工程公司報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范工程公司報銷行為，合理控制費用支出，確保公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本報銷管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等。（三）基本原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況。2.合理性原則：費用報銷應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際需要，不得隨意列支不合理費用。3.審批原則：所有費用報銷必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得報銷。4.及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、費用報銷種類及標準（一）差旅費1.定義：差旅費是指員工因公務(wù)需要出差期間發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.交通費用飛機票：根據(jù)工作需要，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后，可以乘坐飛機經(jīng)濟艙。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前申請并經(jīng)總經(jīng)理批準?；疖嚻保焊鶕?jù)工作需要選擇合適的車次，原則上應(yīng)選擇硬座或硬臥，如需乘坐軟臥，需提前申請并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。長途汽車票：根據(jù)實際情況選擇合適的長途汽車，確保出行安全和便捷。市內(nèi)交通費：在出差地市內(nèi)乘坐公共交通工具的費用，憑有效票據(jù)實報銷。如因特殊情況需要乘坐出租車的，需注明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。3.住宿費用員工出差應(yīng)根據(jù)職級選擇相應(yīng)標準的酒店住宿。具體標準如下：公司高層管理人員：可選擇五星級酒店或當?shù)赝葯n次的酒店，住宿費標準為[X]元/天。部門經(jīng)理：可選擇四星級酒店或當?shù)赝葯n次的酒店，住宿費標準為[X]元/天。一般員工：可選擇三星級酒店或當?shù)赝葯n次的酒店，住宿費標準為[X]元/天。如兩人或多人一同出差，同性員工應(yīng)合住標準間，如需單獨住宿，需提前申請并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，超出標準部分自理。4.餐飲費用出差期間的餐飲補貼按照出差自然天數(shù)計算，標準為[X]元/天。如因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費用，需提前申請并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，按照公司招待費管理制度執(zhí)行。（二）業(yè)務(wù)招待費1.定義：業(yè)務(wù)招待費是指公司為開展業(yè)務(wù)活動需要而發(fā)生的宴請、禮品、娛樂等費用。2.審批流程業(yè)務(wù)招待費報銷前需填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，詳細注明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息，經(jīng)部門負責人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單次招待費用超過[X]元的，需報總經(jīng)理批準。3.報銷標準業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制在合理范圍內(nèi)，不得鋪張浪費。招待標準應(yīng)根據(jù)招待對象的級別和業(yè)務(wù)需要合理確定。禮品費用應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，不得贈送貴重禮品。（三）辦公用品及低值易耗品1.定義：辦公用品是指公司日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材等；低值易耗品是指單位價值較低、使用期限較短的物品，如辦公桌椅、文件柜、飲水機等。2.采購流程各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《辦公用品及低值易耗品采購申請表》，經(jīng)部門負責人審核后報行政部門。行政部門匯總各部門需求后，統(tǒng)一進行采購。采購時應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保商品質(zhì)量和價格合理。3.報銷流程辦公用品及低值易耗品采購后，由行政部門負責驗收，驗收合格后填寫《辦公用品及低值易耗品驗收單》。采購人員憑發(fā)票、采購申請表、驗收單等相關(guān)憑證到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。（四）通訊費1.定義：通訊費是指員工因工作需要發(fā)生的手機話費、固定電話費等。2.報銷標準公司根據(jù)員工職級制定通訊費補貼標準，具體如下：公司高層管理人員：通訊費補貼標準為[X]元/月。部門經(jīng)理：通訊費補貼標準為[X]元/月。一般員工：通訊費補貼標準為[X]元/月。員工憑通訊費發(fā)票在補貼標準內(nèi)實報實銷。（五）車輛費用1.定義：車輛費用是指公司車輛在使用過程中發(fā)生的燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。2.車輛使用管理公司車輛由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)度，各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)行政部門批準后安排車輛。駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。車輛發(fā)生交通事故或違章行為，由駕駛員負責處理并承擔相應(yīng)費用。3.費用報銷車輛燃油費、過路費、停車費等憑有效票據(jù)實報實銷。車輛維修保養(yǎng)費應(yīng)提前申請，經(jīng)行政部門審核后送指定維修廠維修，維修費用憑發(fā)票和維修清單報銷。三、報銷流程（一）費用報銷申請1.員工發(fā)生費用支出后，應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，并填寫《費用報銷單》?！顿M用報銷單》應(yīng)詳細注明費用發(fā)生日期、事由、金額、附件張數(shù)等信息。2.對于涉及多個項目或部門的費用，應(yīng)分別填寫《費用報銷單》。（二）部門負責人審核1.員工所在部門負責人對費用報銷的真實性、合理性進行審核。審核內(nèi)容包括費用是否符合公司規(guī)定、業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生、票據(jù)是否合法有效等。2.部門負責人審核通過后，在《費用報銷單》上簽字確認。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)部門對費用報銷進行審核，主要審核票據(jù)的真實性、合法性、完整性，費用報銷是否符合公司規(guī)定的標準和流程等。2.財務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關(guān)資料。審核通過后，在《費用報銷單》上簽字確認。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)對費用報銷進行審批，重點審核費用支出是否與業(yè)務(wù)相關(guān)、是否符合公司預(yù)算等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在《費用報銷單》上簽字確認。（五）總經(jīng)理審批1.對于金額較大或重要的費用報銷，需報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司實際情況進行審批。2.總經(jīng)理審批通過后，在《費用報銷單》上簽字確認。（六）報銷支付1.經(jīng)各級審批通過的費用報銷單，由財務(wù)部門根據(jù)公司資金情況安排支付。2.報銷款項原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到報銷人個人銀行賬戶，特殊情況需現(xiàn)金支付的，需提前申請并經(jīng)財務(wù)負責人批準。四、報銷憑證要求（一）發(fā)票1.報銷必須提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得開具虛假發(fā)票。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票虛假，公司將不予報銷，并追究相關(guān)人員責任。3.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰可辨。發(fā)票如有涂改、刮擦等情況，應(yīng)要求開票方重新開具。（二）其他憑證1.除發(fā)票外，其他報銷憑證如車票、機票、住宿發(fā)票、過路費發(fā)票等也應(yīng)真實、有效。2.車票、機票等應(yīng)注明出發(fā)地、目的地、日期、票價等信息；住宿發(fā)票應(yīng)注明入住日期、退房日期、房費金額等信息。3.報銷憑證應(yīng)粘貼整齊，不得隨意粘貼或折疊。粘貼時應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘。五、報銷時間規(guī)定（一）日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。如因特殊原因未能及時報銷的，需向財務(wù)部門說明情況并經(jīng)批準。（二）差旅費報銷員工出差返回后[X]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)。（三）年終報銷每年[具體日期]前，員工應(yīng)完成當年所有費用的報銷工作。逾期未報銷的，原則上不再受理。如有特殊情況，需經(jīng)總經(jīng)理批準。六、違規(guī)處理（一）虛假報銷1.員工如有虛假報銷行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將追回已報銷款項，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.如因虛假報銷給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責任。（二）超標準報銷1.員工報銷費用超過公司規(guī)定標準的，超出部分由員工自行承擔。2.如因超標準報銷給公司造成損失的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。（三）審批流程違規(guī)1.員工未按規(guī)