房產(chǎn)簽約部門管理制度一、總則1.目的為規(guī)范房產(chǎn)簽約部門的工作流程，提高工作效率，確保簽約工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司房產(chǎn)簽約部門全體員工。3.基本原則依法合規(guī)原則：簽約工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。公平公正原則：對待每一位客戶應(yīng)公平公正，確保簽約過程透明、公正。高效準(zhǔn)確原則：優(yōu)化簽約流程，提高工作效率，保證簽約信息的準(zhǔn)確無誤。客戶至上原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的簽約服務(wù)，提升客戶滿意度。二、部門職責(zé)1.合同簽訂負(fù)責(zé)與客戶簽訂各類房產(chǎn)交易合同，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確，符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。2.文件審核對簽約過程中涉及的各類文件、資料進(jìn)行審核，包括但不限于客戶資質(zhì)證明、產(chǎn)權(quán)證明、授權(quán)委托書等，確保文件真實(shí)有效。3.信息錄入及時、準(zhǔn)確地將簽約信息錄入公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際簽約情況一致，為后續(xù)業(yè)務(wù)流程提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。4.溝通協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門（如銷售部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等）保持密切溝通協(xié)調(diào)，確保簽約工作順利進(jìn)行。同時，與客戶、房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)等外部相關(guān)方進(jìn)行有效溝通，解答疑問，處理問題。5.檔案管理負(fù)責(zé)簽約檔案的整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料完整、安全，便于查詢和使用。三、簽約流程1.簽約準(zhǔn)備銷售部門提前將客戶購房意向及基本信息傳遞給簽約部門。簽約專員收到信息后，與客戶預(yù)約簽約時間，并告知客戶所需攜帶的資料，如身份證、戶口本、結(jié)婚證（如有）、收入證明、購房款支付憑證等。簽約專員提前準(zhǔn)備好各類合同文本、印章及簽約所需的其他文件資料。2.客戶接待與資料審核客戶到達(dá)簽約現(xiàn)場后，簽約專員熱情接待，引導(dǎo)客戶就座，并再次核對客戶身份及攜帶的資料。對客戶提交的資料進(jìn)行詳細(xì)審核，重點(diǎn)檢查資料的真實(shí)性、完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與客戶溝通，要求客戶補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。審核無誤后，將客戶資料復(fù)印件留存歸檔，并在資料原件上加蓋“已審核”章。3.合同條款講解簽約專員向客戶詳細(xì)講解合同條款，包括房屋基本信息、價格、付款方式、交房時間、違約責(zé)任等重要內(nèi)容，確保客戶對合同條款充分理解。解答客戶關(guān)于合同條款的疑問，對于客戶提出的合理訴求，在不違反法律法規(guī)及公司規(guī)定的前提下，積極與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。4.合同簽訂客戶對合同條款無異議后，簽約專員指導(dǎo)客戶在合同上簽字（或蓋章），并加蓋公司合同專用章。在簽約過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定的簽字蓋章流程進(jìn)行操作，確保合同簽字蓋章齊全、清晰。提醒客戶仔細(xì)核對合同內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，將合同原件一份交予客戶，另一份留存公司歸檔。5.款項(xiàng)收付簽約完成后，根據(jù)合同約定的付款方式，協(xié)助財務(wù)部門辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。對于客戶采用貸款方式購房的，及時跟進(jìn)貸款審批進(jìn)度，確保貸款按時足額發(fā)放至公司賬戶。與財務(wù)部門定期核對款項(xiàng)收付情況，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。6.后續(xù)跟進(jìn)簽約專員在簽約完成后，對客戶進(jìn)行回訪，了解客戶對簽約服務(wù)的滿意度，收集客戶意見和建議，及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)。根據(jù)合同約定的交房時間等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，做好交房準(zhǔn)備工作，并及時通知客戶。四、人員管理1.人員招聘根據(jù)部門工作需要，制定人員招聘計劃，明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求等。招聘渠道包括但不限于招聘網(wǎng)站、人才市場、內(nèi)部推薦等，確保招聘到符合崗位要求的優(yōu)秀人才。對應(yīng)聘人員進(jìn)行面試、筆試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)，綜合評估其專業(yè)能力、工作經(jīng)驗(yàn)、溝通能力等，選拔出合適的人員錄用。2.培訓(xùn)與發(fā)展為新員工制定入職培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司概況、企業(yè)文化、房產(chǎn)簽約業(yè)務(wù)知識、合同管理、法律法規(guī)等，幫助新員工盡快熟悉工作環(huán)境和業(yè)務(wù)流程。定期組織內(nèi)部培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動，邀請行業(yè)專家、資深律師等進(jìn)行授課，分享最新行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)知識，提升員工的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工提供晉升機(jī)會和崗位輪換機(jī)會，拓寬員工的職業(yè)發(fā)展通道。3.績效考核建立科學(xué)合理的績效考核體系，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期?？己酥笜?biāo)包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力、團(tuán)隊協(xié)作等方面。每月對員工進(jìn)行績效考核，考核結(jié)果與員工的薪酬、獎金、晉升等掛鉤，激勵員工積極工作，提高工作績效。定期對績效考核結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，針對存在的問題制定改進(jìn)措施，幫助員工提升工作能力和業(yè)績。4.考勤管理嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤制度，員工應(yīng)按時上下班，不得遲到、早退、曠工。請假需提前按照規(guī)定的流程提交請假申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。請假期間應(yīng)安排好工作交接，確保工作不受影響。對考勤情況進(jìn)行定期統(tǒng)計和公示，對違反考勤制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。五、合同管理1.合同起草與審核合同文本由公司法務(wù)部門統(tǒng)一起草或根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行修訂，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。簽約部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同文本進(jìn)行仔細(xì)審核，重點(diǎn)審核合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司利益和業(yè)務(wù)要求，如有疑問及時與法務(wù)部門溝通。審核通過后的合同文本方可用于簽訂，未經(jīng)審核或?qū)徍瞬煌ㄟ^的合同不得簽訂。2.合同簽訂嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同簽字蓋章齊全、清晰，合同簽訂日期準(zhǔn)確無誤。在簽訂合同過程中，如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題或需要補(bǔ)充、修改的情況，應(yīng)及時與法務(wù)部門及相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。合同簽訂后，及時將合同原件一份交予客戶，另一份留存公司歸檔，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。3.合同執(zhí)行與跟蹤負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時提醒相關(guān)部門和人員按照合同約定履行義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或糾紛，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，維護(hù)公司合法權(quán)益。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為公司業(yè)務(wù)決策提供參考依據(jù)。4.合同變更與解除如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需對合同進(jìn)行變更或解除，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行操作。變更或解除合同前，應(yīng)對變更或解除的原因、內(nèi)容、法律后果等進(jìn)行充分評估，并與法務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確保變更或解除合同的行為合法合規(guī)。合同變更或解除后，及時對相關(guān)合同文件進(jìn)行修訂、歸檔，并做好與客戶的溝通解釋工作。六、檔案管理1.檔案分類與整理簽約檔案分為客戶檔案和業(yè)務(wù)檔案?？蛻魴n案包括客戶基本信息、購房意向書、簽約合同、客戶資料復(fù)印件等；業(yè)務(wù)檔案包括簽約流程相關(guān)文件、款項(xiàng)收付記錄、合同執(zhí)行情況記錄等。按照檔案形成的時間順序和類別，對檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料齊全、完整。為每份檔案建立清晰的目錄索引，便于查詢和使用。2.檔案歸檔與保管簽約完成后，簽約專員應(yīng)及時將檔案資料整理歸檔，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，確保檔案安全、有序。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄密。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案。查閱和借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、丟失等行為。七、保密制度1.保密范圍房產(chǎn)簽約部門涉及的客戶信息、合同內(nèi)容、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公司機(jī)密文件等均屬于保密范圍?？蛻粜畔蛻粜彰?、聯(lián)系方式、身份證號碼、購房意向、交易價格等；合同內(nèi)容包括合同條款、簽訂時間、履行情況等；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括簽約量、銷售額、客戶來源等；公司機(jī)密文件包括公司發(fā)展戰(zhàn)略、財務(wù)報表、內(nèi)部管理制度等。2.保密措施加強(qiáng)員工保密意識培訓(xùn)，提高員工對保密工作重要性的認(rèn)識，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。對涉及保密信息的文件、資料、存儲設(shè)備等進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止保密信息泄露。在辦公區(qū)域內(nèi)，涉及保密信息的文件應(yīng)妥善保管，不得隨意放置；使用后的保密文件應(yīng)及時銷毀或歸檔。嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等公開渠道泄露公司保密信息和客戶信息。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)員工違反保密制度，泄露公司保密信息或客戶信息的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。如因員工違反保密制度給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償公司因此遭受的損失。八、工作紀(jì)律1.遵守法律法規(guī)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，依法開展房產(chǎn)簽約工作，不得從事違法違規(guī)行為。2.遵守公司制度自覺遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，服從公司管理，積極完成工作任務(wù)。3.廉潔自律嚴(yán)禁在簽約工作中接受客戶或相關(guān)方的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益，保持廉潔自律的工作作風(fēng)。4.文明服務(wù)對待客戶應(yīng)熱情、禮貌、耐心，