IICS03.080.01A16DB4407FilingSpecificationsfor江門市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布IDB4407/T63—2020 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14總體要求 15建檔立卷 26檔案整理要求 27檔案保管要求 38借閱、使用和銷毀 4附錄A（資料性附錄）檔案借閱登記表 5附錄B（資料性附錄）銷毀清冊(cè) 6DB4407/T63—2020本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則編寫。本標(biāo)準(zhǔn)由江門市市場(chǎng)監(jiān)督管理局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：廣東省江門市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)與編碼所、臺(tái)山市水步鎮(zhèn)公共服務(wù)中心。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：張沛賢、韋涵靜、夏雪利、何庭輝、程學(xué)君。1DB4407/T63—2020公共服務(wù)中心檔案立卷歸檔規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了各級(jí)公共服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱“服務(wù)中心”）對(duì)檔案管理的總體要求、建檔立卷、檔案整理要求、檔案保管要求、借閱、使用和銷毀等。本標(biāo)準(zhǔn)適用于服務(wù)中心檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范DA/T22-2015歸檔文件的整理規(guī)則3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1案卷file指具有有機(jī)聯(lián)系的若干文件的集合體。3.2立卷establishingadossier指將辦理完畢需要繼續(xù)保存的、具有有機(jī)聯(lián)系的一組材料按照立卷的方法和要求，立成案卷的過程。3.3歸檔filing指辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成案卷之后移交檔案室保存的過程。4總體要求4.1凡服務(wù)中心在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子存儲(chǔ)介質(zhì)等不同形式的歷史記錄均應(yīng)建檔立卷。4.2歸檔材料由服務(wù)中心內(nèi)設(shè)各科室/組別分別收集、分類整理，統(tǒng)一設(shè)專人、專室集中立卷、有序排列、存放和管理。4.3服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作給予重視和支持，經(jīng)常過問，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題。2DB4407/T63—20204.4檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)。4.5檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)，遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密，熱愛檔案工作，學(xué)習(xí)鉆研檔案業(yè)務(wù)。4.6建立紙質(zhì)檔案，宜同時(shí)建立電子檔案，電子檔案的整理、歸檔和管理按GB/T18894的規(guī)定進(jìn)行。5建檔立卷5.1基本原則5.1.1分類成卷或入盒的檔案，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系。5.1.2卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，便于保管和利用。5.1.3歸檔的文件應(yīng)符合文檔一體化管理要求，材料份數(shù)以及每份存檔文件的組成、內(nèi)容均應(yīng)齊全完整。5.2立卷方法5.2.1對(duì)歸檔材料先劃分門類。5.2.2按問題立卷法。在每一大門類下，將反映“一事”、“一項(xiàng)目”、“一個(gè)活動(dòng)”的材料組成一卷。一個(gè)案卷內(nèi)的材料集中反映一個(gè)問題、一個(gè)項(xiàng)目或一項(xiàng)活動(dòng)，方便按照問題查找利用檔案。5.2.3按名稱立卷法。在每一大門類下，按照材料的二級(jí)細(xì)分類別名稱分別組卷，將具有相同類別名稱的材料組成一個(gè)案卷，方便按照材料類別屬性查找利用檔案。5.2.4在具體工作中應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要選擇使用其中一種立卷法，或者兩種組合使用。6檔案整理要求6.1分類6.1.1立卷歸檔材料的門類主要包括：a)各級(jí)往來的文件材料；b)服務(wù)中心工作活動(dòng)中形成的材料；c)會(huì)議材料；d)機(jī)構(gòu)、人事材料；e)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)材料；f)基建材料；g)設(shè)備、儀器材料；h)業(yè)務(wù)辦理材料；i)其他具有歷史查考和利用價(jià)值的材料。6.1.2歸檔材料采用年度-保管期限兩級(jí)分類。a)按年度分類將歸檔材料按其形成年度分類。若單件檔案涉及跨年度的，按件內(nèi)第一排序文件的形成日期確定。b)按保管期限分類將歸檔材料按劃定的保管期限分類。6.2組件組件按DA/T22的5.1的規(guī)定進(jìn)行。3DB4407/T63—20206.3編號(hào)6.3.1歸檔材料應(yīng)依立卷、分類方法和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性及簡(jiǎn)單性原則。6.3.2檔號(hào)的結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類號(hào)/二級(jí)分類碼.年度-保管期限-件號(hào)。代碼之間用“-”連接，檔案門類與年度之間用“.”分隔。如“XXXX-A01.2019-Y-0001”。6.3.3檔號(hào)的編碼規(guī)則：a)全宗號(hào)：立檔單位名稱的縮寫，用四個(gè)大寫字母表示。b)檔案門類號(hào)/二級(jí)分類碼.年度：檔案門類號(hào)見表1。二級(jí)分類碼是對(duì)每一門類的歸檔材料進(jìn)一步細(xì)分類別碼，服務(wù)中心根據(jù)自身情況建立每一門類下的二級(jí)分類碼表，二級(jí)分類碼用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。年度為材料形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2019”。表1檔案門類代碼ABCDEFGHGc)保管期限：分為永久，定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。d)件號(hào)：為單件歸檔材料在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0001”6.4編目組件按DA/T22的5.5的要求進(jìn)行。7檔案保管要求7.1歸檔時(shí)間7.1.1一般應(yīng)在第二年一季度前完成對(duì)上一年度材料的歸檔。7.1.2基建類材料應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)歸檔。7.1.3會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。7.1.4磁帶、光盤、照片及底片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。7.2保管要求7.2.1為確保檔案的安全，應(yīng)設(shè)置檔案專用框架。檔案室要牢固，并有防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施，經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如有破損或字跡失真的，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。7.2.2建立、健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。7.2.3檔案工作人員應(yīng)熟悉服務(wù)中心的歷史和所藏檔案情況，編制必要的檢索工具。應(yīng)不斷采用新的技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。4DB4407/T63—20208借閱、使用和銷毀8.1借閱和使用8.1.1借閱檔案首先填寫《檔案借閱登記表》見附錄A，經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。8.1.2檔案借出后，要督促按期歸還，并檢查維護(hù)檔案文件的完整齊全。如發(fā)現(xiàn)遺失和污損檔案文件等情況，要追究有關(guān)借閱人的責(zé)任，索回遺失檔案材料，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)予以處理。8.1.3借閱檔案人員要對(duì)檔案特別愛護(hù)，禁止涂改、勾畫、拆散和抽換案卷，確保檔案原貌和整潔。借閱檔案時(shí)，不得轉(zhuǎn)借他人或給無關(guān)人員閱覽。借閱人員對(duì)案卷要妥善保管，防止遺失、泄密，以確保案卷的安全。未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄和復(fù)制。8.1.4外單位查閱服務(wù)中心檔案必須持有單位介紹信，并經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可閱覽使用。8.2銷毀8.2.1服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同中心內(nèi)有關(guān)科室/組別、檔案室，并根據(jù)國(guó)家和上級(jí)主管部門規(guī)定，結(jié)合本單位的情況，制訂出服務(wù)中心檔案材料保管期限表。8.2.2銷毀的檔案須保存期滿，銷毀前須經(jīng)服務(wù)中心指定的檔案鑒定小組認(rèn)真鑒定后實(shí)施。8.2.3檔案室應(yīng)根據(jù)檔案材料保管期限表的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際工作情況會(huì)同各科室/組別人員對(duì)所管的檔案材料進(jìn)行鑒定。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案需要銷毀時(shí)，應(yīng)寫出銷毀檔案報(bào)告，說明擬銷毀檔案的理由和所屬年代、保管期限、銷毀數(shù)量和簡(jiǎn)要內(nèi)容，經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可銷毀。8.2.4銷毀檔案，應(yīng)編寫“銷毀檔案目錄”或在原“案卷目錄”上予以注銷。銷毀檔案須派專人（兩人以上）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《銷毀清冊(cè)》（見附錄B）上簽名。5DB4407/T63—2020（資料性附錄）檔案借閱登記表檔案借閱表見表A.1。表A.1檔案借閱登記表6DB4407/T63—2020（資料性附錄） 銷毀清冊(cè)銷毀清冊(cè)見表B.1。表B.1銷毀清