)性的知名產(chǎn)業(yè)。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程（四）２０世紀(jì)８０年代：組建聯(lián)盟第四節(jié)商業(yè)性文件中心90年代，美國(guó)商業(yè)性文件中心呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)勢(shì)頭，主要表現(xiàn)為商業(yè)性文件中心數(shù)量的大幅增長(zhǎng)。考察這一時(shí)期商業(yè)性文件中心協(xié)會(huì)會(huì)員數(shù)量，就能明顯看出增長(zhǎng)速度。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1991年該協(xié)會(huì)的會(huì)員公司為380個(gè)，20世紀(jì)90年代末增加到500個(gè)，2004年超過了650個(gè)。事實(shí)上，并非所有商業(yè)性文件中心都是協(xié)會(huì)會(huì)員，因此中心實(shí)際數(shù)量大大超過數(shù)百個(gè)。有人曾經(jīng)估算，美國(guó)目前存在2000家商業(yè)性文件中心，當(dāng)然這種估算可能包括一些小公司以及提供文件管理專門化服務(wù)的公司。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程（五）２０世紀(jì)９０年代：爆炸式增長(zhǎng)第四節(jié)商業(yè)性文件中心20世紀(jì)90年代后期，美國(guó)商業(yè)性文件中心出現(xiàn)優(yōu)化整合趨勢(shì)。中心本是營(yíng)利性機(jī)構(gòu)，必會(huì)注重成本、講求效率和追求利潤(rùn)。在全球企業(yè)重組、兼并、收購(gòu)風(fēng)潮盛行的大環(huán)境下，商業(yè)性文件中心也掀起了整合浪潮。大型商業(yè)性文件中心紛紛收購(gòu)或并購(gòu)小規(guī)模的中心，最典型的案例是20世紀(jì)90年代末、21世紀(jì)初鐵山公司對(duì)PierceLeahy公司價(jià)值1.1億美元的并購(gòu)。2000年2月并購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí)，公司客戶數(shù)量上升到了115000位。一、商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程（六）２１世紀(jì)：優(yōu)化整合第四節(jié)商業(yè)性文件中心從商業(yè)性文件中心的起源不難看出，它是由政府部門帶動(dòng)、以追求經(jīng)濟(jì)高效為目標(biāo)的文件管理機(jī)構(gòu)。政府機(jī)構(gòu)首創(chuàng)文件中心的原因主要有二：一是迫于文件數(shù)量急劇增長(zhǎng)的壓力，二是希望文件管理既成本低廉又不降低管理效率。商業(yè)性文件中心起步迅速，主要是因?yàn)槠髽I(yè)追求文件管理經(jīng)濟(jì)高效的動(dòng)力十分強(qiáng)勁，甚至超過政府機(jī)構(gòu)。企業(yè)基于追求利潤(rùn)最大化、效益最優(yōu)化的本質(zhì)需求，無論是實(shí)施文件管理活動(dòng)，還是建立文件管理機(jī)構(gòu)，都必然要求成本最為經(jīng)濟(jì)合算，效率最為合理優(yōu)化。而且在商業(yè)社會(huì)中，市場(chǎng)必然發(fā)揮調(diào)節(jié)作用，影響商業(yè)性文件中心的建立速度和發(fā)展規(guī)模。商業(yè)性文件中心起步迅速表現(xiàn)為地域范圍擴(kuò)展較快，從東北部城市很快蔓延到其他地區(qū)。這種地域擴(kuò)展首先集中在大城市，原因自然是大城市經(jīng)濟(jì)和商業(yè)發(fā)展較快，企業(yè)數(shù)量眾多，因而對(duì)中心的市場(chǎng)需求更強(qiáng)烈一些。二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)（一）迅速起步——追求文件管理經(jīng)濟(jì)高效的必然產(chǎn)物第四節(jié)商業(yè)性文件中心20世紀(jì)70年代起，商業(yè)性文件中心呈現(xiàn)擴(kuò)張勢(shì)頭。從70年代快速發(fā)展，到80年代組建聯(lián)盟，特別是90年代爆炸式增長(zhǎng)，表明中心擴(kuò)張相對(duì)持久，跨越了數(shù)十年。造成擴(kuò)張的原因眾多，最重要的是得益于經(jīng)濟(jì)和商業(yè)的高速增長(zhǎng)。美國(guó)經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇始于70年代，到80年代進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期。經(jīng)濟(jì)和商業(yè)高速增長(zhǎng)不僅推動(dòng)了企業(yè)數(shù)量增加，也導(dǎo)致商業(yè)活動(dòng)中紙張消費(fèi)和文件數(shù)量大幅增長(zhǎng)。美國(guó)森林和紙業(yè)協(xié)會(huì)90年代末發(fā)布了一組1989—1998年商業(yè)合同和書面文件紙張使用量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：1989年為300萬噸,1990年為310萬噸，1991年為340萬噸，1992年為350萬噸，1993年為360萬噸，1994年為390萬噸，1995年為400萬噸，1996年為430萬噸，1997年為460萬噸,1998年為480萬噸。這組數(shù)據(jù)體現(xiàn)了商業(yè)活動(dòng)紙張消費(fèi)數(shù)量的持續(xù)增長(zhǎng)，也從另一側(cè)面反映出文件數(shù)量持續(xù)增加。商業(yè)性文件中心與經(jīng)濟(jì)和商業(yè)發(fā)展緊密關(guān)聯(lián)，只有在經(jīng)濟(jì)高速增長(zhǎng)環(huán)境下，中心才會(huì)出現(xiàn)較為持久的擴(kuò)張。二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)（二）持久擴(kuò)張——與經(jīng)濟(jì)高速增長(zhǎng)同步和對(duì)技術(shù)高度重視第四節(jié)商業(yè)性文件中心導(dǎo)致商業(yè)性文件中心爆炸式增長(zhǎng)的另一重要因素是90年代外包現(xiàn)象盛行。政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、社會(huì)組織由于規(guī)模壓縮或精簡(jiǎn)合并的要求，盛行將一些業(yè)務(wù)——打印、復(fù)制、快遞、文件管理進(jìn)行轉(zhuǎn)包或外包。文件保管就是被普遍視為適合外包的業(yè)務(wù)或項(xiàng)目，越來越多的政府機(jī)構(gòu)、公司和組織開始選擇將文件保存在商業(yè)性文件中心，享受其專業(yè)服務(wù)，這也進(jìn)一步推動(dòng)了其擴(kuò)張。換個(gè)角度來看，外包的盛行恰恰是商業(yè)性文件中心服務(wù)專門化和社會(huì)化的體現(xiàn)。商業(yè)性文件中心70年代就表現(xiàn)出對(duì)技術(shù)的高度重視，甚至是依賴。及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用于文件管理和服務(wù)，是中心的普遍做法和一貫作風(fēng)。80年代對(duì)中心影響較大的技術(shù)有條形碼和光盤存儲(chǔ)。條形碼主要用于文件及其目錄查詢。一些商業(yè)性文件中心還運(yùn)用復(fù)雜的條形碼軟件程序進(jìn)行庫(kù)房管理，效果良好。光盤存儲(chǔ)終結(jié)了中心使用縮微膠片的歷史。到90年代，中心采用了更多新技術(shù)——保險(xiǎn)庫(kù)、電子保險(xiǎn)庫(kù)、災(zāi)難防御與意外防備系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)相關(guān)服務(wù)等開展業(yè)務(wù)和提供服務(wù)。保險(xiǎn)庫(kù)具有防火防盜、恒溫恒濕功能，安全性良好。二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)（二）持久擴(kuò)張——與經(jīng)濟(jì)高速增長(zhǎng)同步和對(duì)技術(shù)高度重視第四節(jié)商業(yè)性文件中心中心還可幫助客戶設(shè)計(jì)全面的災(zāi)難防御與意外防備系統(tǒng)，不僅提供數(shù)據(jù)備份，自身還可成為客戶災(zāi)難防御計(jì)劃中的一個(gè)安全地點(diǎn)。計(jì)算機(jī)相關(guān)服務(wù)的內(nèi)容是為客戶保存和運(yùn)送計(jì)算機(jī)及其配件。中心通常擁有先進(jìn)的條形碼軟件程序、安全適宜的庫(kù)房以及迅捷的快遞服務(wù)，這都有利于為客戶保存計(jì)算機(jī)及其配件，并在客戶需要時(shí)及時(shí)送達(dá)。商業(yè)性文件中心之所以高度重視技術(shù)，主要是出于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的考慮。在擴(kuò)張階段，美國(guó)乃至全球都呈現(xiàn)出科技迅猛發(fā)展的態(tài)勢(shì)，技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用十分普遍。文件管理的技術(shù)含量也日益提高。商業(yè)性文件中心作為現(xiàn)代化企業(yè)，勢(shì)必會(huì)充分利用先進(jìn)的電子、信息、通信和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，只有提供優(yōu)質(zhì)、高效的專業(yè)化文件管理和服務(wù)，才可能贏得客戶，取得競(jìng)爭(zhēng)勝利。而且，美國(guó)科技發(fā)展的領(lǐng)先地位也為中心的技術(shù)優(yōu)勢(shì)提供了有利條件。這樣一來，商業(yè)性文件中心注重技術(shù)既有本質(zhì)需求，又有保障條件，這也是其一直以來的突出特點(diǎn)。二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)（二）持久擴(kuò)張——與經(jīng)濟(jì)高速增長(zhǎng)同步和對(duì)技術(shù)高度重視第四節(jié)商業(yè)性文件中心從90年代末起，美國(guó)商業(yè)性文件中心穩(wěn)步邁入了理性發(fā)展階段,整個(gè)行業(yè)更加注重規(guī)模效益并著力保持技術(shù)優(yōu)勢(shì)。商業(yè)性文件中心掀起優(yōu)化整合浪潮是整個(gè)行業(yè)注重規(guī)模效益的表現(xiàn)。大型商業(yè)性文件中心紛紛收購(gòu)或并購(gòu)小規(guī)模的中心，目的是保持中心數(shù)量和規(guī)模的穩(wěn)定適宜。進(jìn)入21世紀(jì)，商業(yè)性文件中心依然注重新技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)自身理性發(fā)展。對(duì)中心影響較大的新技術(shù)主要有射頻認(rèn)證條形碼和全球衛(wèi)星定位技術(shù)。前者功能很多，有查詢和目錄控制功能。當(dāng)使用計(jì)算機(jī)查詢時(shí)，其條形碼會(huì)發(fā)出“回應(yīng)”，或?qū)ο到y(tǒng)就文件存址、數(shù)據(jù)領(lǐng)域、著錄內(nèi)容以及其他相關(guān)信息做出反應(yīng)。如果一份文件或一個(gè)案卷盒在沒有登記的情況下被搬離指定地點(diǎn)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出警報(bào)。此外，商業(yè)性文件中心普遍使用射頻認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行目錄控制，全球衛(wèi)星定位技術(shù)也在中心廣為應(yīng)用，主要用于文件運(yùn)輸和傳送。從中心出發(fā)的每一部運(yùn)輸車的運(yùn)行位置都可以在中心計(jì)算機(jī)屏幕顯示的地圖上及時(shí)查找到，便于中心安排和調(diào)度運(yùn)輸車輛。運(yùn)輸車上也裝有車載衛(wèi)星定位系統(tǒng)，運(yùn)輸目的地會(huì)在車載液晶顯示屏上及時(shí)顯示。中心與運(yùn)輸車輛之間能保持及時(shí)聯(lián)系。二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)（三）理性發(fā)展——穩(wěn)步追求規(guī)模效益和技術(shù)優(yōu)勢(shì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心盡管新技術(shù)帶來了許多便利和成效，但中心對(duì)技術(shù)應(yīng)用的關(guān)注更趨于理性。計(jì)算機(jī)載體的穩(wěn)定性和持久性通常是其關(guān)注問題之一。早在1998年，美國(guó)《商業(yè)周刊》就對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象做過報(bào)道。數(shù)字文件的長(zhǎng)久保存已成為當(dāng)前需要攻克的難題。麻省一家公司研制出名為“紙盤”的產(chǎn)品，在紙張上輸出打印用點(diǎn)和符號(hào)表示的數(shù)字文件。據(jù)公司介紹，這種紙盤可像傳統(tǒng)的高品質(zhì)紙張一樣保存數(shù)百年。商業(yè)性文件中心對(duì)這一變通技術(shù)表現(xiàn)出濃厚興趣，盡管沒有后續(xù)信息說明中心是否采用了紙盤，但計(jì)算機(jī)載體的穩(wěn)定性、安全性和持久性障礙促使中心對(duì)技術(shù)的采用將更加慎重。二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)（三）理性發(fā)展——穩(wěn)步追求規(guī)模效益和技術(shù)優(yōu)勢(shì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心的理性發(fā)展還表現(xiàn)為對(duì)自身發(fā)展前景的謹(jǐn)慎看待。中心已存在60余年，已經(jīng)和正在經(jīng)歷很多變化和挑戰(zhàn)。一些新技術(shù)可能會(huì)影響其發(fā)展前景。如無紙辦公的實(shí)現(xiàn)是否會(huì)導(dǎo)致商業(yè)性文件中心的消失，業(yè)界和學(xué)界尚有爭(zhēng)議。但事實(shí)證明，無紙辦公對(duì)于許多公司和機(jī)構(gòu)而言仍是難以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，紙張與電子載體將會(huì)并存相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間。而且，商業(yè)紙張消費(fèi)量依然持續(xù)增長(zhǎng)。只要有文件保存和管理的需要，商業(yè)性文件中心就有存在的必要。但商業(yè)性文件中心已經(jīng)理性地認(rèn)識(shí)到，只有著力保持技術(shù)優(yōu)勢(shì)、完善服務(wù)質(zhì)量和提高客戶滿意度，自身才能贏得更大的生存和發(fā)展空間。二、商業(yè)性文件中心的演變特點(diǎn)（三）理性發(fā)展——穩(wěn)步追求規(guī)模效益和技術(shù)優(yōu)勢(shì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心是文件中心的一種形式，是效仿政府文件中心的產(chǎn)物。政府文件中心的建立引領(lǐng)了商業(yè)性文件中心的起步。文件中心的理論依據(jù)是文件生命周期理論。美國(guó)建立的海軍部文件中心取得了巨大效益，后來在其他政府機(jī)構(gòu)得到推廣，并在美國(guó)普及，繼而成為其他國(guó)家爭(zhēng)相效仿的榜樣。商業(yè)性文件中心同樣是基于文件生命周期理論的完美實(shí)踐。商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類型，具有文件中心的基本職能和作用，主要為半現(xiàn)行文件提供保管服務(wù)，借助高科技手段為有需要的企業(yè)、機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人提供集成化、專業(yè)化和社會(huì)化的文件管理和信息服務(wù)，發(fā)揮過渡性保管機(jī)構(gòu)的作用。與政府文件中心不同的是，商業(yè)性文件中心是一種私人創(chuàng)辦的獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的營(yíng)利性、服務(wù)型企業(yè)，更加追求高效率和高效益。這種追求使商業(yè)性文件中心更充分地符合文件生命周期理論的要求。三、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的理論依據(jù)第四節(jié)商業(yè)性文件中心文件生命周期理論指出，各階段的文件由于價(jià)值形態(tài)變化其服務(wù)對(duì)象、保管場(chǎng)所和管理方式等方面也產(chǎn)生了差異，因此必須尊重各階段文件的區(qū)別，針對(duì)其價(jià)值形態(tài)的變化，對(duì)文件整體運(yùn)動(dòng)過程實(shí)施階段性管理，為各階段文件找到最適宜的保管場(chǎng)所和管理方法。商業(yè)性文件中心正是對(duì)文件實(shí)施的階段性管理，它依托先進(jìn)的科技對(duì)半現(xiàn)行文件提供集成化、專業(yè)化的管理，使文件在商業(yè)性文件中心內(nèi)部得到安全、高效的管理，成本更低、效率更高，更加經(jīng)濟(jì)實(shí)用。因此可以說，商業(yè)性文件中心是企業(yè)半現(xiàn)行文件最佳的保管場(chǎng)所，符合文件生命周期理論對(duì)階段式管理的要求。換言之，文件生命周期理論正是商業(yè)性文件中心產(chǎn)生和發(fā)展的理論基礎(chǔ)和科學(xué)依據(jù)。三、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的理論依據(jù)第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展不僅不符合文件生命周期理論階段式有效管理的要求，而且更突出地體現(xiàn)了文件生命周期理論全過程管理的思想。由于商業(yè)性文件中心的服務(wù)對(duì)象主要是企業(yè)，企業(yè)出于效益的考慮要求商業(yè)性文件中心對(duì)其文件進(jìn)行全過程管理并提供全方位服務(wù)。從文件的生成、管理和維護(hù)到最終處置，整個(gè)過程均由商業(yè)性文件中心進(jìn)行高效管理。商業(yè)性文件中心的服務(wù)內(nèi)容具有明確的專業(yè)性特點(diǎn)，從文件運(yùn)送、日常管理、安全保存、鑒定銷毀等傳統(tǒng)服務(wù)到后來增加的文件數(shù)據(jù)恢復(fù)、文件管理軟件設(shè)計(jì)、文件管理系統(tǒng)開發(fā)、信息利用、知識(shí)管理、域名托管等新型服務(wù)項(xiàng)目，不難發(fā)現(xiàn)商業(yè)性文件中心盡管名為“文件中心”，但實(shí)際上其服務(wù)范圍已經(jīng)涵蓋了文件、信息的整個(gè)生命周期?？傊?，文件生命周期理論的全過程管理思想為商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展提供了理論依據(jù)。三、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的理論依據(jù)第四節(jié)商業(yè)性文件中心文件管理是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍開展的一項(xiàng)活動(dòng)。20世紀(jì)40年代，美國(guó)基于聯(lián)邦政府文件管理的需求，建立了聯(lián)邦文件中心，以實(shí)現(xiàn)政府文件經(jīng)濟(jì)高效的管理。然而，聯(lián)邦文件中心的服務(wù)對(duì)象只是聯(lián)邦機(jī)構(gòu)，并不包括企業(yè)和其他機(jī)構(gòu)。企業(yè)與政府機(jī)構(gòu)一樣，具有文件管理的需求，在二戰(zhàn)結(jié)束后，美國(guó)經(jīng)濟(jì)開始復(fù)蘇并進(jìn)入持續(xù)發(fā)展期，企業(yè)數(shù)量迅速增加，企業(yè)形成的文件數(shù)量也隨之大幅增加，相應(yīng)產(chǎn)生了強(qiáng)烈的文件管理需求。換言之，二戰(zhàn)后的美國(guó)對(duì)文件管理存在多元化的市場(chǎng)需求，除政府機(jī)構(gòu)外，企業(yè)的需求最為迫切。艾默特·里赫看準(zhǔn)商機(jī)創(chuàng)建了商業(yè)性文件中心。應(yīng)運(yùn)而生的商業(yè)性文件中心繼承了聯(lián)邦文件中心的優(yōu)點(diǎn)，為企業(yè)和有需要的機(jī)構(gòu)提供文件管理和信息服務(wù)?？梢哉f，商業(yè)性文件中心正是為滿足文件管理多元化的市場(chǎng)需求而產(chǎn)生的，符合市場(chǎng)運(yùn)行規(guī)律。四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因（一）滿足多元化的市場(chǎng)需求第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生體現(xiàn)了社會(huì)分工的細(xì)化。20世紀(jì)50年代起，由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和管理活動(dòng)的日益復(fù)雜，社會(huì)分工日趨細(xì)化，社會(huì)生產(chǎn)和服務(wù)部門越來越專業(yè)化和專門化，產(chǎn)品和服務(wù)類型也呈現(xiàn)出專門化的特征，這是社會(huì)勞動(dòng)生產(chǎn)率不斷提高的必然結(jié)果。文件管理作為政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位普遍開展的一項(xiàng)活動(dòng)，在社會(huì)分工細(xì)化形勢(shì)的推動(dòng)下也逐漸變得更加專業(yè)化和專門化了。此時(shí)就需要有一種專門機(jī)構(gòu)來獨(dú)立承擔(dān)這種專業(yè)化和專門化的管理和服務(wù)。商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生恰恰體現(xiàn)了社會(huì)分工的細(xì)化，政府部門之外的企業(yè)和其他機(jī)構(gòu)，它們的文件管理職能轉(zhuǎn)移到商業(yè)性文件中心，由商業(yè)性文件中心獨(dú)立承擔(dān)。換言之，商業(yè)性文件中成為一種獨(dú)立承擔(dān)企業(yè)（機(jī)構(gòu)）文件、信息服務(wù)職能的專業(yè)化和專門化機(jī)構(gòu)。四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因（二）體現(xiàn)社會(huì)分工的細(xì)化第四節(jié)商業(yè)性文件中心例如，里格檔案管理有限公司（Recall）致力于為各行業(yè)的中小型私營(yíng)企業(yè)和大型跨國(guó)集團(tuán)提供一流的專業(yè)解決方案，業(yè)務(wù)范圍涵蓋整個(gè)信息生命周期，包括文檔管理、數(shù)字解決方案設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)保護(hù)和安全銷毀等多項(xiàng)服務(wù)。里格公司已經(jīng)成為全球文件、信息服務(wù)領(lǐng)域的引領(lǐng)者，通過智能化戰(zhàn)略解決方案和成熟的專業(yè)知識(shí)，幫助眾多企業(yè)和機(jī)構(gòu)客戶應(yīng)對(duì)與文件管理、數(shù)據(jù)保護(hù)和文件銷毀相關(guān)的挑戰(zhàn)。專業(yè)化的服務(wù)使得里格公司在政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位之外獨(dú)立承擔(dān)起文件、信息服務(wù)功能，充分體現(xiàn)了社會(huì)分工的細(xì)化。四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因（二）體現(xiàn)社會(huì)分工的細(xì)化第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心滿足了企業(yè)重視文件管理效益的需求。二戰(zhàn)之后，美國(guó)企業(yè)在數(shù)量增長(zhǎng)的同時(shí)也面臨著日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)本身作為營(yíng)利性機(jī)構(gòu)，追求利益最大化是其首要目標(biāo)。面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)會(huì)更加重視管理效益。文件管理作為企業(yè)的一項(xiàng)重要職能，其質(zhì)量高低必然影響企業(yè)的管理成本，降低企業(yè)的效益。因此，企業(yè)必須也必然重視文件管理，致力于追求文件管理的安全、經(jīng)濟(jì)和高效。注重效益的商業(yè)性文件中心自然會(huì)受到企業(yè)的青睞。此外，商業(yè)性文件中心也是追求文件管理規(guī)模效益的產(chǎn)物。因?yàn)樗鼘?duì)文件實(shí)行集約化、專業(yè)化管理，為客戶提供規(guī)?；?、專門化服務(wù)，避免每個(gè)企業(yè)單獨(dú)設(shè)立文件管理機(jī)構(gòu)。從整個(gè)行業(yè)乃至社會(huì)而言，商業(yè)性文件中心可以降低文件管理的成本，實(shí)現(xiàn)文件管理的規(guī)模效益。四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因（三）追求文件管理效益第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心從產(chǎn)生起一直就對(duì)技術(shù)高度重視和充分依賴。20世紀(jì)中期以來，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的第三次技術(shù)革命興起，各項(xiàng)新技術(shù)取得了迅猛發(fā)展，新技術(shù)的出現(xiàn)往往會(huì)推動(dòng)新的服務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生，而新的服務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生又會(huì)反過來刺激新技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用和發(fā)展。以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的新技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用促進(jìn)了信息服務(wù)這一新興領(lǐng)域的出現(xiàn)。商業(yè)性文件中心也可以說是文件、信息服務(wù)領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它通過充分應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)來提高文件、信息服務(wù)的水平和質(zhì)量，借助技術(shù)優(yōu)勢(shì)來彰顯自身特色和優(yōu)點(diǎn)，吸引更多的客戶、贏得更大的市場(chǎng)。換言之，商業(yè)性文件中心就是憑借其自身的先進(jìn)設(shè)施和技術(shù)水平區(qū)別于傳統(tǒng)的文件保管機(jī)構(gòu)，體現(xiàn)出其安全、優(yōu)質(zhì)、高效的專業(yè)形象。四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因（四）實(shí)現(xiàn)文件、信息服務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心之所以非常重視技術(shù)，主要是因?yàn)槭袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要。商業(yè)性文件中心完全是自主經(jīng)營(yíng)。自負(fù)盈虧的企業(yè)，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，就必須有吸引客戶的“秘笈”。20世紀(jì)中期，全球都呈現(xiàn)出科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的態(tài)勢(shì)，技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用都十分普遍。文件管理也成為技術(shù)含量日益提高的一項(xiàng)專門活動(dòng)。商業(yè)性文件中心作為現(xiàn)代化企業(yè)，勢(shì)必充分利用先進(jìn)的電子、信息服務(wù)，才可能贏得用戶的滿意，取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的勝利。四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因（四）實(shí)現(xiàn)文件、信息服務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心之所以非常重視技術(shù)，主要是因?yàn)槭袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要。商業(yè)性文件中心完全是自主經(jīng)營(yíng)。自負(fù)盈虧的企業(yè)，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，就必須有吸引客戶的“秘笈”。20世紀(jì)中期，全球都呈現(xiàn)出科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的態(tài)勢(shì)，技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用都十分普遍。文件管理也成為技術(shù)含量日益提高的一項(xiàng)專門活動(dòng)。商業(yè)性文件中心作為現(xiàn)代化企業(yè)，勢(shì)必充分利用先進(jìn)的電子、信息服務(wù)，才可能贏得用戶的滿意，取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的勝利。以里格公司為例，它是文件、信息服務(wù)行業(yè)中第一個(gè)將射頻識(shí)別技術(shù)應(yīng)用到實(shí)踐中的企業(yè)，該技術(shù)極大提高了其工作效率，也增強(qiáng)了其準(zhǔn)確性。此外，里格公司為工業(yè)自動(dòng)化公司提供的應(yīng)付賬戶文檔管理解決方案中，其他國(guó)家和地區(qū)的分公司基本以300像素的分辨率（除非另行規(guī)定）將文件進(jìn)行掃描，然后將數(shù)字圖像安全轉(zhuǎn)輸?shù)嚼锔窆疚挥谌鸬涞闹行?，并通過熱成像光學(xué)識(shí)別技術(shù)在24小時(shí)內(nèi)抓取數(shù)據(jù)且通過人工檢查以保證質(zhì)量，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在北美數(shù)據(jù)中心同時(shí)在歐洲數(shù)據(jù)中心備份?？梢?，商業(yè)性文件中心十分注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，充分發(fā)揮文件、信息服務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。四、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實(shí)踐原因（四）實(shí)現(xiàn)文件、信息服務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心美國(guó)國(guó)際文件管理者與指導(dǎo)者協(xié)會(huì)的《文件與信息管理術(shù)語詞匯表》給出的解釋——“保存其他組織的文件并以營(yíng)利為目的、提供有償服務(wù)的文件中心。”這一定義表明商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類型。商業(yè)性文件中心除具有文件中心的基本性質(zhì)和特點(diǎn)之外，還表現(xiàn)出一些特殊性。ARMA的定義強(qiáng)調(diào)了商業(yè)性文件中心的營(yíng)利性，這表明商業(yè)性文件中心是一種營(yíng)利性機(jī)構(gòu)。綜合來看，商業(yè)性文件中心是一種私人創(chuàng)辦的獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的營(yíng)利性、服務(wù)型企業(yè)，借助高科技手段為有需要的企業(yè)、機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人提供商業(yè)化、專業(yè)化和社會(huì)化的文件管理服務(wù)。五、商業(yè)性文件中心的定義和性質(zhì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心理解商業(yè)性文件中心的定義可以從以下四點(diǎn)入手：第一，商業(yè)性文件中心的開辦主體是私人企業(yè)。商業(yè)性文件中心是滿足文件管理市場(chǎng)需求的產(chǎn)物，本身是一種私人企業(yè)。第二，商業(yè)性文件中心的服務(wù)對(duì)象以私人企業(yè)、組織和個(gè)人為主，也包括政府機(jī)構(gòu)。第三，商業(yè)性文件中心的服務(wù)內(nèi)容是專業(yè)性的文件信息管理服務(wù)。第四，商業(yè)性文件中心的基本性質(zhì)是商業(yè)性和有償性。這是商業(yè)性文件中心和政府文件中心的根本區(qū)別。五、商業(yè)性文件中心的定義和性質(zhì)第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心的性質(zhì)具有明顯的企業(yè)化特征。眾所周知，企業(yè)是依法設(shè)立的一種營(yíng)利性的經(jīng)濟(jì)組織，從事生產(chǎn)、流通、服務(wù)等活動(dòng)，以生產(chǎn)或服務(wù)滿足社會(huì)需求，實(shí)行自主經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算和自負(fù)盈虧。其基本職能是從事生產(chǎn)、流通和服務(wù)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，向社會(huì)提供產(chǎn)品或服務(wù)，滿足社會(huì)需要。其本質(zhì)是追求利益的最大化。商業(yè)性文件中心從一開始就是作為企業(yè)建立的，符合企業(yè)的定義和本質(zhì)特征。商業(yè)性文件中心是由私人投資、遵照法律規(guī)定登記注冊(cè)的企業(yè)，無論類型和規(guī)模如何，都是一種服務(wù)型企業(yè)。對(duì)于企業(yè)而言，營(yíng)利是其根本目標(biāo)。鐵山公司的年度報(bào)告都會(huì)提出經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，激勵(lì)公司獲得更多的利潤(rùn)和收益。例如，公司2007年的年度報(bào)告就提出下一個(gè)五年（2008—2013年）的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是年度收入增長(zhǎng)達(dá)到8%～13%。六、商業(yè)性文件中心的綜合特征（一）機(jī)構(gòu)性質(zhì)：明確企業(yè)定位第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心作為獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的企業(yè)，經(jīng)營(yíng)方式具有緊貼市場(chǎng)需求的特征。只有根據(jù)市場(chǎng)需求進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，商業(yè)性文件中心才能生存發(fā)展，實(shí)現(xiàn)利益最大化。這種緊貼市場(chǎng)需求主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：一是經(jīng)營(yíng)宗旨緊貼市場(chǎng)需求。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)宗旨決定著其經(jīng)營(yíng)方式。商業(yè)性文件中心的經(jīng)營(yíng)宗旨就是緊貼市場(chǎng)需求，客戶至上。作為服務(wù)型企業(yè)，商業(yè)性文件中心必須牢記只有滿足客戶的需求，自身才有生存和發(fā)展空間。二是經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)分布緊貼市場(chǎng)需求。當(dāng)前，商業(yè)性文件中心在經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)的選擇和分布上也充分緊貼市場(chǎng)需求。從整體分布來看，截至2012年，在國(guó)際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)（PRISM）登記注冊(cè)的592家商業(yè)性文件中心雖然遍及全球各大洲，但主要集中在北美洲和歐洲。六、商業(yè)性文件中心的綜合特征（二）經(jīng)營(yíng)方式：緊貼市場(chǎng)需求第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心的業(yè)務(wù)十分廣泛，從傳統(tǒng)文件保管到現(xiàn)代信息服務(wù)都包含在內(nèi)。綜合而言，商業(yè)性文件中心的業(yè)務(wù)可以有兩種劃分。一是從管理對(duì)象分，可分為針對(duì)紙質(zhì)文件的業(yè)務(wù)和針對(duì)電子文件的業(yè)務(wù)。前者包括文件搬運(yùn)、裝具或設(shè)備提供、文件清潔、文件整理立卷、影像載體保存、開放排架、庫(kù)房管理、縮微復(fù)制、文件回收、文件銷毀、硬拷貝、編制檢索工具等業(yè)務(wù)；后者包括文件管理方案設(shè)計(jì)、文件數(shù)字化、文件管理系統(tǒng)開發(fā)、文件管理軟件設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)重置、災(zāi)備計(jì)劃編制、電子保存、電子文件管理、電子郵件管理等業(yè)務(wù)。二是從服務(wù)特點(diǎn)分，可分為基本服務(wù)和延伸服務(wù)?；痉?wù)包括運(yùn)送、保管、銷毀、編制目錄索引、掃描、數(shù)據(jù)備份、災(zāi)后恢復(fù)、制定保管期限表等；延伸服務(wù)包括業(yè)務(wù)外包、專業(yè)咨詢、技術(shù)支持、知識(shí)產(chǎn)權(quán)服務(wù)、員工培訓(xùn)等。六、商業(yè)性文件中心的綜合特征（三）業(yè)務(wù)內(nèi)容：在廣泛的基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)展第四節(jié)商業(yè)性文件中心商業(yè)性文件中心具有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，特備注重服務(wù)的價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。例如鐵山公司的經(jīng)營(yíng)理念之一就是把客戶文件當(dāng)做自己的財(cái)產(chǎn)保管，確保其安全可靠。商業(yè)性文件中心對(duì)安全的重視和強(qiáng)調(diào)是擺在第一位的，保障安全的措施是多方面的，滲透在商業(yè)性文件中心運(yùn)作的方方面面。像數(shù)據(jù)的備份