公司招待用水管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司招待用水的管理，合理控制費(fèi)用支出，確保招待用水的使用符合公司規(guī)定和節(jié)約原則，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)招待活動(dòng)中使用的各類用水，包括但不限于會(huì)議室、接待室、洽談室等場所的日常招待用水，以及因業(yè)務(wù)往來臨時(shí)提供給客戶、合作伙伴等相關(guān)人員的飲用水。3.基本原則招待用水的管理應(yīng)遵循“合理安排、節(jié)約使用、規(guī)范審批”的原則。既要滿足業(yè)務(wù)招待的實(shí)際需要，又要避免浪費(fèi)，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。二、招待用水的分類及標(biāo)準(zhǔn)1.分類瓶裝水：包括不同規(guī)格（如350ml、500ml、550ml等）的塑料瓶裝飲用水。桶裝水：常見規(guī)格為18.9L的大桶飲用水，適用于人員較多的場所或持續(xù)時(shí)間較長的招待活動(dòng)。其他特殊用水：如根據(jù)客戶特殊需求提供的進(jìn)口礦泉水、功能性飲品等，但需提前經(jīng)過審批。2.標(biāo)準(zhǔn)一般業(yè)務(wù)招待：在日常的業(yè)務(wù)洽談、會(huì)議等場景中，優(yōu)先提供瓶裝水。對于參會(huì)人數(shù)較少（10人以下）的小型會(huì)議或洽談，每桌放置12瓶500ml瓶裝水；參會(huì)人數(shù)較多（1020人）的中型會(huì)議或洽談，每桌放置23瓶500ml瓶裝水；參會(huì)人數(shù)超過20人的大型會(huì)議或洽談，除每桌放置適量瓶裝水外，可根據(jù)實(shí)際情況額外準(zhǔn)備部分桶裝水。重要客戶或合作伙伴招待：根據(jù)客戶的級(jí)別和重要程度，可提供更高檔次的用水。如對于重要貴賓，可提供進(jìn)口礦泉水或功能性飲品；對于一般重要客戶，可提供品質(zhì)較好的瓶裝水。具體標(biāo)準(zhǔn)由接待部門根據(jù)實(shí)際情況提出申請，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。特殊活動(dòng)招待：如公司舉辦的大型慶典、商務(wù)宴請等活動(dòng)，需根據(jù)活動(dòng)的規(guī)模、參與人員數(shù)量及活動(dòng)性質(zhì)，綜合考慮招待用水的種類和數(shù)量。一般情況下，除保證充足的瓶裝水供應(yīng)外，可根據(jù)需要配備適量的桶裝水。對于有特定要求的活動(dòng)，如高端品鑒會(huì)等，需按照活動(dòng)策劃方案提供相應(yīng)的特殊用水，并提前做好準(zhǔn)備。三、招待用水的采購管理1.采購流程需求部門申請：各部門因業(yè)務(wù)需要使用招待用水時(shí)，應(yīng)提前填寫《招待用水采購申請表》，詳細(xì)注明所需用水的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對申請表進(jìn)行審核。如申請內(nèi)容合理、必要，簽字批準(zhǔn)后提交至行政部門。行政部門采購：行政部門收到經(jīng)審批的申請表后，負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購招待用水。采購人員應(yīng)選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保所采購的用水符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。在采購過程中，應(yīng)充分比較不同品牌、規(guī)格產(chǎn)品的價(jià)格和質(zhì)量，爭取獲得最優(yōu)的采購價(jià)格。驗(yàn)收與入庫：采購的招待用水到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，確保與采購申請一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將入庫信息登記在《招待用水庫存臺(tái)賬》上。2.供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇：行政部門應(yīng)建立招待用水供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估。選擇至少[X]家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為公司招待用水的長期合作伙伴，確保采購渠道的穩(wěn)定性和多樣性。合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。合同期限一般為[X]年，合同期滿后根據(jù)評(píng)估結(jié)果決定是否續(xù)簽。供應(yīng)商考核：行政部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)滿意度等。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通并要求整改，如整改后仍不符合要求，可考慮更換供應(yīng)商。四、招待用水的庫存管理1.庫存登記行政部門應(yīng)設(shè)立專門的《招待用水庫存臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄招待用水的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。每次采購入庫時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新臺(tái)賬記錄，確保賬實(shí)相符。2.庫存盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)：行政部門每月末對招待用水庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《招待用水庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括實(shí)際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈或盤虧數(shù)量及原因等。差異處理：如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與臺(tái)賬記錄不一致，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。對于盤盈或盤虧的情況，需填寫《招待用水庫存差異處理申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行調(diào)整，確保庫存賬目準(zhǔn)確。3.庫存保管招待用水應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)良好的倉庫或儲(chǔ)物間，避免陽光直射和受潮。倉庫應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，防止水源受到污染。同時(shí)，應(yīng)按照不同的種類、規(guī)格進(jìn)行分類存放，便于管理和取用。五、招待用水的使用管理1.領(lǐng)用制度領(lǐng)用流程：各部門需要使用招待用水時(shí)，應(yīng)填寫《招待用水領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用日期、用水種類、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核，如庫存充足，批準(zhǔn)后發(fā)放；如庫存不足，應(yīng)及時(shí)安排采購，并告知申請部門。限量領(lǐng)用：為避免浪費(fèi)，行政部門對各部門的招待用水領(lǐng)用實(shí)行限量管理。根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)量和以往用水情況，制定合理的領(lǐng)用限額。如業(yè)務(wù)量較小的部門，每月領(lǐng)用瓶裝水不得超過[X]箱；業(yè)務(wù)量較大的部門，每月領(lǐng)用瓶裝水不得超過[X]箱，桶裝水不得超過[X]桶。如有特殊情況需要超量領(lǐng)用，需提前向行政部門說明原因并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.使用監(jiān)督現(xiàn)場檢查：行政部門定期對各部門招待用水的使用情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查，查看用水是否合理、有無浪費(fèi)現(xiàn)象等。如發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)行為，應(yīng)及時(shí)制止并要求整改。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析：行政部門每月對招待用水的領(lǐng)用和使用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，包括各部門的領(lǐng)用數(shù)量、使用用途、費(fèi)用支出等。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)用水異常情況及時(shí)與相關(guān)部門溝通，查找原因并采取措施進(jìn)行改進(jìn)。3.特殊情況處理臨時(shí)增加需求：如因突發(fā)業(yè)務(wù)活動(dòng)或臨時(shí)接待重要客戶等原因，需要臨時(shí)增加招待用水，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《臨時(shí)招待用水申請表》，說明情況并提交至行政部門。行政部門應(yīng)優(yōu)先調(diào)配庫存，如庫存不足，應(yīng)緊急采購，確保招待用水及時(shí)供應(yīng)。客戶自帶用水：對于客戶自帶用水的情況，接待部門應(yīng)提前與客戶溝通，了解其需求并做好記錄。在接待過程中，如客戶自帶的用水能夠滿足需求，可不額外提供公司招待用水；如客戶自帶用水不足或有其他需求，可根據(jù)實(shí)際情況適量提供公司招待用水。六、招待用水的費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算采購成本：招待用水的采購費(fèi)用按照實(shí)際采購價(jià)格進(jìn)行核算，包括商品價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、稅費(fèi)等。采購人員應(yīng)及時(shí)收集采購發(fā)票，并將相關(guān)費(fèi)用信息準(zhǔn)確記錄在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。其他費(fèi)用：如因特殊情況需要對招待用水進(jìn)行特殊包裝、定制等產(chǎn)生的額外費(fèi)用，應(yīng)單獨(dú)核算并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后計(jì)入招待用水費(fèi)用。2.費(fèi)用報(bào)銷報(bào)銷流程：各部門在使用招待用水后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)，需提供經(jīng)審批的《招待用水采購申請表》、采購發(fā)票、《招待用水領(lǐng)用申請表》等相關(guān)憑證，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》并提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后予以報(bào)銷。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：招待用水的費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)報(bào)銷行為，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.費(fèi)用控制預(yù)算管理：公司將招待用水費(fèi)用納入年度預(yù)算管理，行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，合理編制招待用水費(fèi)用預(yù)算。在預(yù)算執(zhí)行過程中，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保不超出預(yù)算范圍。分析與改進(jìn)：財(cái)務(wù)部門定期對招待用水費(fèi)用進(jìn)行分析，與預(yù)算進(jìn)行對比，查找費(fèi)用超支或節(jié)約的原因。行政部門根據(jù)財(cái)務(wù)分析結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，如優(yōu)化采購渠道、加強(qiáng)使用管理等，不斷降低招待用水費(fèi)用。七、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的部門或個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未按規(guī)定填寫申請表，擅自采購、領(lǐng)用招待用水的；虛報(bào)、多報(bào)招待用水?dāng)?shù)量或費(fèi)用，騙取公司資金的；浪費(fèi)招待用水，情節(jié)嚴(yán)重的；其他違反本制度規(guī)定的行為。