物業(yè)物資耗材管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)物資耗材的管理，規(guī)范物資耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保物資耗材的合理使用與有效控制，降低運(yùn)營成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物業(yè)物資耗材管理的部門和人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理確定物資耗材的采購數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證物資耗材質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、降低采購成本等方式，實(shí)現(xiàn)成本的有效控制。3.歸口管理原則：明確各部門在物資耗材管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保管理工作的有序進(jìn)行。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物資耗材的采購、使用、庫存等操作，確保管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定物資耗材的采購計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求申請，結(jié)合庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。3.負(fù)責(zé)物資耗材的采購工作，簽訂采購合同，確保采購物資的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求。4.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，定期提出物資耗材的需求申請，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)本部門物資耗材的領(lǐng)用、使用和保管工作，建立物資使用臺(tái)賬，記錄物資的領(lǐng)用、使用和庫存情況。3.合理使用物資耗材，避免浪費(fèi)和損壞，如發(fā)現(xiàn)物資耗材存在質(zhì)量問題或其他異常情況，及時(shí)向采購部門反饋。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)物資耗材的入庫、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保物資的安全和完整。2.建立物資庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存物資，做到賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理物資的出入庫手續(xù)，嚴(yán)格控制物資的流向。4.對庫存物資進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物資耗材的采購計(jì)劃和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.對物資耗材的采購、使用和庫存情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，定期編制財(cái)務(wù)報(bào)表。3.監(jiān)督物資耗材管理的各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性。（五）質(zhì)量管理部門1.負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.對物資耗材的使用過程進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題。3.參與供應(yīng)商的評估和考核工作，提供質(zhì)量方面的意見和建議。三、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排和物資庫存情況，填寫《物資耗材需求申請表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交至采購部門。2.采購部門收到各使用部門的需求申請后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。3.對于臨時(shí)性或緊急性的物資需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急物資需求申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，及時(shí)提交至采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購，確保物資及時(shí)供應(yīng)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，定期（每季度）對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單。3.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨期短、售后服務(wù)好的供應(yīng)商。對于重要物資的采購，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）采購驗(yàn)收1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門和質(zhì)量管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫管理部門負(fù)責(zé)對物資的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行驗(yàn)收，質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對物資進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等不符合要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理，并做好記錄。3.對于驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，并將物資存放至指定倉庫。對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。四、使用管理（一）領(lǐng)用管理1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《物資耗材領(lǐng)用申請表》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到倉庫管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉庫管理部門根據(jù)《物資耗材領(lǐng)用申請表》，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放物資，并填寫《物資出庫單》。如庫存不足，應(yīng)告知使用部門，并及時(shí)通知采購部門補(bǔ)貨。3.使用部門領(lǐng)用物資后，應(yīng)在《物資使用臺(tái)賬》上記錄領(lǐng)用時(shí)間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，以便于跟蹤和管理。（二）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門物資耗材使用情況的監(jiān)督和管理，確保物資的合理使用，避免浪費(fèi)和損壞。2.公司定期對各部門物資耗材的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，對于浪費(fèi)嚴(yán)重或使用不當(dāng)?shù)牟块T，進(jìn)行通報(bào)批評，并要求其采取整改措施。（三）回收與報(bào)廢管理1.對于可回收利用的物資耗材，使用部門應(yīng)在使用完畢后，及時(shí)交回倉庫管理部門進(jìn)行回收處理。倉庫管理部門應(yīng)建立回收物資臺(tái)賬，記錄回收物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、回收時(shí)間等信息。2.對于已損壞或無法使用的物資耗材，使用部門應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請表》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至倉庫管理部門。3.倉庫管理部門收到《物資報(bào)廢申請表》后，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，如確屬報(bào)廢物資，應(yīng)填寫《物資報(bào)廢單》，并報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。報(bào)廢物資應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行清理處置。五、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期（每月末）對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫存盤點(diǎn)差異表》，報(bào)倉庫管理部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門處理。3.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，編制《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，分析庫存物資的盈虧情況、原因及處理結(jié)果等，并提出改進(jìn)措施和建議。（二）庫存安全管理1.倉庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫存物資的安全管理，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保物資的安全和完整。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，如需進(jìn)行動(dòng)火作業(yè)，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的安全措施。（三）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物資的庫存情況和使用頻率，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存物資低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購部門補(bǔ)貨。2.庫存預(yù)警指標(biāo)應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和物資需求的變化。六、信息化管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資耗材采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成等功能，方便各部門及時(shí)了解物資的動(dòng)態(tài)情況。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.采購部門應(yīng)及時(shí)將采購合同、采購訂單等信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.倉庫管理部門應(yīng)實(shí)時(shí)更新庫存物資的出入庫信息，包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時(shí)間、存放位置等，保證庫存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.使用部門應(yīng)在物資領(lǐng)用和使用后，及時(shí)在物資管理信息系統(tǒng)中記錄相關(guān)信息，以便于跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.公司應(yīng)定期對物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，為物資采購、庫存管理、成本控制等提供決策支持。2.通過數(shù)據(jù)分析，了解物資的使用情況、庫存周轉(zhuǎn)率、采購成本等指標(biāo)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)采取相應(yīng)的措施加以解決。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對物資耗材管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和浪費(fèi)現(xiàn)象。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（二）考核機(jī)制1.公司建立物資耗材管理考核機(jī)制，對各部門物資耗材管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。