合同管理規(guī)定——運營支持部內(nèi)容大綱1.合同管理規(guī)定的目的及適用范圍2.合同種類的劃分和管理辦法3.合同管理的相關(guān)流程4.合同管理規(guī)定相關(guān)注意事項目的

從運營角度：充分滿足運營對合同使用需求,保證運營在日常合同使用及時性,一目了然便于取用。What？從助理團隊角度：對合同使用規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化,使助理在日常合同管理中井井有條,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),提升助理合同管理能力。降低合同丟失的風(fēng)險適用于全體助理和運營中心所有員工合同種類的劃分合同合同包合同租賃合同買賣合同北京市房屋租賃合同；租賃定金協(xié)議書 ；委托支付租賃定金協(xié)議書；權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)移協(xié)議;

鑰匙托管協(xié)議；房屋出租居間需求登記表看房確認書；居間成交確認書；過戶、按揭代理合同；公積金貸款補充協(xié)議；置換定金協(xié)議書；和解協(xié)議書；房屋出售居間協(xié)議委托支付買賣定金協(xié)議書；備忘錄；房屋購買居間協(xié)議及看房確認書；鑰匙托管協(xié)議書；房屋出售居間登記表。正常管理非正常管理區(qū)別：作廢聯(lián)次不齊全也可以上交合同管理流程流程說明合同預(yù)定入庫登記領(lǐng)取登記合同反饋合同交接核對1、每月1號17：00前助理將次月的預(yù)定合同數(shù)量填寫到《合同預(yù)定表》合同管理專員匯總2、每月5號17：00前合同管理專員將上月采購下發(fā)合同編號下發(fā)區(qū)域助理要求2個工作日內(nèi)限期核對反饋，過期不予更改。1、采購部將各區(qū)預(yù)定合同下發(fā)到各區(qū)內(nèi)，由區(qū)域店助主管下發(fā)給各店助理2、店面助理將領(lǐng)取到店的合同1個工作日內(nèi)在領(lǐng)用登記庫存表中對所有合同進行登記，以備查詢。

1、在合同柜中每類合同配套相應(yīng)合同夾，并在合同夾配置明顯合同類型標(biāo)志2、每類合同夾中只留存不少于5份不多于10份合同，方便檢查3、當(dāng)經(jīng)紀(jì)人或店經(jīng)理領(lǐng)取合同時，指導(dǎo)他們使用領(lǐng)用登記本進行登記并簽字確認。4、經(jīng)紀(jì)人或店經(jīng)理每次領(lǐng)取合同或定金最多不能超過兩份助理必須24小時反饋合同使用情況，以保證合同無丟失，助理每天早上到店后，應(yīng)對合同夾中的合同進行清點；并且對領(lǐng)用登記上的領(lǐng)出進行反饋；

反饋中，對經(jīng)紀(jì)人給予的不同反饋結(jié)果應(yīng)給予不同的解決方案：

當(dāng)助理休息或要外出時，要給予店面充足的合同使用，可以將鑰匙交接給店經(jīng)理，根據(jù)合同柜鑰匙交接表進行登記每月8號前合同管理專員將整理好的庫存表下發(fā)，區(qū)域助理進行核對檢查。月底上交紙版已用未用作廢丟失重點步驟如何進行？助理應(yīng)主動要求看一下已簽的合同，并對當(dāng)天需要報的合同進行合同反饋登記，如此合同已簽，應(yīng)及時上報。并且對已簽合同填寫成交記錄表備檔助理在報合同時將合同中涉及到的合同號列到《助理報單登記表》中，在報合同過程中交由權(quán)證主辦/業(yè)績組簽字確認，紙版自己留存，每周一下班前區(qū)域助理將上周報送的《助理報單登記表》電子版上傳合同管理專員處，并由合同管理專員將合同號記錄到《店面合同庫存表》中。

階段1：已使用助理需將作廢的全部聯(lián)次收回，備檔。每月第二周固定時間段來合同專職助理處交還作廢合同。作廢合同如出現(xiàn)缺粉聯(lián)和綠聯(lián)，填寫通用審批單區(qū)經(jīng)理簽字并填寫《作廢合同明細表》電子版及紙版，隨作廢合同一起上交給合同專職助理。

助理發(fā)現(xiàn)合同丟失，24小時內(nèi)上報區(qū)助。并且?guī)椭?jīng)紀(jì)人進行查找，如3個工作日內(nèi)未找到，上報給合同專職助理，同時填寫通用審批單區(qū)經(jīng)理簽字，《合同丟失確認單》由責(zé)任人和店經(jīng)理簽字，隨時上交給合同專職助理。

階段2：已作廢階段3：已丟失合同包管理的流程合同包的合同追蹤1.1領(lǐng)用人在合同包領(lǐng)取24小內(nèi)，該店助理應(yīng)對合同去向及時進行追蹤。1.2店面助理每周一下班將本合同包使用情況上報于區(qū)助理。1.3每簽一單，助理只提供一個合同包。①②③④注意：合同包管理的細節(jié)合同包使用注意事項：2.1在合同包使用過程中，如出現(xiàn)合同作廢或其他情況，再行領(lǐng)取相應(yīng)合同時，助理應(yīng)從合同庫中進行領(lǐng)用，不要破壞其他合同包。2.2對作廢再次領(lǐng)取的合同，只需要在相應(yīng)合同包處進行補充登記。2.3對作廢的合同，助理應(yīng)及時進行追蹤及檢查，及時收回。

合同包使用反饋：(1)、已使用：領(lǐng)用人將合同交于助理，助理整理后報件。填寫助理報單登記表。(2)、已作廢：作廢的合同交還到助理處，由助理從合同庫中取相應(yīng)合同作為替換。(3)、已丟失：對領(lǐng)用人進行處罰，填寫通用審批單上交合同專職助理。(4)、未使用：對未使用的合同直接交還給助理入庫。

我們到底要采集和檢查哪些數(shù)據(jù)？合同管理合同預(yù)定合同交接合同反饋合同領(lǐng)用管理工具借用合同登記表離職合同交接單合同預(yù)定表合同庫存表助理報單登記表作廢合同登記表合同丟失確認單我們所需要用到的管理工具合同管理中我們的職責(zé)負責(zé)店面內(nèi)各類合同文本的庫存數(shù)量的備份，合同預(yù)定上交。負責(zé)店面合同的管理。負責(zé)合同24小時的追蹤反饋。負責(zé)店面作廢合同/丟失情況整理及上交公司。負責(zé)配合各層級人員店面合同管理情況的檢查。合同管理的注意事項借合同的情況需將所借合同號碼提前報給合同專職助理，雙方簽字確認并傳真至合同專職助理處，如助理未及時報備，出現(xiàn)問題由合同所屬店面助理負責(zé)。

如出現(xiàn)臨時領(lǐng)合同的現(xiàn)象，助理需提前申請，由部門經(jīng)理簽字，合同專職助理才能給予發(fā)放。臨時領(lǐng)合同的現(xiàn)象只能有以下幾種方式：新店開店，市場原因交然增加，特殊原因（店面被盜等原因）。助理在每