非銷(xiāo)售訂單管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非銷(xiāo)售訂單的管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，滿足公司內(nèi)部運(yùn)營(yíng)及客戶需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)涉及的非銷(xiāo)售訂單，包括但不限于辦公用品采購(gòu)訂單、設(shè)備維修保養(yǎng)訂單、服務(wù)外包訂單等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括訂單內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單執(zhí)行偏差。2.及時(shí)性原則：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交訂單申請(qǐng)，相關(guān)審批環(huán)節(jié)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，確保訂單處理流程順暢，不影響公司正常運(yùn)營(yíng)。3.責(zé)任明確原則：明確訂單處理過(guò)程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。4.成本控制原則：在滿足訂單需求的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率。二、訂單申請(qǐng)（一）申請(qǐng)部門(mén)及職責(zé)1.需求部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)非銷(xiāo)售訂單申請(qǐng)表（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)說(shuō)明訂單的需求內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息。對(duì)訂單需求的必要性和合理性負(fù)責(zé)，并確保所提供信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.歸口管理部門(mén)對(duì)于特定類型的非銷(xiāo)售訂單，如辦公用品采購(gòu)訂單，由行政部門(mén)作為歸口管理部門(mén)。歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。根據(jù)審核情況，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行相應(yīng)處理，如同意申請(qǐng)、要求補(bǔ)充信息或駁回申請(qǐng)等，并將審核結(jié)果及時(shí)反饋給需求部門(mén)。（二）申請(qǐng)表內(nèi)容1.訂單基本信息訂單編號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成或按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則編制，確保訂單編號(hào)的唯一性，便于訂單跟蹤和查詢。訂單類型：明確訂單屬于辦公用品采購(gòu)、設(shè)備維修保養(yǎng)、服務(wù)外包等具體類型。申請(qǐng)日期：填寫(xiě)申請(qǐng)表提交的日期。2.需求部門(mén)信息部門(mén)名稱：填寫(xiě)提出訂單需求的具體部門(mén)。聯(lián)系人：注明負(fù)責(zé)與訂單處理相關(guān)事宜的聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。3.訂單詳細(xì)內(nèi)容需求描述：詳細(xì)說(shuō)明訂單的具體需求，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)內(nèi)容等，如有特殊要求應(yīng)在備注中注明。數(shù)量：明確訂單所需產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量。預(yù)計(jì)交貨時(shí)間：根據(jù)工作安排，預(yù)估訂單交付的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，應(yīng)具有一定的合理性和可操作性。4.預(yù)算信息預(yù)算金額：填寫(xiě)訂單預(yù)計(jì)的費(fèi)用支出，應(yīng)與需求內(nèi)容和數(shù)量相匹配。資金來(lái)源：注明訂單費(fèi)用的資金渠道，如部門(mén)預(yù)算、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等。（三）申請(qǐng)流程1.需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需求，在公司指定的訂單管理系統(tǒng)中填寫(xiě)申請(qǐng)表，并提交給歸口管理部門(mén)。2.歸口管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核。審核通過(guò)的，將申請(qǐng)表提交至下一審批環(huán)節(jié)；審核不通過(guò)的，應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)并說(shuō)明原因，需求部門(mén)根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改后重新提交申請(qǐng)。三、訂單審批（一）審批流程及權(quán)限1.一級(jí)審批歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行一級(jí)審批，主要審核訂單需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性以及與部門(mén)工作計(jì)劃的一致性等。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至二級(jí)審批環(huán)節(jié)；審批不通過(guò)的，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明原因并退回需求部門(mén)。2.二級(jí)審批根據(jù)訂單金額大小和重要程度，由相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行二級(jí)審批。訂單金額在[X]元以下的，由部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；訂單金額在[X]元以上（含[X]元）的，由公司總經(jīng)理審批。二級(jí)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表進(jìn)入訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)；審批不通過(guò)的，應(yīng)將申請(qǐng)表退回需求部門(mén)，并說(shuō)明審批意見(jiàn)。（二）審批時(shí)間要求各級(jí)審批人員應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)與需求部門(mén)溝通說(shuō)明原因。四、訂單執(zhí)行（一）采購(gòu)訂單執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)對(duì)于審批通過(guò)的采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)按照訂單要求進(jìn)行采購(gòu)。選擇合格的供應(yīng)商，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定采購(gòu)價(jià)格和交貨期，并簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時(shí)反饋訂單需求變化和質(zhì)量要求，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解并滿足公司需求。3.采購(gòu)合同管理采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂和存檔工作，確保合同的合法性和有效性。按照合同約定及時(shí)支付貨款，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）服務(wù)外包訂單執(zhí)行1.服務(wù)提供方選擇根據(jù)訂單需求，通過(guò)招標(biāo)、邀標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇合適的服務(wù)提供方。對(duì)服務(wù)提供方的資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)能力等進(jìn)行評(píng)估，確保其具備提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。2.服務(wù)合同簽訂與服務(wù)提供方簽訂服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用支付方式等條款。在合同中約定服務(wù)質(zhì)量考核指標(biāo)和違約責(zé)任，以便對(duì)服務(wù)提供方進(jìn)行監(jiān)督和管理。3.服務(wù)過(guò)程監(jiān)控安排專人對(duì)服務(wù)提供方的服務(wù)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，定期檢查服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。要求服務(wù)提供方定期提交服務(wù)報(bào)告，匯報(bào)服務(wù)進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題，以便及時(shí)調(diào)整服務(wù)計(jì)劃。（三）設(shè)備維修保養(yǎng)訂單執(zhí)行1.維修保養(yǎng)計(jì)劃制定對(duì)于設(shè)備維修保養(yǎng)訂單，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況和維護(hù)要求，制定詳細(xì)的維修保養(yǎng)計(jì)劃。維修保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)明確維修保養(yǎng)的內(nèi)容、時(shí)間安排、責(zé)任人等信息，并提前通知相關(guān)部門(mén)和人員做好準(zhǔn)備工作。2.維修保養(yǎng)實(shí)施按照維修保養(yǎng)計(jì)劃，組織專業(yè)維修人員進(jìn)行設(shè)備維修保養(yǎng)工作。在維修保養(yǎng)過(guò)程中，做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修措施、更換的零部件等信息，以便對(duì)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行跟蹤和分析。3.維修質(zhì)量驗(yàn)收維修保養(yǎng)工作完成后，由設(shè)備管理部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行維修質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，在維修記錄上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，要求維修人員重新進(jìn)行維修，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（四）訂單變更管理1.在訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更訂單內(nèi)容，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)訂單變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)訂單執(zhí)行的影響。2.訂單變更申請(qǐng)表經(jīng)歸口管理部門(mén)審核后，按照訂單審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)或服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)變更后的訂單要求及時(shí)調(diào)整采購(gòu)或服務(wù)計(jì)劃。3.因訂單變更導(dǎo)致費(fèi)用增加或交貨期延長(zhǎng)的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并與供應(yīng)商或服務(wù)提供方協(xié)商一致。五、訂單驗(yàn)收（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)于采購(gòu)訂單，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行驗(yàn)收。2.對(duì)于服務(wù)外包訂單，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)服務(wù)合同約定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等進(jìn)行驗(yàn)收。3.對(duì)于設(shè)備維修保養(yǎng)訂單，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃和相關(guān)技術(shù)規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）驗(yàn)收流程1.訂單執(zhí)行完畢后，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)訂單交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行檢查、測(cè)試、評(píng)估等工作，并填寫(xiě)訂單驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括訂單編號(hào)、訂單內(nèi)容、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果、存在問(wèn)題及整改建議等內(nèi)容。驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)明確指出問(wèn)題所在，并要求供應(yīng)商或服務(wù)提供方限期整改，整改完成后重新進(jìn)行驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收時(shí)間要求需求部門(mén)應(yīng)在收到訂單交付的產(chǎn)品或服務(wù)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)驗(yàn)收時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商或服務(wù)提供方溝通說(shuō)明原因。六、訂單付款（一）付款申請(qǐng)1.供應(yīng)商或服務(wù)提供方按照訂單要求完成交貨或服務(wù)后，應(yīng)向公司提交付款申請(qǐng)，付款申請(qǐng)應(yīng)包括訂單編號(hào)、付款金額、付款方式、發(fā)票號(hào)碼等信息。2.采購(gòu)部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括訂單執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票真實(shí)性等。審核通過(guò)后，填寫(xiě)付款審批表，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到付款審批表后，對(duì)付款金額、付款方式、發(fā)票等進(jìn)行審核，確保付款符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.根據(jù)訂單金額大小和審批權(quán)限，由相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行付款審批。訂單金額在[X]元以下的，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；訂單金額在[X]元以上（含[X]元）的，由公司總經(jīng)理審批。（三）付款時(shí)間財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在付款審批通過(guò)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)安排付款。如遇特殊情況需要延遲付款的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商或服務(wù)提供方溝通說(shuō)明原因。七、訂單歸檔（一）歸檔內(nèi)容訂單管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括申請(qǐng)表、審批表、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔保存。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，能夠準(zhǔn)確反映訂單的執(zhí)行情況和相關(guān)審批過(guò)程。2.按照訂單編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還。3.涉及公司機(jī)密信息的訂單檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立訂單管理監(jiān)督小組，由人事部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)非銷(xiāo)售訂單管理流程進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)訂單管理情況進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括訂單申請(qǐng)的合理性、審批流程的規(guī)范性、訂單執(zhí)行情況、驗(yàn)收情況、付款情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.將訂單管理工作納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)訂單管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于在訂單管理過(guò)程中存在違規(guī)行為或因工作失誤給公司造成損失的部門(mén)和個(gè)人，按照公司