鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、下屬事業(yè)單位及各村（社區(qū)）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集和整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則。檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。5.服務(wù)性原則。檔案管理工作應(yīng)圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作，積極主動(dòng)地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立綜合檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的日常管理工作。綜合檔案室的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、下屬事業(yè)單位及各村（社區(qū)）的檔案資料，確保檔案的齊全完整和安全。3.對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編目、裝訂、上架等整理工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢(xún)、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。6.負(fù)責(zé)組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。7.做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）各部門(mén)及村（社區(qū)）檔案管理人員鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、下屬事業(yè)單位及各村（社區(qū)）應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)（單位）檔案的收集、整理、移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)（單位）在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，提供相關(guān)檔案資料。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門(mén)在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、合同協(xié)議、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等紙質(zhì)文件材料。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、下屬事業(yè)單位及各村（社區(qū)）在工作中形成的照片、錄音、錄像、光盤(pán)等聲像檔案材料。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)在基本建設(shè)、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等工作中形成的圖紙、圖表、文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等專(zhuān)門(mén)檔案材料。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等個(gè)人檔案材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)（單位）應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案形成部門(mén)（單位）應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、裝訂，定期移交綜合檔案室。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門(mén)（單位）備查，一份移交綜合檔案室。4.聲像檔案材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，確保圖像清晰、聲音完整，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等相關(guān)信息。5.專(zhuān)門(mén)檔案材料應(yīng)按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的專(zhuān)業(yè)性和系統(tǒng)性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編制文件目錄。按照分類(lèi)方案進(jìn)行排列，裝訂成冊(cè)。填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊等信息，將整理好的檔案裝入檔案盒。2.聲像檔案的整理按照載體形式、年度、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每張照片、每盤(pán)錄音錄像帶等進(jìn)行編號(hào)，編制聲像檔案目錄。填寫(xiě)聲像檔案說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等相關(guān)信息。將聲像檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。3.專(zhuān)門(mén)檔案的整理按照專(zhuān)門(mén)檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。建立專(zhuān)門(mén)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的齊全完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的消防器材，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀(guān)點(diǎn)，從鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確保既不丟失有價(jià)值的檔案，又不保存已失去保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，確定檔案的價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，須經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及個(gè)人隱私等特殊情況查閱檔案的，須經(jīng)本人申請(qǐng)，所在部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人同意，綜合檔案室審核后報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時(shí)歸還。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極主動(dòng)地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對(duì)于重要檔案資料的查閱利用，綜合檔案室可根據(jù)實(shí)際情況，安排專(zhuān)人協(xié)助查閱，并做好相關(guān)記錄。3.鼓勵(lì)檔案管理人員開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)編寫(xiě)檔案參考資料、專(zhuān)題匯編等形式，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)和參考。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案的采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案清晰可讀。2.對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)專(zhuān)門(mén)檔案中的電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理和轉(zhuǎn)換，納入檔案管理信息系統(tǒng)。（三）檔案管理信息系統(tǒng)的功能1.檔案錄入功能。實(shí)現(xiàn)檔案的基本信息、文件內(nèi)容等的錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索功能。提供多種檢索方式，方便用戶(hù)快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能。記錄檔案的借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的自動(dòng)化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能。對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.系統(tǒng)安全管理功能。設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。2.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、檔案人員職責(zé)與培訓(xùn)（一）檔案人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、查閱利用等日常管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度檔案人員培訓(xùn)