活動物料出入庫管理制度一、總則（一）目的為加強公司活動物料的管理，規(guī)范物料出入庫流程，確保物料的安全、完整和合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與活動相關(guān)的物料出入庫管理，包括但不限于活動策劃、執(zhí)行、宣傳等環(huán)節(jié)涉及的各類物資。（三）職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)活動需求制定物料采購計劃，選擇合格供應(yīng)商進行采購，并確保所采購物料的質(zhì)量和及時性。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)物料的入庫驗收、存儲保管、出庫發(fā)放等工作，建立物料庫存臺賬，定期盤點庫存，保證賬實相符。3.活動執(zhí)行部門根據(jù)活動策劃方案，提前向倉庫管理部門提交物料需求清單，負(fù)責(zé)對領(lǐng)用的物料進行使用、管理和歸還，并配合倉庫管理部門進行盤點工作。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對活動物料采購、出入庫等相關(guān)費用進行審核、核算和監(jiān)督，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。二、物料入庫管理（一）采購申請1.活動執(zhí)行部門根據(jù)活動策劃方案，提前[X]個工作日填寫《活動物料采購申請表》，詳細(xì)列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。2.采購部門接到采購申請后，對其進行審核，如發(fā)現(xiàn)申請內(nèi)容不完整或不合理，及時與活動執(zhí)行部門溝通并要求補充或調(diào)整。（二）采購實施1.采購部門根據(jù)審核后的采購申請，選擇合格供應(yīng)商進行采購。在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購進度，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。如因特殊原因?qū)е挛锪喜荒馨磿r到貨，應(yīng)及時通知活動執(zhí)行部門和倉庫管理部門，并說明預(yù)計到貨時間。（三）入庫驗收1.物料到貨前，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同和采購申請，準(zhǔn)備好相應(yīng)的驗收場地和工具，并安排專人負(fù)責(zé)驗收工作。2.物料到貨時，倉庫管理人員應(yīng)與送貨人員共同核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并檢查物料的外包裝是否完好。如發(fā)現(xiàn)物料存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或與采購合同不符等情況，應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進行處理。3.驗收合格的物料，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)按照物料的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并在庫存臺賬上詳細(xì)記錄物料的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.驗收不合格的物料，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。如因質(zhì)量問題需要退換貨的，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決；如因其他原因?qū)е挛锪喜荒苋霂斓模瑧?yīng)明確責(zé)任并進行相應(yīng)的處理。三、物料存儲管理（一）倉庫布局1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、宣傳資料區(qū)、道具區(qū)、設(shè)備區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。2.倉庫內(nèi)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，溫度、濕度應(yīng)符合物料存儲要求。對于易燃易爆、易腐蝕、易變質(zhì)等特殊物料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護措施。（二）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月[X]次，盤點工作應(yīng)在月末最后一個工作日進行。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)整理好庫存物料，核對庫存臺賬，確保賬賬相符。盤點時，應(yīng)采用實地盤點的方法，對物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行逐一核對。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《庫存盤點表》，詳細(xì)記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存盤盈/盤虧報告表》，經(jīng)倉庫管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門進行處理。4.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)《庫存盤盈/盤虧報告表》，對庫存物料的盤盈、盤虧情況進行審核，并調(diào)整相關(guān)賬目。對于盤盈的物料，應(yīng)查明原因后進行相應(yīng)的賬務(wù)處理；對于盤虧的物料，應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。（三）庫存安全1.倉庫管理部門應(yīng)加強庫存物料的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保庫存物料的安全。2.倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火、私拉亂接電線等行為。4.對于貴重物料、易燃易爆物料等，應(yīng)采取特殊的安全防護措施，如設(shè)置專人保管、安裝監(jiān)控設(shè)備、實行雙人雙鎖制度等。四、物料出庫管理（一）出庫申請1.活動執(zhí)行部門根據(jù)活動需求，提前填寫《活動物料出庫申請表》，詳細(xì)列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到出庫申請后，對其進行審核，如發(fā)現(xiàn)申請內(nèi)容不完整或不合理，及時與活動執(zhí)行部門溝通并要求補充或調(diào)整。（二）出庫發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)審核后的出庫申請，按照“先進先出、推陳儲新”的原則，及時辦理物料出庫手續(xù)。出庫時，應(yīng)核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并在庫存臺賬上詳細(xì)記錄物料的出庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。2.倉庫管理人員應(yīng)將出庫的物料發(fā)放給領(lǐng)用人員，并要求其在《活動物料出庫登記表》上簽字確認(rèn)。如領(lǐng)用人員因特殊原因不能親自領(lǐng)取物料，可委托他人代領(lǐng)，但需在《活動物料出庫登記表》上注明代領(lǐng)人姓名和身份證號碼，并由代領(lǐng)人簽字確認(rèn)。3.對于貴重物料、易燃易爆物料等，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進行發(fā)放，并要求領(lǐng)用人員填寫《貴重物料/易燃易爆物料領(lǐng)用登記表》，詳細(xì)記錄物料的領(lǐng)用日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息。（三）物料使用與歸還1.領(lǐng)用人員應(yīng)按照活動需求合理使用物料，不得擅自改變物料的用途或挪作他用。如因特殊原因需要改變物料用途的，應(yīng)提前向倉庫管理部門和活動執(zhí)行部門說明情況，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。2.活動結(jié)束后，領(lǐng)用人員應(yīng)及時將剩余物料歸還倉庫管理部門，并辦理物料歸還手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)核對歸還物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并在庫存臺賬上詳細(xì)記錄物料的歸還日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。3.如發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用人員有物料丟失、損壞等情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)物料的實際價值和損壞程度進行確定，賠償款應(yīng)及時上繳財務(wù)部門。五、物料報廢管理（一）報廢申請1.對于已損壞、過期、變質(zhì)等無法繼續(xù)使用的物料，倉庫管理部門應(yīng)填寫《活動物料報廢申請表》，詳細(xì)列出物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門接到報廢申請后，對其進行審核，如發(fā)現(xiàn)申請內(nèi)容不完整或不合理，及時與倉庫管理部門溝通并要求補充或調(diào)整。（二）報廢鑒定1.財務(wù)部門審核通過后，組織相關(guān)部門和人員對申請報廢的物料進行鑒定。鑒定人員應(yīng)根據(jù)物料的實際情況，對其是否符合報廢條件進行評估，并出具鑒定意見。2.如鑒定結(jié)果為符合報廢條件，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)鑒定意見，對報廢物料進行賬務(wù)處理，并將相關(guān)資料存檔備案。（三）報廢處理1.對于鑒定為報廢的物料，倉庫管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。如報廢物料有殘值的，應(yīng)進行變賣處理，變賣收入應(yīng)及時上繳財務(wù)部門；如報廢物料無殘值的，應(yīng)進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。2.倉庫管理部門應(yīng)定期對報廢物料的處理情況進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善物料管理工作。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對活動物料出入庫管理情況進行審計，檢查制度的執(zhí)行情況、流程的合規(guī)性、賬目記錄的準(zhǔn)確性等。2.審計人員應(yīng)通過查閱相關(guān)文件、記錄，實地盤點庫存物料，與相關(guān)人員進行訪談等方式進行審計工作，并出具審計報告。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查1.倉庫管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對倉庫物料的出入庫情況進行檢查，確保物料的出入庫手續(xù)齊全、賬目記錄準(zhǔn)確、庫存管理規(guī)范。2.活動執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對本部門領(lǐng)用物料的使用情況進行檢查，防止物料的浪費和丟失。