大型集團會議管理制度總則目的為規(guī)范大型集團會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，促進信息溝通與決策執(zhí)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司召開的各類會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、部門工作會、專題研討會、項目協(xié)調(diào)會等。會議原則1.精簡高效原則：會議應(yīng)注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率，避免形式主義。2.充分準備原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程，準備充分的會議資料，確保參會人員了解會議內(nèi)容。3.民主決策原則：會議應(yīng)營造民主氛圍，鼓勵參會人員充分發(fā)表意見，依據(jù)事實和數(shù)據(jù)進行決策。4.責任落實原則：會議明確的工作任務(wù)和決策事項應(yīng)落實到具體部門和個人，明確責任人和完成時間。會議分類與組織董事會會議1.會議職責：董事會是集團的決策機構(gòu)，負責審議集團重大事項，包括戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、利潤分配、高管任免等。2.會議召集：由董事長召集和主持，董事長不能履行職務(wù)或不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。3.參會人員：董事會成員，根據(jù)會議議題可邀請高級管理人員、相關(guān)專家等列席。4.會議頻率：每年至少召開[X]次定期會議，根據(jù)需要可召開臨時會議。5.會議通知：會議通知應(yīng)提前[X]天送達董事及列席人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。6.會議記錄：董事會會議應(yīng)有專人負責記錄，會議記錄應(yīng)真實、準確、完整，由董事會秘書負責保管。監(jiān)事會會議1.會議職責：監(jiān)事會是集團的監(jiān)督機構(gòu)，負責監(jiān)督集團財務(wù)、董事和高級管理人員履職情況等。2.會議召集：由監(jiān)事會主席召集和主持，監(jiān)事會主席不能履行職務(wù)或不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上監(jiān)事共同推舉一名監(jiān)事召集和主持。3.參會人員：監(jiān)事會成員，根據(jù)會議議題可邀請相關(guān)人員列席。4.會議頻率：每年至少召開[X]次定期會議，根據(jù)需要可召開臨時會議。5.會議通知：會議通知應(yīng)提前[X]天送達監(jiān)事及列席人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。6.會議記錄：監(jiān)事會會議應(yīng)有專人負責記錄，會議記錄應(yīng)真實、準確、完整，由監(jiān)事會辦公室負責保管?？偨?jīng)理辦公會1.會議職責：總經(jīng)理辦公會是集團日常經(jīng)營管理的決策機構(gòu)，負責審議集團經(jīng)營計劃、預(yù)算方案、重大項目進展等事項。2.會議召集：由總經(jīng)理召集和主持。3.參會人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)負責人等高級管理人員，根據(jù)會議議題可邀請相關(guān)部門負責人列席。4.會議頻率：每周召開[X]次例會，根據(jù)需要可召開臨時會議。5.會議通知：會議通知應(yīng)提前[X]小時送達參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。6.會議記錄：總經(jīng)理辦公會應(yīng)有專人負責記錄，會議記錄應(yīng)真實、準確、完整，由總經(jīng)理辦公室負責保管。部門工作會1.會議職責：各部門定期召開工作會，總結(jié)部門工作進展，分析存在問題，部署下一階段工作任務(wù)。2.會議召集：由部門負責人召集和主持。3.參會人員：部門全體員工。4.會議頻率：每周召開[X]次部門例會，根據(jù)需要可召開臨時會議。5.會議通知：會議通知應(yīng)提前[X]小時送達參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等。6.會議記錄：部門工作會應(yīng)有專人負責記錄，會議記錄應(yīng)真實、準確、完整，由部門內(nèi)勤負責保管。專題研討會1.會議職責：針對集團特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或重大問題召開專題研討會，邀請相關(guān)專家、內(nèi)部人員進行深入研討，提出解決方案和建議。2.會議召集：由相關(guān)部門或項目負責人提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后召集。3.參會人員：相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?、?nèi)部業(yè)務(wù)骨干、涉及部門人員等。4.會議頻率：根據(jù)需要不定期召開。5.會議通知：會議通知應(yīng)提前[X]天送達參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等，并附上相關(guān)研討資料。6.會議記錄：專題研討會應(yīng)有專人負責記錄，會議記錄應(yīng)真實、準確、完整，由召集部門負責保管。項目協(xié)調(diào)會1.會議職責：針對集團重點項目召開項目協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)項目推進過程中的資源配置、進度安排、問題解決等事項。2.會議召集：由項目負責人召集和主持。3.參會人員：項目涉及的各部門負責人、項目團隊成員等。4.會議頻率：根據(jù)項目進度需要不定期召開。5.會議通知：會議通知應(yīng)提前[X]小時送達參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、議題等，并附上項目進展情況報告。6.會議記錄：項目協(xié)調(diào)會應(yīng)有專人負責記錄，會議記錄應(yīng)真實、準確、完整，由項目負責人指定專人保管。會議準備會議議題確定1.董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會等會議議題由董事長、監(jiān)事會主席、總經(jīng)理提出，或由相關(guān)部門、下屬單位根據(jù)工作需要提交，經(jīng)審核后確定。2.部門工作會、專題研討會、項目協(xié)調(diào)會等會議議題由部門負責人或項目負責人提出，報分管領(lǐng)導批準后確定。會議資料準備1.根據(jù)會議議題，準備相關(guān)的文件、報告、數(shù)據(jù)、圖表等資料，確保資料真實、準確、完整。2.會議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。會議通知發(fā)布1.會議通知應(yīng)明確會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、議程、議題、參會人員等。2.會議通知應(yīng)提前送達參會人員，確保參會人員有足夠的時間安排工作，準時參加會議。3.對于重要會議，應(yīng)采用多種通知方式，如郵件、短信、電話等，確保通知到位。會議場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，確保會議場地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。2.提前安排會議場地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀安裝、資料擺放等，確保會議順利進行。會議組織與實施會議簽到1.在會議開始前[X]分鐘，設(shè)置簽到處，安排專人負責參會人員簽到。2.簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息，確保簽到信息準確無誤。會議主持1.會議主持應(yīng)熟悉會議議程和議題，把控會議節(jié)奏，引導參會人員積極發(fā)言，確保會議順利進行。2.會議主持應(yīng)尊重參會人員的意見和建議，營造民主、和諧的會議氛圍。會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)提前做好發(fā)言準備，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)圍繞會議議題，觀點明確，論據(jù)充分，語言簡潔。2.發(fā)言應(yīng)遵循先主后次、先重點后一般的原則，避免重復和冗長。3.參會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言，如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再發(fā)表。會議討論1.會議主持應(yīng)引導參會人員圍繞會議議題進行充分討論，鼓勵不同觀點的碰撞和交流。2.討論應(yīng)注重事實和數(shù)據(jù)，避免情緒化和主觀臆斷。3.對于討論中出現(xiàn)的分歧，應(yīng)通過充分溝通和協(xié)商，尋求共識和解決方案。會議決策1.根據(jù)會議討論結(jié)果，需要做出決策的事項，應(yīng)按照集團決策程序進行決策。2.決策應(yīng)明確決策事項、決策依據(jù)、決策結(jié)果、責任人和完成時間等內(nèi)容。3.決策結(jié)果應(yīng)及時傳達給相關(guān)部門和人員，確保決策得到有效執(zhí)行。會議記錄1.會議記錄應(yīng)真實、準確、完整地記錄會議的全過程，包括會議基本信息、參會人員發(fā)言、會議討論內(nèi)容、會議決策結(jié)果等。2.會議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式和語言，字跡清晰，便于查閱和存檔。3.會議記錄應(yīng)由專人負責記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達能力和速記能力。會議后續(xù)工作會議紀要整理1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀要，會議紀要應(yīng)突出會議重點，準確反映會議決策結(jié)果和工作部署。2.會議紀要應(yīng)經(jīng)會議主持或相關(guān)領(lǐng)導審核后發(fā)布。決策事項跟蹤1.對于會議決策的事項，應(yīng)明確責任部門和責任人，建立跟蹤機制，定期檢查決策事項的執(zhí)行情況。2.責任部門應(yīng)定期向會議召集部門或相關(guān)領(lǐng)導匯報決策事項的執(zhí)行進展情況，確保決策事項得到有效落實。會議資料歸檔1.會議結(jié)束后，應(yīng)將會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀要等相關(guān)資料進行整理歸檔，妥善保管。2.會議資料歸檔應(yīng)按照集團檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，便于查閱和使用。會議紀律與監(jiān)督會議紀律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議召集人請假。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、玩手機、交頭接耳等。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得隨意打斷他人發(fā)言，不得發(fā)表與會議議題無關(guān)的言論。監(jiān)督與考核1.集團辦公室負