藥品進(jìn)退貨管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥品進(jìn)退貨管理，規(guī)范藥品采購(gòu)與銷售行為，保證藥品質(zhì)量，保障公眾用藥安全有效，依據(jù)《藥品管理法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司藥品采購(gòu)、銷售及退貨的全過程管理，包括藥品的購(gòu)進(jìn)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、養(yǎng)護(hù)、銷售、退回等環(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)藥品的采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等工作。質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)藥品采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、養(yǎng)護(hù)、銷售、退回等環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督與檢查，確保藥品質(zhì)量符合規(guī)定要求。倉(cāng)儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)藥品的驗(yàn)收、儲(chǔ)存、養(yǎng)護(hù)、發(fā)貨、退貨等工作，確保藥品儲(chǔ)存條件符合要求，藥品出入庫(kù)準(zhǔn)確無誤。銷售部門：負(fù)責(zé)藥品的銷售訂單處理、客戶溝通與服務(wù)、銷售退回處理等工作。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)、銷售、退貨等業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。二、藥品采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司銷售情況、庫(kù)存狀況及市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，定期制定藥品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確藥品的名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)質(zhì)量管理部門審核，確保采購(gòu)的藥品符合質(zhì)量要求。審核通過后的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為藥品采購(gòu)對(duì)象。對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、倉(cāng)儲(chǔ)條件等情況，符合要求的方可納入合格供應(yīng)商名錄。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括藥品質(zhì)量、供貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。對(duì)評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停采購(gòu)、限期整改等，直至取消其合格供應(yīng)商資格。3.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括藥品的名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。采購(gòu)合同需經(jīng)質(zhì)量管理部門審核，確保合同條款符合質(zhì)量要求。審核通過后的采購(gòu)合同報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂。4.采購(gòu)驗(yàn)收藥品到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，對(duì)藥品的名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、包裝、標(biāo)簽、說明書、批準(zhǔn)文號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)藥品的外觀、性狀進(jìn)行檢查，查看藥品是否有破損、污染、變質(zhì)等情況。必要時(shí)，進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，確保藥品質(zhì)量符合規(guī)定要求。驗(yàn)收合格的藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的藥品，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。三、藥品儲(chǔ)存管理1.倉(cāng)庫(kù)設(shè)施與設(shè)備公司應(yīng)配備與經(jīng)營(yíng)規(guī)模相適應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具有良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保藥品儲(chǔ)存條件符合要求。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如常溫庫(kù)、陰涼庫(kù)、冷庫(kù)等，分別存放不同儲(chǔ)存條件要求的藥品。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的溫濕度情況，并做好記錄。溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)控。2.藥品分類存放藥品應(yīng)按照劑型、用途、儲(chǔ)存條件等進(jìn)行分類存放，不同類別的藥品應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。中藥材、中藥飲片應(yīng)分別設(shè)置專庫(kù)或?qū)９翊娣?，并有明顯的標(biāo)識(shí)。特殊管理的藥品，如麻醉藥品、精神藥品、醫(yī)療用毒性藥品、放射性藥品等，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行儲(chǔ)存與管理。3.藥品堆碼要求藥品應(yīng)按批號(hào)堆碼，不同批號(hào)的藥品不得混垛，垛間距不小于5厘米，與庫(kù)房?jī)?nèi)墻、頂、溫度調(diào)控設(shè)備及管道等設(shè)施間距不小于30厘米，與地面間距不小于10厘米。藥品堆碼應(yīng)整齊、牢固，便于盤點(diǎn)與檢查。4.藥品養(yǎng)護(hù)倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)藥品進(jìn)行養(yǎng)護(hù)檢查，一般每月對(duì)在庫(kù)藥品養(yǎng)護(hù)一次，對(duì)重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種應(yīng)增加養(yǎng)護(hù)次數(shù)。養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)檢查藥品的外觀、性狀、包裝、標(biāo)簽、說明書等情況，查看藥品是否有破損、污染、變質(zhì)等情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。根據(jù)藥品的儲(chǔ)存條件要求，對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的溫濕度進(jìn)行調(diào)控，確保藥品儲(chǔ)存環(huán)境符合規(guī)定要求。四、藥品銷售管理1.銷售訂單處理銷售部門應(yīng)及時(shí)處理客戶的銷售訂單，對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行審核，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。訂單審核通過后，通知倉(cāng)儲(chǔ)部門備貨。銷售部門應(yīng)建立銷售記錄，詳細(xì)記錄藥品的名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、價(jià)格、購(gòu)貨單位、銷售日期等信息。銷售記錄應(yīng)保存至超過藥品有效期1年，但不得少于3年。2.銷售發(fā)貨倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)銷售訂單備貨，對(duì)備貨的藥品進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保發(fā)貨的藥品質(zhì)量符合規(guī)定要求。發(fā)貨人員應(yīng)按照發(fā)貨單的內(nèi)容，準(zhǔn)確無誤地將藥品發(fā)送給客戶，并做好發(fā)貨記錄。發(fā)貨記錄應(yīng)包括發(fā)貨日期、發(fā)貨單號(hào)、藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、購(gòu)貨單位等信息。3.銷售退回處理客戶因質(zhì)量問題或其他原因要求退貨時(shí)，銷售部門應(yīng)及時(shí)受理，并通知倉(cāng)儲(chǔ)部門辦理退貨手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)退回的藥品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查藥品的名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、包裝、標(biāo)簽、說明書、批準(zhǔn)文號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期等是否與發(fā)貨記錄一致，查看藥品是否有破損、污染、變質(zhì)等情況。驗(yàn)收合格的退回藥品，應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并在原銷售記錄上注明退貨日期。驗(yàn)收不合格的退回藥品，應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量管理部門進(jìn)行調(diào)查處理。五、藥品退貨管理1.退貨原因分類藥品退貨原因主要包括質(zhì)量問題、滯銷、近效期、客戶誤購(gòu)等。因質(zhì)量問題退貨的藥品，質(zhì)量管理部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查處理，查明原因，采取相應(yīng)的措施，防止類似問題再次發(fā)生。2.退貨流程客戶提出退貨申請(qǐng)后，銷售部門應(yīng)填寫《藥品退貨申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明退貨藥品的名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、退貨原因等信息，并提交質(zhì)量管理部門審核。質(zhì)量管理部門對(duì)退貨申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)退貨原因是否合理，退貨藥品是否符合質(zhì)量要求。審核通過后，通知倉(cāng)儲(chǔ)部門辦理退貨手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)質(zhì)量管理部門的審核意見，對(duì)退貨藥品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的按照不合格藥品處理程序進(jìn)行處理。財(cái)務(wù)部門根據(jù)退貨記錄，辦理相應(yīng)的賬務(wù)處理，沖減銷售收入與庫(kù)存商品。3.退貨藥品處理退貨藥品應(yīng)單獨(dú)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)，防止與合格藥品混淆。對(duì)退貨藥品進(jìn)行質(zhì)量檢查，如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題，應(yīng)按照不合格藥品處理程序進(jìn)行處理，如銷毀、返工等。對(duì)因滯銷、近效期等原因退貨的藥品，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行降價(jià)促銷、換貨等處理。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司定期對(duì)藥品進(jìn)退貨管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行情況、藥品驗(yàn)收情況、儲(chǔ)存養(yǎng)護(hù)情況、銷售退回處理情況等。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.質(zhì)量檢查質(zhì)量管理部門定期對(duì)藥品進(jìn)退貨管理情況進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查藥品的采購(gòu)渠道、驗(yàn)收記錄、儲(chǔ)存條件、銷售記錄、退貨記錄等是否符合規(guī)定要求。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.外部監(jiān)督公司接受藥品監(jiān)督管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)管部門的工作，如實(shí)提供有關(guān)資料與信息。對(duì)監(jiān)管部門提出的問題，公司應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告監(jiān)管部門。七、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)公司定期組織藥品進(jìn)退貨管理相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括藥品管理法律法規(guī)、藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)流程、驗(yàn)收規(guī)范、儲(chǔ)存養(yǎng)護(hù)知識(shí)、銷售退回處理等方面。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗。2.考核公司建立藥品進(jìn)退貨管理相關(guān)人員考核制度，對(duì)采購(gòu)人員、質(zhì)量管理