工廠樣品收貨管理制度一、總則1.目的為規(guī)范工廠樣品收貨流程，確保樣品及時、準確、完整地接收，保證樣品質(zhì)量符合要求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于工廠所有樣品的收貨管理工作，包括但不限于原材料樣品、零部件樣品、成品樣品等。3.職責(zé)分工采購部門：負責(zé)與供應(yīng)商溝通樣品發(fā)送事宜，提供樣品相關(guān)信息，跟蹤樣品物流狀態(tài)，確保樣品按時到達工廠。質(zhì)量檢驗部門：負責(zé)制定樣品檢驗標(biāo)準和流程，對接收的樣品進行質(zhì)量檢驗，判定樣品是否合格，并出具檢驗報告。倉庫管理部門：負責(zé)樣品的收貨、入庫、存儲和保管工作，按照規(guī)定的存儲條件存放樣品，確保樣品安全、完整。使用部門：負責(zé)提出樣品需求，配合質(zhì)量檢驗部門對樣品進行檢驗和評估，根據(jù)檢驗結(jié)果決定是否使用樣品。其他相關(guān)部門：按照各自職責(zé)，協(xié)同做好樣品收貨管理工作。二、樣品收貨流程1.樣品發(fā)送通知采購部門在收到供應(yīng)商樣品發(fā)送通知后，應(yīng)及時將樣品相關(guān)信息（包括樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到達時間等）告知質(zhì)量檢驗部門、倉庫管理部門和使用部門。采購部門應(yīng)跟蹤樣品物流狀態(tài)，確保樣品按時到達工廠。如遇樣品延遲到達或其他異常情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并向相關(guān)部門說明情況。2.收貨準備倉庫管理部門在收到采購部門的樣品收貨通知后，應(yīng)做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、準備收貨工具和場地等。收貨人員應(yīng)熟悉樣品的基本信息和檢驗要求，確保能夠準確接收樣品。3.樣品接收樣品到達工廠后，收貨人員應(yīng)首先核對樣品的外包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應(yīng)及時記錄并拍照留存。收貨人員按照送貨單或其他相關(guān)憑證，核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與采購部門提供的信息一致。收貨人員在確認樣品信息無誤后，應(yīng)在送貨單或其他相關(guān)憑證上簽字確認，并將樣品交予倉庫管理部門進行入庫處理。4.樣品入庫倉庫管理部門應(yīng)按照樣品的類別、規(guī)格型號等進行分類存放，確保樣品易于查找和管理。倉庫管理部門應(yīng)建立樣品入庫臺賬，詳細記錄樣品的入庫日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對于有特殊存儲要求的樣品，倉庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定的存儲條件進行存放，如溫度、濕度、通風(fēng)等要求。5.樣品檢驗質(zhì)量檢驗部門在收到樣品后，應(yīng)按照制定的檢驗標(biāo)準和流程對樣品進行質(zhì)量檢驗。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和用途，選擇合適的檢驗方法和工具，確保檢驗結(jié)果的準確性和可靠性。質(zhì)量檢驗部門在檢驗過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時記錄并通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施進行處理。6.檢驗報告出具質(zhì)量檢驗部門在完成樣品檢驗后，應(yīng)及時出具檢驗報告，明確樣品是否合格。檢驗報告應(yīng)包括樣品的基本信息、檢驗項目、檢驗結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容，并由檢驗人員簽字確認。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)將檢驗報告及時反饋給采購部門、倉庫管理部門和使用部門。7.樣品處理根據(jù)檢驗報告的結(jié)果，使用部門決定是否使用樣品。如樣品合格，使用部門可按照相關(guān)規(guī)定進行使用；如樣品不合格，使用部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。對于不合格樣品，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取退換貨、補貨等措施，確保樣品質(zhì)量符合要求。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的處理結(jié)果，對樣品進行相應(yīng)的調(diào)整，如將合格樣品移至合格品區(qū)，將不合格樣品進行隔離存放等。三、樣品收貨標(biāo)準1.外包裝要求樣品外包裝應(yīng)完好無損，無明顯的破損、變形、污漬等情況。外包裝上應(yīng)標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保信息清晰、準確。2.樣品數(shù)量要求收貨人員應(yīng)按照送貨單或其他相關(guān)憑證核對樣品數(shù)量，確保數(shù)量準確無誤。如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺或多余，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并在送貨單或其他相關(guān)憑證上注明情況。3.樣品質(zhì)量要求樣品質(zhì)量應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準和要求，包括但不限于產(chǎn)品標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準、客戶要求等。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗方法和流程對樣品進行檢驗，確保樣品質(zhì)量合格。4.樣品標(biāo)識要求樣品上應(yīng)標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格型號、批次號等信息，確保標(biāo)識清晰、準確。對于有追溯要求的樣品，應(yīng)標(biāo)明樣品的生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)廠家等信息，以便于追溯和管理。四、樣品收貨記錄與檔案管理1.收貨記錄倉庫管理部門應(yīng)建立樣品收貨記錄臺賬，詳細記錄樣品的收貨日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、送貨單號、檢驗結(jié)果等信息。收貨記錄應(yīng)及時、準確、完整，確保能夠追溯樣品的收貨情況。2.檔案管理質(zhì)量檢驗部門應(yīng)建立樣品檢驗檔案，將檢驗報告、檢驗記錄、樣品照片等相關(guān)資料進行歸檔保存。樣品檢驗檔案應(yīng)按照樣品類別、時間等進行分類管理，便于查詢和使用。采購部門應(yīng)將樣品相關(guān)的采購合同、送貨單、發(fā)票等資料進行歸檔保存，與樣品檢驗檔案相互印證，確保樣品管理的完整性。五、樣品存儲與保管1.存儲環(huán)境要求倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和存儲要求，提供合適的存儲環(huán)境，確保樣品質(zhì)量不受影響。對于易受潮、易氧化、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取防潮、防氧化、防變質(zhì)等措施，如密封包裝、干燥存儲、低溫保存等。倉庫應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度等環(huán)境條件應(yīng)符合樣品存儲要求。2.存儲方式要求樣品應(yīng)按照類別、規(guī)格型號等進行分類存放，便于查找和管理。對于有特殊存儲要求的樣品，應(yīng)單獨存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。樣品應(yīng)整齊擺放，不得隨意堆放，避免相互擠壓、碰撞，造成樣品損壞。3.保管責(zé)任倉庫管理部門負責(zé)樣品的日常保管工作，確保樣品安全、完整。倉庫管理人員應(yīng)定期對樣品進行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。對于因保管不善造成樣品損壞、丟失等情況，倉庫管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、樣品流轉(zhuǎn)與使用1.樣品流轉(zhuǎn)樣品在工廠內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，應(yīng)填寫樣品流轉(zhuǎn)單，詳細記錄樣品的流轉(zhuǎn)日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)原因等信息。樣品流轉(zhuǎn)單應(yīng)隨樣品一同流轉(zhuǎn)，確保樣品流轉(zhuǎn)過程可追溯。接收樣品的部門應(yīng)在樣品流轉(zhuǎn)單上簽字確認，表明已收到樣品。2.樣品使用使用部門在使用樣品前，應(yīng)確認樣品質(zhì)量合格，并按照相關(guān)規(guī)定進行使用。使用部門應(yīng)妥善保管樣品，不得隨意丟棄或損壞樣品。使用部門在使用樣品過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門和采購部門。七、異常情況處理1.樣品延遲到達如樣品延遲到達，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解延遲原因，并向相關(guān)部門說明情況。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)根據(jù)樣品延遲到達的情況，合理調(diào)整檢驗計劃，確保樣品能夠及時進行檢驗。倉庫管理部門應(yīng)做好樣品延遲到達的記錄，并在樣品到達后及時安排收貨和入庫工作。2.樣品外包裝破損收貨人員在發(fā)現(xiàn)樣品外包裝破損時，應(yīng)及時記錄并拍照留存。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)根據(jù)外包裝破損情況，對樣品進行重點檢驗，確保樣品質(zhì)量不受影響。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商對破損樣品進行處理，如補貨、換貨等。3.樣品數(shù)量短缺或多余收貨人員在發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺或多余時，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并在送貨單或其他相關(guān)憑證上注明情況。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決數(shù)量差異問題，確保樣品數(shù)量準確無誤。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果，對樣品數(shù)量進行調(diào)整，并做好記錄。4.樣品質(zhì)量不合格質(zhì)量檢驗部門在發(fā)現(xiàn)樣品質(zhì)量不合格時，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施進行處理。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決樣品質(zhì)量問題，如退換貨、補貨、整改等。使用部門應(yīng)根據(jù)樣品質(zhì)量不合格的情況，決定是否繼續(xù)使用樣品，并及時調(diào)整相關(guān)工作計劃。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對樣品收貨管理工作進行監(jiān)督檢查，確保各項制度和流程得到有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括樣品收貨流程的執(zhí)行情況、樣品質(zhì)量檢驗情況、樣品存儲與保管情況、樣品流轉(zhuǎn)與使用情況等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。2.考核機制建立樣品收貨管理工作考核機制，對采購部門、質(zhì)量檢驗