煤礦集中采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范煤礦物資集中采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，確保煤礦生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦企業(yè)內(nèi)部所有物資的集中采購活動，包括但不限于設(shè)備、材料、配件、辦公用品等。（三）基本原則1.集中管理原則：對煤礦所需物資實行集中采購，統(tǒng)一管理，以增強企業(yè)采購的議價能力和規(guī)模效益。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機會參與競爭，防止暗箱操作。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保物資質(zhì)量符合煤礦生產(chǎn)要求。4.成本控制原則：通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高資金使用效率。5.廉潔自律原則：參與采購活動的人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等違法違紀(jì)行為。二、采購管理機構(gòu)及職責(zé)（一）采購管理委員會1.組成：由煤礦企業(yè)高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。2.職責(zé)審議和批準(zhǔn)集中采購管理制度、采購計劃、采購預(yù)算等重要文件。研究決定重大采購項目的采購方式、供應(yīng)商選擇等重大事項。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）采購部門1.設(shè)置：根據(jù)煤礦規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，設(shè)立專門的采購部門，配備專業(yè)的采購人員。2.職責(zé)負責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，組織實施物資采購活動。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和管理。參與采購合同的起草、審核和簽訂工作，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議和措施。配合其他部門做好物資驗收、入庫、結(jié)算等工作。（三）需求部門1.職責(zé)根據(jù)煤礦生產(chǎn)經(jīng)營計劃，及時準(zhǔn)確地提出物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的技術(shù)交流、評標(biāo)等工作，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。負責(zé)物資的驗收工作，對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給采購部門，并協(xié)助采購部門進行處理。三、采購計劃管理（一）計劃編制1.需求部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)下月生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，編制物資需求計劃，經(jīng)部門負責(zé)人審核后報采購部門。2.物資需求計劃應(yīng)詳細列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并注明緊急采購物資。3.采購部門收到需求部門的物資需求計劃后，進行匯總、分析和審核，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。（二）計劃審批1.月度采購計劃經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，報采購管理委員會審批。2.采購管理委員會應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)對采購計劃進行審批，審批通過的采購計劃由采購部門組織實施。3.對于緊急采購物資，需求部門應(yīng)填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部門應(yīng)立即組織采購。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整、設(shè)計變更等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時填寫采購計劃調(diào)整申請表，說明調(diào)整的原因、調(diào)整后的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報采購部門。2.采購部門收到采購計劃調(diào)整申請表后，對調(diào)整內(nèi)容進行審核，并相應(yīng)調(diào)整采購計劃。如調(diào)整后的采購計劃涉及金額較大或?qū)ιa(chǎn)經(jīng)營有重大影響，應(yīng)報采購管理委員會審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。2.對于新的采購項目，采購部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點和要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價邀請。3.潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，包括報價單、產(chǎn)品規(guī)格說明書、質(zhì)量檢驗報告、售后服務(wù)承諾等。4.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價文件進行評審，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。5.對于重大采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、技術(shù)水平等情況，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品的能力。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式進行。3.根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機制，對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的物質(zhì)獎勵和精神獎勵，如增加采購份額、延長付款期限、頒發(fā)榮譽證書等。2.建立供應(yīng)商約束機制，對于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，反饋其在合作過程中存在的問題，督促供應(yīng)商改進，共同建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購必要性、采購預(yù)算、采購方式等。對于符合要求的采購申請，報采購管理委員會審批；對于不符合要求的采購申請，退回需求部門并說明原因。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，按照采購計劃組織實施采購活動。對于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等采購方式，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進行操作。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.采購人員應(yīng)嚴格按照采購合同約定的條款，對采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、交貨期等進行跟蹤和監(jiān)督，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。（四）物資驗收1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對采購物資的質(zhì)量進行檢驗，出具檢驗報告。3.需求部門根據(jù)質(zhì)量檢驗報告和采購合同，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進行驗收。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（五）采購結(jié)算1.采購部門根據(jù)物資驗收情況和采購合同約定，辦理采購結(jié)算手續(xù)。2.財務(wù)部門對采購結(jié)算憑證進行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購賬目，確保采購資金的安全和準(zhǔn)確使用。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、廉潔風(fēng)險等。2.市場風(fēng)險主要指市場價格波動、物資供應(yīng)短缺等因素對采購成本和物資供應(yīng)的影響；供應(yīng)商風(fēng)險主要指供應(yīng)商違約、破產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等因素對采購活動的影響；質(zhì)量風(fēng)險主要指采購物資不符合質(zhì)量要求，影響煤礦生產(chǎn)安全和正常運行；合同風(fēng)險主要指采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等因素對企業(yè)利益的影響；廉潔風(fēng)險主要指采購人員收受供應(yīng)商賄賂、謀取私利等違法違紀(jì)行為對企業(yè)形象和利益的損害。（二）風(fēng)險評估1.采購部門對識別出的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。對于高風(fēng)險，應(yīng)采取重點防控措施；對于中風(fēng)險，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆揽卮胧粚τ诘惋L(fēng)險，應(yīng)進行密切關(guān)注和監(jiān)控。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式進行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強供應(yīng)商管理、增加供應(yīng)商儲備等方式進行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強質(zhì)量檢驗、建立質(zhì)量追溯體系等方式進行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可完善合同條款、加強合同執(zhí)行監(jiān)督等方式進行應(yīng)對；對于廉潔風(fēng)險，可加強廉潔教育、建立監(jiān)督機制等方式進行應(yīng)對。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略，確保風(fēng)險得到有效控制。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.煤礦企業(yè)應(yīng)建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購活動的全過程監(jiān)督。2.采購管理委員會負責(zé)對采購管理制度的執(zhí)行情況、采購計劃的審批情況、重大采購項目的決策情況等進行監(jiān)督。3.審計部門負責(zé)對采購活動進行定期審計，審查采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，采購資金的使用情況，物資驗收情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。4.紀(jì)檢監(jiān)察部門負責(zé)對采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購過程中的違法違紀(jì)行為。（二）外部監(jiān)督1.煤礦企業(yè)應(yīng)主動接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會、社會公眾等外部機