公司印件執(zhí)照管理制度一、總則（一）目的為加強公司印件及執(zhí)照的管理，規(guī)范印件及執(zhí)照的使用流程，確保公司印件及執(zhí)照的安全、正確使用，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.嚴格審批原則：印件及執(zhí)照的使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保使用的必要性和合規(guī)性。2.安全保密原則：加強印件及執(zhí)照的安全管理，防止丟失、被盜用、篡改等情況發(fā)生，確保公司信息安全。3.專人負責原則：指定專人負責印件及執(zhí)照的保管和使用，明確其職責和權(quán)限。二、印件管理（一）印件種類公司印件包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。（二）印件的刻制1.因工作需要刻制印件，由需求部門填寫《印件刻制申請表》，詳細說明刻制印件的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后，由行政部門統(tǒng)一安排刻制印件?？讨朴〖仨氝x擇具有資質(zhì)的正規(guī)刻章單位，并嚴格按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.新刻制的印件由行政部門負責驗收，檢查印件的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等是否符合要求，并在《印件刻制申請表》上簽字確認。驗收合格后，行政部門將印件移交指定的保管人員，并做好交接記錄。（三）印件的保管1.公司設立專門的印件保管室，配備必要的安全設施，如保險柜、監(jiān)控設備等，確保印件的安全存放。2.印件保管人員必須具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印件保管制度，不得擅自將印件交予他人保管。3.不同種類的印件應分別存放，并建立印件保管臺賬，詳細記錄印件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、啟用日期、保管人等信息。4.印件保管人員應定期對印件進行檢查，確保印件的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印件有損壞、丟失等情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。（四）印件的使用1.使用印件必須填寫《印件使用申請表》，詳細說明使用印件的事項、用途、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，按照規(guī)定的審批流程進行審批。2.審批流程如下：一般事項：由部門負責人審批后，報行政部門負責人備案。重要事項：經(jīng)部門負責人、行政部門負責人審核后，報公司總經(jīng)理審批。涉及財務、合同等重要文件的印件使用，還需經(jīng)財務部門、法務部門審核后，方可使用。3.印件使用申請表經(jīng)審批通過后，印件保管人員方可根據(jù)申請表上的內(nèi)容使用印件，并在《印件使用登記表》上詳細記錄印件的使用日期、使用事項、使用人等信息。4.印件使用時，必須由印件保管人員親自加蓋印件，不得將印件交予他人代蓋。加蓋印件時，應確保印件清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。5.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印件。如因工作需要必須先行加蓋印件的，必須在加蓋印件后，對空白部分進行劃線注銷等處理，防止他人擅自添加內(nèi)容。（五）印件的歸還1.印件使用完畢后，使用人應及時將印件歸還印件保管人員，并在《印件使用登記表》上簽字確認。2.印件保管人員在收到歸還的印件后，應認真檢查印件的使用情況，如發(fā)現(xiàn)印件有損壞、丟失等情況，應及時報告行政部門，并追究使用人的責任。3.印件保管人員應定期對印件使用登記表進行整理歸檔，保存期限為[X]年。三、執(zhí)照管理（一）執(zhí)照種類公司執(zhí)照包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書等。（二）執(zhí)照的領取1.公司設立后，由行政部門指定專人負責辦理公司執(zhí)照的領取手續(xù)。辦理執(zhí)照領取手續(xù)時，應攜帶公司法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關資料，并按照工商行政管理部門的要求填寫相關表格。2.執(zhí)照領取后，行政部門應及時對執(zhí)照進行核對，檢查執(zhí)照上的信息是否準確無誤。如發(fā)現(xiàn)執(zhí)照信息有誤，應及時與工商行政管理部門聯(lián)系，辦理更正手續(xù)。3.核對無誤后，行政部門將執(zhí)照移交指定的保管人員，并做好交接記錄。（三）執(zhí)照的保管1.公司執(zhí)照應指定專人負責保管，保管人員必須具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守執(zhí)照保管制度，不得擅自將執(zhí)照交予他人保管。2.執(zhí)照應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并建立執(zhí)照保管臺賬，詳細記錄執(zhí)照的名稱、注冊號、頒發(fā)日期、保管人等信息。3.執(zhí)照保管人員應定期對執(zhí)照進行檢查，確保執(zhí)照的完好無損。如發(fā)現(xiàn)執(zhí)照有損壞、丟失等情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。（四）執(zhí)照的使用1.使用執(zhí)照必須填寫《執(zhí)照使用申請表》，詳細說明使用執(zhí)照的事項、用途、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，按照規(guī)定的審批流程進行審批。2.審批流程如下：一般事項：由部門負責人審批后，報行政部門負責人備案。重要事項：經(jīng)部門負責人、行政部門負責人審核后，報公司總經(jīng)理審批。涉及對外投資、融資、重大合同簽訂等重要事項的執(zhí)照使用，還需經(jīng)財務部門、法務部門審核后，方可使用。3.執(zhí)照使用申請表經(jīng)審批通過后，執(zhí)照保管人員方可根據(jù)申請表上的內(nèi)容提供執(zhí)照復印件，并在復印件上加蓋“此復印件僅用于[具體用途]，再次復印無效”字樣的印章。4.如因工作需要使用執(zhí)照原件，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并由行政部門指定專人陪同使用。使用完畢后，應及時將執(zhí)照原件歸還保管人員，并做好交接記錄。（五）執(zhí)照的年檢及變更1.行政部門應按照國家有關規(guī)定，及時辦理公司執(zhí)照的年檢手續(xù)。辦理年檢手續(xù)時，應準備好相關資料，并按照工商行政管理部門的要求填寫年檢表格。2.如公司執(zhí)照上的信息發(fā)生變更，行政部門應及時辦理變更手續(xù)。辦理變更手續(xù)時，應攜帶公司法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、變更后的相關資料等，并按照工商行政管理部門的要求填寫變更表格。3.執(zhí)照年檢及變更完成后，行政部門應及時將相關資料整理歸檔，并更新執(zhí)照保管臺賬。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責對印件及執(zhí)照的管理情況進行定期檢查，檢查內(nèi)容包括印件及執(zhí)照的保管情況、使用情況、審批流程執(zhí)行情況等。2.行政部門應定期對印件保管人員和執(zhí)照保管人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和責任意識，確保印件及執(zhí)照的安全、正確使用。3.各部門應積極配合行政部門的檢查工作，如實提供相關資料和信息。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時整改，并將整改情況報告行政部門。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極接受工商行政管理部門、稅務部門等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供印件及執(zhí)照的使用情況等相關資料。2.如因印件及執(zhí)照管理不善，導致公司受到相關部門的處罰或造成其他損失的，公司將追究相關責任人的責任。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自使用印件及執(zhí)照。2.將印件及執(zhí)照交予他人代蓋、代管。3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印件。4.擅自更改印件及執(zhí)照上的內(nèi)容。5.因保管不善導致印件及執(zhí)照丟失、被盜用、篡改等。6.違反本制度的其他行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告處分，并責令其立即改正。2.對于違規(guī)行為較重的，給予記過、記大過處分，并視情節(jié)輕重，處以一定金額的罰款。3.對于違規(guī)行為嚴重的，給予降職、撤職處分，直至解除勞動合同，并依法追究其