材料安裝合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料安裝合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供應商、安裝服務提供商簽訂的各類材料采購及安裝合同（以下簡稱“合同”）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方的合法權益，不得顯失公平。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門提出簽訂合同的需求，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括合同名稱、對方當事人名稱、合同標的、數量、質量、價格、交貨時間、安裝地點、付款方式等。2.《合同申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行合法性審查。3.法務部門對合同條款進行審查，重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴謹性等，提出修改意見或建議。4.業(yè)務部門根據法務部門的審查意見對合同進行修改完善，再次提交部門負責人審核簽字。5.經部門負責人審核通過的合同，提交至公司分管領導審批。6.公司分管領導審批通過后，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂合同。（二）合同簽訂注意事項1.合同文本應使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，特殊情況需使用非模板合同文本的，應經法務部門同意。2.合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或產生歧義。對于合同標的、數量、質量、價格、交貨時間、安裝地點、付款方式等關鍵條款，應詳細約定。3.合同中應明確雙方的權利和義務，特別是違約責任條款，應具有可操作性，以保障公司的合法權益。4.合同簽訂前，業(yè)務部門應充分了解對方當事人的主體資格、信用狀況、經營能力等情況，確保對方具有履行合同的能力。5.合同簽訂時，應加蓋公司合同專用章或公章，法定代表人或授權代表人應簽字確認。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據合同約定制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點、責任人等。2.合同執(zhí)行計劃應提交至部門負責人審核，確保計劃的合理性和可行性。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應按照合同執(zhí)行計劃，定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度。2.對于合同履行過程中出現的問題，業(yè)務部門應及時與對方當事人溝通協(xié)調，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。3.公司應建立合同履行監(jiān)督機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，發(fā)現問題及時督促業(yè)務部門整改。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等。2.《合同變更申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行合法性審查。3.法務部門對合同變更條款進行審查，提出修改意見或建議。4.業(yè)務部門根據法務部門的審查意見對合同變更進行修改完善，再次提交部門負責人審核簽字。5.經部門負責人審核通過的合同變更，提交至公司分管領導審批。6.公司分管領導審批通過后，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂合同變更協(xié)議。（四）合同終止管理1.合同履行完畢，雙方權利義務終止。業(yè)務部門應及時對合同履行情況進行總結，填寫《合同履行情況總結表》，提交至部門負責人審核。2.對于提前終止的合同，業(yè)務部門應填寫《合同終止申請表》，詳細說明終止的原因、時間、對公司的影響等。3.《合同終止申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行合法性審查。4.法務部門對合同終止事項進行審查，提出處理意見或建議。5.業(yè)務部門根據法務部門的審查意見對合同終止進行處理，確保公司的合法權益不受損害。四、合同付款管理（一）付款申請流程1.業(yè)務部門根據合同約定及實際履行情況，填寫《付款申請表》，詳細說明付款的原因、金額、付款方式、收款單位等。2.《付款申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門進行審核。3.財務部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否符合合同約定、付款方式是否正確、收款單位是否與合同一致等，提出審核意見。4.經財務部門審核通過的付款申請，提交至公司分管領導審批。5.公司分管領導審批通過后，由財務部門負責辦理付款手續(xù)。（二）付款注意事項1.付款應嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行，不得提前或逾期付款。2.付款前，財務部門應核對收款單位的名稱、賬號、開戶行等信息，確保付款信息準確無誤。3.對于大額付款，應采取銀行轉賬等安全可靠的付款方式，避免現金支付。4.財務部門應建立付款臺賬，對每筆付款進行詳細記錄，便于查詢和核對。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料（如合同審批表、合同變更協(xié)議、合同終止申請表等）收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對收到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同檔案目錄。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案。3.外部單位因工作需要查閱合同檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司分管領導批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應會同法務部門、財務部門等相關部門對合同檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.經鑒定確需銷毀的合同檔案，應填寫《合同檔案銷毀申請表》，經公司分管領導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。銷毀時，應安排專人監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.公司應建立合同風險識別與評估機制，定期對合同進行風險識別和評估。2.風險識別應重點關注合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴謹性、對方當事人的信用狀況、經營能力等方面。3.風險評估應根據風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行分級，確定風險等級。（二）風險應對措施1.對于識別出的合同風險，公司應制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險應對措施應根據風險等級確定，對于高風險合同，應采取重點監(jiān)控、加強審查等措施；對于中風險合同，應采取定期跟蹤、及時溝通等措施；對于低風險合同，應采取一般管理、定期檢查等措施。（三）風險監(jiān)控與預警1.公司應建立合同風險監(jiān)控與預警機制，定期對合同風險進行監(jiān)控和預警。2.風險監(jiān)控應重點關注合同履行情況、對方當事人的信用狀況、經營能力等方面的變化，及時發(fā)現風險隱患。3.風險預警應根據風險監(jiān)控結果，對可能發(fā)生的風險進行預警，提醒相關部門采取應對措施。七、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.合同糾紛發(fā)生后，公司應遵循合法、公正、及時的原則進行處理，維護公司的合法權益。2.糾紛處理應盡量通過協(xié)商、調解等方式解決，避免訴訟和仲裁。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集相關證據，了解糾紛情況，填寫《合同糾紛處理申請表》，提交至法務部門。2.法務部門對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案，明確處理的方式、步驟、責任人等。3.業(yè)務部門根據法務部門制定的糾紛處理方案，與對方當事人進行協(xié)商、調解，爭取達成和解協(xié)議。4.如協(xié)商、調解不成，法務部門應及時收集相關證據，起草訴訟或仲裁文書，提交至公司分管領導審批。5.公司分管領導審批通過后，由法務部門負責代表公司參加訴訟或仲裁活動。（三）糾紛處理注意事項1.合同糾紛處理過程中，業(yè)務部門和法務部門應密切配合，及時溝通信