大型會議接待協(xié)議書?甲方（委托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________乙方（受托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯(lián)系方式：________________鑒于甲方將舉辦大型會議，需要乙方提供專業(yè)的接待服務，經(jīng)雙方友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)的規(guī)定，就甲方委托乙方承擔本次大型會議接待事宜達成如下協(xié)議：一、服務內(nèi)容及要求（一）會議接待整體服務乙方負責為甲方舉辦的大型會議提供全方位的接待服務，包括但不限于會議期間參會人員的接送站安排、住宿安排、餐飲服務、會議場地布置、會議資料準備、會議期間的引導及協(xié)助服務等，確保會議的順利進行。（二）接送站安排1.車輛調度乙方應根據(jù)甲方提供的參會人員名單及行程信息，提前安排足夠數(shù)量的車輛，并確保車輛狀況良好、清潔衛(wèi)生。車輛類型應根據(jù)實際需求合理安排，包括但不限于轎車、商務車、大巴車等，以滿足不同人數(shù)和出行需求。2.接送時間及地點乙方需嚴格按照甲方提供的航班、車次信息，提前到達指定的機場、車站進行接送。具體接送時間和地點由雙方另行協(xié)商確定，并在會議接待計劃中明確。在接送過程中，乙方應確保按時、準確接送參會人員，避免出現(xiàn)延誤或遺漏。（三）住宿安排1.酒店選擇乙方應根據(jù)甲方的要求，選擇地理位置便利、設施齊全、服務優(yōu)質的酒店作為參會人員的住宿地點。酒店應具備良好的安全保障措施，確保參會人員的人身和財產(chǎn)安全。2.房間分配乙方負責根據(jù)參會人員的性別、職務、特殊需求等因素進行合理的房間分配，并提前將房間安排情況告知甲方。在入住過程中，乙方應協(xié)助酒店辦理入住手續(xù)，確保參會人員順利入住。3.住宿期間服務乙方應安排專人負責與酒店溝通協(xié)調，及時處理參會人員在住宿期間遇到的問題，如房間設施故障、餐飲服務需求等。確保酒店提供的早餐、清潔衛(wèi)生等服務符合甲方的要求和標準。（四）餐飲服務1.會議期間餐飲安排乙方應根據(jù)會議的日程安排，為參會人員提供符合口味和營養(yǎng)需求的餐飲服務。餐飲形式可包括自助餐、桌餐等，具體形式和標準由雙方協(xié)商確定。2.食品安全保障乙方必須嚴格遵守國家食品安全相關法律法規(guī)，確保提供的餐飲食品符合衛(wèi)生標準，杜絕食品安全事故的發(fā)生。餐飲供應商應具備合法的經(jīng)營資質，并提供相應的食品檢驗報告等證明文件。3.餐飲服務質量監(jiān)督乙方應安排專人對餐飲服務質量進行監(jiān)督檢查，及時收集參會人員的反饋意見，對餐飲服務中存在的問題及時進行整改，確保餐飲服務質量滿足甲方的要求。（五）會議場地布置1.場地選擇與布置乙方應根據(jù)會議的規(guī)模、主題和要求，選擇合適的會議場地，并按照甲方的指示進行精心布置。場地布置應包括會議桌椅擺放、音響設備調試、投影儀及幕布安裝、燈光效果調整、會議背景板制作、綠植擺放等，營造出舒適、專業(yè)的會議環(huán)境。2.會議設備設施保障乙方負責確保會議場地內(nèi)的各類設備設施正常運行，如音響系統(tǒng)、投影設備、燈光設備、網(wǎng)絡設備等。在會議開始前，乙方應進行全面的設備設施檢查和調試，確保會議期間無故障發(fā)生。若出現(xiàn)設備設施故障，乙方應及時采取措施進行維修或更換，確保會議的正常進行。（六）會議資料準備1.資料內(nèi)容乙方應根據(jù)甲方提供的會議資料清單，準備會議所需的各類資料，包括但不限于會議手冊、議程表、發(fā)言稿、嘉賓介紹資料、會議紀念品等。資料內(nèi)容應準確無誤、排版精美，并符合甲方的品牌形象和會議主題要求。2.資料印刷與分發(fā)乙方負責會議資料的印刷、裝訂工作，并確保印刷質量。在會議前，乙方應將會議資料準確無誤地分發(fā)至每位參會人員手中，確保參會人員能夠及時獲取所需資料。（七）會議期間引導及協(xié)助服務1.引導人員安排乙方應安排足夠數(shù)量的引導人員，在會議場地、酒店大堂、餐廳等區(qū)域為參會人員提供引導服務。引導人員應熟悉會議流程和場地布局，能夠及時為參會人員提供準確的信息和幫助。2.協(xié)助會議組織在會議期間，乙方應協(xié)助甲方進行會議的組織工作，如會議簽到、座位引導、設備操作協(xié)助等。確保會議的各項議程能夠順利進行，提高會議的效率和質量。3.應急處理乙方應制定應急預案，針對會議期間可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如人員突發(fā)疾病、設備故障、自然災害等，及時采取有效的應急措施進行處理。確保參會人員的生命安全和會議的正常進行。二、雙方權利與義務（一）甲方權利與義務1.權利有權對乙方提供的接待服務進行監(jiān)督檢查，提出意見和建議，并要求乙方及時整改。有權根據(jù)會議實際情況對服務內(nèi)容和標準進行調整，但應提前通知乙方。2.義務向乙方提供準確、詳細的會議信息，包括會議時間、地點、參會人員名單、會議議程、特殊要求等，并確保信息的真實性和完整性。按照本協(xié)議的約定及時支付服務費用。在會議籌備和進行過程中，積極配合乙方的工作，提供必要的協(xié)助和支持。（二）乙方權利與義務1.權利有權要求甲方按照本協(xié)議的約定支付服務費用。根據(jù)甲方提供的信息和要求，自主安排接待服務工作，但應確保服務質量符合本協(xié)議的約定和相關法律法規(guī)的要求。2.義務按照本協(xié)議約定的服務內(nèi)容、標準和時間要求，為甲方提供優(yōu)質、高效、專業(yè)的接待服務。對甲方提供的信息和資料嚴格保密，不得向任何第三方泄露。負責接待服務過程中的安全管理工作，確保參會人員的人身和財產(chǎn)安全。如因乙方原因導致發(fā)生安全事故，乙方應承擔相應的法律責任。定期向甲方匯報接待服務工作進展情況，及時溝通解決服務過程中出現(xiàn)的問題。在會議結束后，及時向甲方提交服務總結報告，總結經(jīng)驗教訓，提出改進建議。三、服務費用及支付方式（一）服務費用本次大型會議接待服務費用總計為人民幣______元（大寫：______元整）。此費用包含乙方為完成本協(xié)議約定的服務內(nèi)容所產(chǎn)生的全部費用，如接送站費用、住宿費用、餐飲費用、場地布置費用、會議資料費用、人員服務費用、稅費等。（二）支付方式1.甲方應在本協(xié)議簽訂后的______個工作日內(nèi)，向乙方支付服務費用的______%作為預付款，即人民幣______元（大寫：______元整）。2.在會議結束后的______個工作日內(nèi)，甲方對乙方的服務進行驗收。如驗收合格，甲方應在驗收后的______個工作日內(nèi)，向乙方支付剩余的服務費用，即人民幣______元（大寫：______元整）。（三）費用調整如因甲方原因導致服務內(nèi)容或標準發(fā)生變更，從而引起服務費用增加的，乙方應提前向甲方提供費用變更明細及說明，經(jīng)甲方書面確認后，甲方應按照調整后的費用支付。如因乙方原因導致服務費用增加的，由乙方自行承擔，甲方無需額外支付。四、違約責任（一）甲方違約責任1.若甲方未按照本協(xié)議約定的時間和方式支付服務費用，每逾期一日，應按照未支付金額的______%向乙方支付違約金。逾期超過______日的，乙方有權暫停服務，并要求甲方支付已完成服務部分的費用及違約金。2.若甲方提供的信息不準確或不完整，導致乙方無法按照本協(xié)議約定提供服務或造成服務延誤的，甲方應承擔相應的責任，并賠償乙方因此遭受的損失。（二）乙方違約責任1.若乙方未按照本協(xié)議約定的服務內(nèi)容、標準和時間要求提供接待服務，或服務質量不符合本協(xié)議約定的，乙方應采取措施及時整改，并賠償甲方因此遭受的損失。如乙方在甲方規(guī)定的期限內(nèi)仍未整改到位或整改后仍不符合要求的，甲方有權扣除相應的服務費用，并要求乙方承擔違約責任。2.若乙方違反保密義務，向第三方泄露甲方提供的信息和資料，乙方應承擔因此給甲方造成的全部損失，并按照本協(xié)議服務費用總額的______%向甲方支付違約金。3.若乙方因自身原因導致發(fā)生安全事故，造成參會人員人身傷害或財產(chǎn)損失的，乙方應承擔全部賠償責任，并賠償甲方因此遭受的其他損失。4.若乙方擅自將本協(xié)議約定的服務內(nèi)容轉包給第三方，甲方有權解除本協(xié)議，并要求乙方返還已支付的服務費用，同時乙方應按照本協(xié)議服務費用總額的______%向甲方支付違約金。五、保密條款雙方應對在履行本協(xié)議過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術秘密及其他機密信息予以保密。未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用對方的保密信息。本條款的保密期限為本協(xié)議生效之日起______年。六、爭議解決本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。雙方在履行本協(xié)議過程中如發(fā)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向有管轄權的人民法院提起訴訟。七、其他條款1.本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。2.本協(xié)議未盡事宜，雙方可另行協(xié)商并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律