廈門國貿(mào)合同管理制度總則一、目的為規(guī)范廈門國貿(mào)（以下簡稱“公司”）的合同管理，明確合同簽訂、履行、變更、解除等各個環(huán)節(jié)的職責(zé)和程序，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位、部門（以下統(tǒng)稱“各單位”）與國內(nèi)外法人、其他組織及自然人之間簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同等。三、管理原則1.合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。2.平等自愿原則：合同當(dāng)事人的法律地位平等，應(yīng)當(dāng)遵循自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，協(xié)商確定合同的內(nèi)容。3.權(quán)責(zé)明確原則：合同應(yīng)當(dāng)明確各方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或存在歧義的條款。4.風(fēng)險控制原則：在合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對合同對方的資信狀況、履約能力等進(jìn)行充分的調(diào)查和評估，采取必要的風(fēng)險防范措施，降低合同風(fēng)險。5.備案管理原則：公司對重要合同實(shí)行備案管理，各單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定將合同文本及相關(guān)資料報送公司合同管理部門備案。四、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司合同管理部門（1）負(fù)責(zé)公司合同管理制度的制定、修訂和解釋。（2）負(fù)責(zé)公司合同的統(tǒng)一管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。（3）負(fù)責(zé)公司合同檔案的管理，包括合同文本、相關(guān)資料的收集、整理、歸檔和保管。（4）負(fù)責(zé)對各單位合同管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展合同管理培訓(xùn)和交流活動。（5）負(fù)責(zé)處理公司合同糾紛，參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟等活動。2.各單位合同管理職責(zé)（1）各單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立合同管理崗位，配備專職或兼職合同管理人員，負(fù)責(zé)本單位合同的管理工作。（2）各單位合同管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉國家法律法規(guī)和公司合同管理制度，具備一定的合同管理知識和技能。（3）各單位應(yīng)當(dāng)按照公司合同管理制度的要求，做好本單位合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等各個環(huán)節(jié)的管理工作，確保合同的合法、有效。（4）各單位應(yīng)當(dāng)將本單位簽訂的合同文本及相關(guān)資料報送公司合同管理部門備案，并按照公司合同管理部門的要求及時更新備案信息。（5）各單位應(yīng)當(dāng)積極配合公司合同管理部門的工作，及時提供合同管理所需的相關(guān)資料和信息。合同的簽訂一、合同的起草1.合同的起草應(yīng)當(dāng)由各單位合同管理人員或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確、具體、完整，避免模糊不清或存在歧義的條款。2.合同起草人員應(yīng)當(dāng)對合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款進(jìn)行認(rèn)真審查和核對，確保合同條款的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于涉及重大事項(xiàng)或法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)當(dāng)由公司法律事務(wù)部門或聘請專業(yè)律師參與起草和審核，提供法律意見和建議。二、合同的審核1.合同起草完成后，應(yīng)當(dāng)按照公司的合同審核流程進(jìn)行審核。合同審核流程包括內(nèi)部審核和外部審核兩個環(huán)節(jié)。2.內(nèi)部審核（1）各單位合同管理人員應(yīng)當(dāng)對合同文本進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、合理性和完整性等方面的內(nèi)容。初審?fù)ㄟ^后，應(yīng)當(dāng)將合同文本及相關(guān)資料報送本單位負(fù)責(zé)人審核。（2）本單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對合同的真實(shí)性、必要性和可行性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的商業(yè)合理性、風(fēng)險可控性等方面的內(nèi)容。審核通過后，應(yīng)當(dāng)在合同文本上簽署審核意見，并將合同文本及相關(guān)資料報送公司合同管理部門審核。3.外部審核（1）對于涉及重大事項(xiàng)或法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)當(dāng)由公司法律事務(wù)部門或聘請專業(yè)律師進(jìn)行審核。法律事務(wù)部門或律師應(yīng)當(dāng)對合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險可控性等方面進(jìn)行全面審核，提出法律意見和建議。（2）外部審核通過后，應(yīng)當(dāng)將合同文本及相關(guān)資料報送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對合同的重要性、必要性和可行性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的商業(yè)價值、風(fēng)險控制等方面的內(nèi)容。審核通過后，應(yīng)當(dāng)在合同文本上簽署審核意見。三、合同的簽訂1.合同簽訂前，合同雙方應(yīng)當(dāng)對合同條款進(jìn)行最后確認(rèn)，確保合同條款的準(zhǔn)確性和完整性。2.合同簽訂應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽署。授權(quán)代理人簽署合同的，應(yīng)當(dāng)出具授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和權(quán)限。3.合同簽訂后，合同雙方應(yīng)當(dāng)各執(zhí)一份合同文本，并將合同文本及相關(guān)資料報送公司合同管理部門備案。合同的履行一、合同履行的原則1.全面履行原則：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等全面履行自己的義務(wù)。2.誠實(shí)信用原則：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)遵循誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。3.及時履行原則：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的時間履行自己的義務(wù)，不得拖延履行或拒絕履行。二、合同履行的監(jiān)督1.各單位合同管理人員應(yīng)當(dāng)對本單位合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時了解合同履行過程中存在的問題和風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施加以解決。2.公司合同管理部門應(yīng)當(dāng)對公司合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期對各單位合同履行情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對于重大合同或法律風(fēng)險較高的合同，公司合同管理部門應(yīng)當(dāng)會同相關(guān)部門對合同履行情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督和管理，及時掌握合同履行動態(tài)，防范合同風(fēng)險。三、合同履行的變更和解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、生效時間等事項(xiàng)，并經(jīng)合同雙方簽字或蓋章后生效。3.對于因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，合同當(dāng)事人可以協(xié)商解除合同，并按照合同約定的方式處理合同解除后的事宜。4.合同變更或解除應(yīng)當(dāng)按照公司的合同變更或解除程序進(jìn)行審批，并將變更或解除協(xié)議及相關(guān)資料報送公司合同管理部門備案。合同的檔案管理一、合同檔案的范圍1.合同文本及相關(guān)資料，包括合同簽訂前的談判記錄、可行性研究報告、審批文件等，合同簽訂后的履行情況記錄、變更或解除協(xié)議等。2.與合同有關(guān)的往來函件、傳真、電子郵件等電子文檔。3.其他與合同管理有關(guān)的資料，如合同管理制度、合同審核記錄等。二、合同檔案的管理1.各單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立合同檔案專柜，配備專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理工作。合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉公司合同管理制度和檔案管理要求。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)按照合同編號進(jìn)行分類、整理、歸檔，并建立檔案目錄，便于查閱和管理。3.合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定確定，一般合同檔案的保管期限為10年，重要合同檔案的保管期限為20年。4.合同檔案的借閱應(yīng)當(dāng)按照公司的檔案借閱制度進(jìn)行審批，借閱人應(yīng)當(dāng)辦理借閱手續(xù)，歸還時應(yīng)當(dāng)及時清點(diǎn)檔案資料，確保檔案的安全和完整。附則一、本制度由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。二、本制度自發(fā)布之