國企電子發(fā)票管理制度總則目的為規(guī)范國企電子發(fā)票的管理，加強財務(wù)監(jiān)督，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高財務(wù)管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及財務(wù)制度，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于本國企及其所屬各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)濟活動中涉及電子發(fā)票的開具、取得、報銷、存儲、歸檔等管理工作?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：電子發(fā)票的開具、取得、報銷等環(huán)節(jié)應(yīng)真實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全高效原則：采取有效措施保障電子發(fā)票信息的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生，同時提高管理效率，降低管理成本。4.便捷服務(wù)原則：在滿足管理要求的前提下，為員工和業(yè)務(wù)部門提供便捷的電子發(fā)票服務(wù)，提高工作滿意度。電子發(fā)票的開具管理開具流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)并確認收入后，應(yīng)及時通知財務(wù)部門開具電子發(fā)票。2.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的開票信息，通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)準(zhǔn)確錄入發(fā)票內(nèi)容，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等。3.核對無誤后，點擊“開具”按鈕，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票版式文件，并發(fā)送至購買方指定的電子郵箱或手機短信。4.開具電子發(fā)票后，財務(wù)部門應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行記錄，包括發(fā)票開具時間、發(fā)票號碼、購買方信息、金額等，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計。開票信息管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保提供給財務(wù)部門的開票信息準(zhǔn)確無誤，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。如開票信息發(fā)生變更，應(yīng)及時通知財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)建立開票信息檔案，對開票信息進行分類整理和存儲，以便隨時查詢和核對。3.對于經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)往來的購買方，財務(wù)部門可將其開票信息設(shè)置為常用信息，提高開票效率。電子發(fā)票版式文件管理1.電子發(fā)票版式文件應(yīng)符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，具備完整性、準(zhǔn)確性和可讀性。2.財務(wù)部門應(yīng)定期備份電子發(fā)票版式文件，存儲介質(zhì)可選用光盤、硬盤等，備份周期可根據(jù)實際情況確定，但不得少于一年。3.備份的電子發(fā)票版式文件應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子發(fā)票的取得管理取得要求1.企業(yè)員工在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)取得電子發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票的真實性、合法性和完整性。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。2.取得的電子發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等基本要素，且發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。3.員工應(yīng)及時將取得的電子發(fā)票提交給財務(wù)部門進行報銷，報銷期限按照企業(yè)財務(wù)制度執(zhí)行。取得方式1.員工可通過以下方式取得電子發(fā)票：銷售方直接提供：銷售方在交易完成后，通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)向購買方開具并推送電子發(fā)票。電子發(fā)票服務(wù)平臺獲?。簡T工可登錄電子發(fā)票服務(wù)平臺，輸入相關(guān)信息查詢和下載自己取得的電子發(fā)票。2.員工取得電子發(fā)票后，應(yīng)妥善保存電子發(fā)票版式文件，可通過打印紙質(zhì)發(fā)票或保存電子文件的方式進行留存。打印的紙質(zhì)發(fā)票應(yīng)與電子發(fā)票版式文件內(nèi)容一致，并加蓋銷售方發(fā)票專用章。發(fā)票查驗1.財務(wù)部門在收到員工提交的電子發(fā)票后，應(yīng)通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺等渠道進行發(fā)票查驗，核實發(fā)票的真實性和有效性。2.查驗內(nèi)容包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等。如查驗結(jié)果與發(fā)票票面信息不一致，或發(fā)票為虛假發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)拒絕報銷，并及時通知員工和相關(guān)部門。3.財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票查驗記錄臺賬，記錄發(fā)票查驗時間、查驗結(jié)果等信息，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計。電子發(fā)票的報銷管理報銷流程1.員工將取得的電子發(fā)票及相關(guān)報銷憑證整理齊全后，填寫報銷單，并按照企業(yè)財務(wù)制度規(guī)定的審批流程提交審批。2.審批部門應(yīng)認真審核報銷憑證的真實性、合法性和完整性，重點審核電子發(fā)票的查驗結(jié)果、開票信息、報銷金額等是否符合規(guī)定。3.經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)報銷單金額進行付款，并將電子發(fā)票及相關(guān)報銷憑證進行歸檔保存。報銷標(biāo)準(zhǔn)1.企業(yè)應(yīng)制定明確的電子發(fā)票報銷標(biāo)準(zhǔn)，包括發(fā)票類型、報銷范圍、報銷金額上限等。報銷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)及企業(yè)財務(wù)制度的規(guī)定。2.對于不符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的電子發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)拒絕報銷，并向員工說明原因。報銷注意事項1.員工報銷電子發(fā)票時，應(yīng)確保電子發(fā)票版式文件清晰、完整，不得對發(fā)票內(nèi)容進行篡改。2.電子發(fā)票報銷時，應(yīng)同時提供相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、審批文件等證明材料，以證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性。3.如電子發(fā)票因丟失、損壞等原因無法提供原件，員工應(yīng)提供由銷售方出具的發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件，并加蓋銷售方發(fā)票專用章，同時提供發(fā)票查驗證明，經(jīng)財務(wù)部門審核同意后，方可報銷。電子發(fā)票的存儲與歸檔管理存儲方式1.財務(wù)部門應(yīng)建立電子發(fā)票存儲系統(tǒng)，對電子發(fā)票版式文件進行集中存儲。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)查詢等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.電子發(fā)票存儲系統(tǒng)可采用本地服務(wù)器存儲或云存儲的方式，具體存儲方式可根據(jù)企業(yè)實際情況確定。采用云存儲方式的，應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽良好的云服務(wù)提供商，并簽訂相關(guān)服務(wù)協(xié)議，確保數(shù)據(jù)安全。存儲期限電子發(fā)票的存儲期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于五年。存儲期限屆滿后，經(jīng)企業(yè)負責(zé)人批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進行銷毀。歸檔管理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對電子發(fā)票進行歸檔整理，按照年度、月份、發(fā)票號碼等順序進行分類編號，建立電子發(fā)票檔案目錄。2.歸檔的電子發(fā)票應(yīng)與相關(guān)的報銷憑證、業(yè)務(wù)合同、審批文件等紙質(zhì)資料進行關(guān)聯(lián)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.電子發(fā)票檔案應(yīng)存儲于安全、防火、防潮、防蟲的場所，便于查閱和調(diào)用。同時，應(yīng)建立電子發(fā)票檔案查閱登記制度，嚴格控制檔案的查閱權(quán)限。電子發(fā)票的安全管理安全措施1.企業(yè)應(yīng)加強電子發(fā)票管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對電子發(fā)票管理系統(tǒng)的操作人員進行權(quán)限管理，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保操作人員只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。3.定期對電子發(fā)票管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.財務(wù)部門應(yīng)定期對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證電子發(fā)票管理工作的正常進行。人員安全管理1.對涉及電子發(fā)票管理的工作人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人為疏忽導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或其他安全事故。2.與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在電子發(fā)票管理工作中的保密義務(wù)，對違反保密協(xié)議的行為進行嚴肅處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電子發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查電子發(fā)票的開具、取得、報銷、存儲、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計部門應(yīng)重點關(guān)注電子發(fā)票的真實性、合法性、完整性，以及發(fā)票管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。外部監(jiān)督1.企業(yè)應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供電子發(fā)票管理的相關(guān)資料