建設銀行辦公室管理制度總則一、目的為了規(guī)范建設銀行辦公室的工作秩序，提高工作效率，確保各項工作的順利進行，特制定本管理制度。本制度旨在明確辦公室工作人員的職責和權(quán)限，規(guī)范辦公流程，加強內(nèi)部管理，提高服務質(zhì)量，為建設銀行的發(fā)展提供有力的支持。二、適用范圍本制度適用于建設銀行總行及各分支機構(gòu)的辦公室工作人員，包括辦公室主任、副主任、秘書、文員、行政助理等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室工作實行統(tǒng)一管理，各部門應服從辦公室的統(tǒng)一安排和協(xié)調(diào)。2.服務至上原則：辦公室工作以服務為宗旨，為建設銀行的各項業(yè)務提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。3.規(guī)范運作原則：辦公室工作應遵循規(guī)范的運作流程，確保工作的準確性和及時性。4.保密原則：辦公室工作人員應嚴格遵守保密制度，保守建設銀行的商業(yè)秘密和客戶信息。四、管理機構(gòu)及職責1.辦公室管理機構(gòu)建設銀行總行設立辦公室，負責全行辦公室工作的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和管理。各分支機構(gòu)設立辦公室，負責本機構(gòu)辦公室工作的具體實施。2.辦公室主任職責（1）全面負責辦公室的工作，制定辦公室工作計劃和管理制度，組織實施并監(jiān)督檢查。（2）協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，處理辦公室日常事務，保障辦公室工作的正常運轉(zhuǎn)。（3）負責辦公室人員的管理和考核，提出人員任免、調(diào)動、獎懲等建議。（4）組織開展辦公室培訓和學習活動，提高辦公室人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（5）負責與上級行辦公室、政府部門、合作伙伴等的溝通和協(xié)調(diào)，維護建設銀行的形象和利益。3.辦公室副主任職責（1）協(xié)助辦公室主任開展工作，具體負責某一方面的工作任務。（2）承擔辦公室主任交辦的專項工作，及時匯報工作進展情況。（3）協(xié)助辦公室主任進行人員管理和考核，提出相關(guān)意見和建議。（4）負責辦公室內(nèi)部的日常管理和協(xié)調(diào)，確保辦公室工作的高效運轉(zhuǎn)。辦公環(huán)境管理一、辦公區(qū)域劃分1.總行辦公室根據(jù)工作需要，將辦公區(qū)域劃分為不同的功能區(qū)域，如辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、資料室等。各分支機構(gòu)辦公室應根據(jù)實際情況，合理劃分辦公區(qū)域。2.辦公區(qū)域應明確標識，便于工作人員識別和使用。二、辦公設施管理1.總行辦公室負責統(tǒng)一采購和管理辦公設施，各分支機構(gòu)辦公室應根據(jù)工作需要，提出辦公設施的采購申請，經(jīng)總行辦公室審批后實施。2.辦公設施包括辦公桌椅、電腦、打印機、復印機、傳真機、電話等，各部門應合理使用辦公設施，不得私自挪用或損壞。3.辦公設施的維護和保養(yǎng)由總行辦公室負責，各分支機構(gòu)辦公室應及時報告辦公設施的故障和損壞情況，以便及時維修。三、辦公環(huán)境衛(wèi)生管理1.總行辦公室負責制定辦公環(huán)境衛(wèi)生管理制度，各分支機構(gòu)辦公室應嚴格執(zhí)行。2.辦公區(qū)域應保持整潔、衛(wèi)生，每天應進行定期清掃和消毒。3.辦公區(qū)域內(nèi)不得亂扔垃圾、隨地吐痰，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙。4.各部門應保持辦公桌面的整潔，文件資料應擺放整齊，不得隨意堆放。四、辦公安全管理1.總行辦公室負責制定辦公安全管理制度，各分支機構(gòu)辦公室應嚴格執(zhí)行。2.辦公區(qū)域應設置安全警示標志，配備必要的消防設施和安全設備。3.工作人員應遵守辦公安全規(guī)定，不得在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線，不得使用大功率電器。4.下班前，工作人員應關(guān)閉辦公設備和門窗，確保辦公區(qū)域的安全。文件管理一、文件分類1.建設銀行的文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件包括規(guī)章制度、通知、報告、請示等；外部文件包括合同、協(xié)議、函件等。2.總行辦公室負責對全行的文件進行分類管理，各分支機構(gòu)辦公室應按照總行的要求，對本機構(gòu)的文件進行分類管理。二、文件起草1.內(nèi)部文件的起草由相關(guān)部門負責，起草部門應按照文件的格式和要求，認真撰寫文件內(nèi)容。2.外部文件的起草由相關(guān)部門負責，起草部門應根據(jù)合同、協(xié)議等的模板，結(jié)合實際情況，認真撰寫文件內(nèi)容。3.文件起草完成后，應經(jīng)部門負責人審核，并報辦公室主任審批。三、文件審核1.內(nèi)部文件的審核由辦公室負責，辦公室應按照文件的格式和要求，對文件內(nèi)容進行審核。2.外部文件的審核由相關(guān)部門負責，相關(guān)部門應根據(jù)合同、協(xié)議等的模板，結(jié)合實際情況，對文件內(nèi)容進行審核。3.文件審核完成后，應經(jīng)部門負責人簽字，并報辦公室主任審批。四、文件印發(fā)1.內(nèi)部文件的印發(fā)由辦公室負責，辦公室應按照文件的印發(fā)范圍和份數(shù)，認真印制文件。2.外部文件的印發(fā)由相關(guān)部門負責，相關(guān)部門應根據(jù)合同、協(xié)議等的模板，結(jié)合實際情況，認真印制文件。3.文件印發(fā)完成后，應及時送達相關(guān)部門和人員，并做好文件的登記和存檔工作。五、文件歸檔1.總行辦公室負責對全行的文件進行歸檔管理，各分支機構(gòu)辦公室應按照總行的要求，對本機構(gòu)的文件進行歸檔管理。2.文件歸檔應按照文件的類別、年度、文號等進行分類歸檔，確保文件的完整性和可查性。3.文件歸檔后，應及時編制文件目錄，以便查閱和使用。會議管理一、會議分類1.建設銀行的會議分為總行會議和分支機構(gòu)會議?？傂袝h包括行長辦公會、全行工作會議、專題會議等；分支機構(gòu)會議包括支行行長辦公會、支行工作會議、專題會議等。2.總行辦公室負責對全行的會議進行統(tǒng)籌安排和管理，各分支機構(gòu)辦公室應按照總行的要求，對本機構(gòu)的會議進行具體實施。二、會議組織1.總行會議的組織由辦公室負責，辦公室應提前做好會議的籌備工作，包括會議通知、會議材料的準備、會議場地的安排等。2.分支機構(gòu)會議的組織由各分支機構(gòu)辦公室負責，各分支機構(gòu)辦公室應提前做好會議的籌備工作，包括會議通知、會議材料的準備、會議場地的安排等。3.會議組織人員應嚴格按照會議的議程和要求，組織會議的進行，確保會議的順利召開。三、會議記錄1.總行會議的記錄由辦公室負責，辦公室應指定專人負責會議記錄，記錄人員應認真記錄會議的內(nèi)容和決議，確保會議記錄的準確性和完整性。2.分支機構(gòu)會議的記錄由各分支機構(gòu)辦公室負責，各分支機構(gòu)辦公室應指定專人負責會議記錄，記錄人員應認真記錄會議的內(nèi)容和決議，確保會議記錄的準確性和完整性。3.會議記錄應及時整理和歸檔，作為會議決策的依據(jù)和參考。四、會議決議的執(zhí)行1.總行會議的決議由相關(guān)部門負責執(zhí)行，相關(guān)部門應按照會議的要求，制定具體的執(zhí)行計劃和措施，并及時向辦公室匯報執(zhí)行情況。2.分支機構(gòu)會議的決議由各分支機構(gòu)辦公室負責執(zhí)行，各分支機構(gòu)辦公室應按照會議的要求，制定具體的執(zhí)行計劃和措施，并及時向總行辦公室匯報執(zhí)行情況。3.辦公室應加強對會議決議執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，確保會議決議的有效執(zhí)行。車輛管理一、車輛配備1.總行辦公室根據(jù)工作需要，配備一定數(shù)量的公務車輛，各分支機構(gòu)辦公室根據(jù)工作需要，提出公務車輛的配備申請，經(jīng)總行辦公室審批后實施。2.公務車輛的配備應符合建設銀行的相關(guān)規(guī)定和標準，不得超標準配備。二、車輛使用1.公務車輛的使用應嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得用于私人用途。2.公務車輛的使用應提前申請，經(jīng)辦公室主任審批后，由車輛管理人員安排車輛。3.公務車輛的駕駛員應具備相應的駕駛資格和經(jīng)驗，嚴格遵守交通法規(guī)和公司的車輛管理制度，確保行車安全。三、車輛維護1.總行辦公室負責統(tǒng)一管理公務車輛的維護和保養(yǎng)，各分支機構(gòu)辦公室應按照總行的要求，對本機構(gòu)的公務車輛進行維護和保養(yǎng)。2.公務車輛的維護和保養(yǎng)應按照規(guī)定的時間和里程進行，確保車輛的性能和安全。3.公務車輛的維修應選擇正規(guī)的汽車維修廠，維修費用應按照規(guī)定的程序進行報銷。四、車輛保險1.總行辦公室負責統(tǒng)一辦理公務車輛的保險，各分支機構(gòu)辦公室應按照總行的要求，對本機構(gòu)的公務車輛進行保險。2.公務車輛的保險應按照規(guī)定的險種和保險金額進行投保，確保車輛在發(fā)生事故時能夠得到及時的賠償。五、車輛費用管理1.總行辦公室負責統(tǒng)一管理公務車輛的費用，各分支機構(gòu)辦公室應按照總行的要求，對本機構(gòu)的公務車輛費用進行管理。2.公務車輛的費用包括燃油費、維修費、保險費、過路過橋費等，應按照規(guī)定的標準進行報銷。3.公務車輛的費用報銷應按照規(guī)定的程序進行，經(jīng)辦公室主任審批后，由財務部門報銷。接待管理一、接待范圍1.建設銀行的接待范圍包括上級行領(lǐng)導、政府部門領(lǐng)導、合作伙伴、客戶等。2.總行辦公室負責對全行的接待工作進行統(tǒng)籌安排和管理，各分支機構(gòu)辦公室應按照總行的要求，對本機構(gòu)的接待工作進行具體實施。二、接待準備1.接待前，應根據(jù)接待對象的身份和來訪目的，制定詳細的接待方案，包括接待地點、接待時間、接待人員、接待內(nèi)容等。2.接待人員應提前做好接待準備工作，包括準備好接待用品、安排好接待車輛等。3.接待地點應提前進行布置，營造良好的接待氛圍。三、接待實施1.接待人員應按照接待方案的要求，熱情接待來訪人員，做好接待服務工作。2.接待過程中，應注意禮儀規(guī)范，尊重來訪人員的意見和建議，及時解決來訪人員的問題和困難。3.接待結(jié)束后，應及時清理接待現(xiàn)場，做好接待工作的總結(jié)和評估。四、接待費用管理1.總