機關(guān)涉外活動管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范機關(guān)涉外活動管理，確保涉外活動的順利開展，維護(hù)機關(guān)形象，促進(jìn)對外交流與合作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)各部門組織或參與的各類涉外活動，包括但不限于國際會議、商務(wù)洽談、文化交流、培訓(xùn)考察等。（三）基本原則1.合法性原則：涉外活動必須遵守我國法律法規(guī)以及相關(guān)國際條約和慣例。2.對等原則：在涉外交往中，遵循對等原則，維護(hù)國家尊嚴(yán)和利益。3.安全第一原則：確保涉外活動中人員、信息和財產(chǎn)的安全，防范各類風(fēng)險。4.規(guī)范有序原則：活動組織和實施應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，保證活動的規(guī)范性和有序性。二、活動審批（一）審批流程1.活動發(fā)起：機關(guān)各部門如需組織涉外活動，應(yīng)提前填寫《機關(guān)涉外活動申請表》，詳細(xì)說明活動的目的、內(nèi)容、時間、地點、參與人員、經(jīng)費預(yù)算等信息。2.部門初審：申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對活動的必要性、可行性進(jìn)行初審，并簽署意見。3.歸口審核：申請表經(jīng)部門初審后，提交至歸口管理部門進(jìn)行審核。歸口管理部門根據(jù)活動性質(zhì)，對活動的內(nèi)容、形式、對外口徑等進(jìn)行審核，確?；顒臃舷嚓P(guān)政策和規(guī)定。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)歸口審核通過的申請表，報機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)活動的重要性、影響范圍等因素進(jìn)行審批，必要時提交機關(guān)辦公會審議。5.備案登記：活動審批通過后，由承辦部門將活動相關(guān)信息報外事管理部門備案登記。備案內(nèi)容包括活動申請表、審批文件、活動方案等。（二）審批要求1.申請部門應(yīng)確保申請表內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，提供的信息能夠充分反映活動的全貌。2.部門初審應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對活動的必要性、可行性進(jìn)行深入分析，提出明確的審核意見。3.歸口審核部門應(yīng)依據(jù)相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，對活動進(jìn)行全面審核，重點審核活動內(nèi)容是否符合對外交往原則，對外口徑是否一致，是否存在安全風(fēng)險等。4.領(lǐng)導(dǎo)審批應(yīng)綜合考慮各種因素，做出科學(xué)合理的決策。對于涉及重要事項或敏感問題的涉外活動，應(yīng)進(jìn)行充分論證和研究。三、活動組織（一）活動籌備1.成立工作小組：承辦部門應(yīng)根據(jù)活動規(guī)模和復(fù)雜程度，成立專門的工作小組，明確各成員的職責(zé)分工，確?；顒踊I備工作有序進(jìn)行。2.制定活動方案：工作小組應(yīng)制定詳細(xì)的活動方案，包括活動日程安排、議程設(shè)置、嘉賓邀請、宣傳報道、安全保障等內(nèi)容?；顒臃桨笐?yīng)報經(jīng)審批部門審核同意后實施。3.邀請嘉賓：根據(jù)活動主題和目的，邀請合適的國內(nèi)外嘉賓參與活動。邀請嘉賓時，應(yīng)提前發(fā)送邀請函，明確活動的時間、地點、內(nèi)容等信息，并及時跟進(jìn)嘉賓的回復(fù)情況。4.宣傳報道：如需對活動進(jìn)行宣傳報道，應(yīng)提前制定宣傳方案，明確宣傳渠道、內(nèi)容和口徑。宣傳報道應(yīng)遵循客觀、準(zhǔn)確、適度的原則，不得擅自發(fā)布未經(jīng)審核的信息。（二）活動實施1.現(xiàn)場布置：按照活動方案的要求，做好活動現(xiàn)場的布置工作，包括場地安排、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等，確?；顒蝇F(xiàn)場環(huán)境整潔、舒適、有序。2.活動組織：活動實施過程中，工作小組應(yīng)密切配合，按照活動議程有序推進(jìn)各項活動。工作人員應(yīng)提前到達(dá)現(xiàn)場，做好接待、引導(dǎo)、服務(wù)等工作，確?；顒禹樌M(jìn)行。3.安全保障：加強活動現(xiàn)場的安全保障工作，制定安全應(yīng)急預(yù)案，配備必要的安全設(shè)施和人員。對活動現(xiàn)場進(jìn)行安全檢查，確?；顒訄鏊爸苓叚h(huán)境安全。同時，做好活動期間的人員安全管理，防止發(fā)生意外事故。4.應(yīng)急處置：建立健全應(yīng)急處置機制，對活動過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。一旦發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，確保人員生命財產(chǎn)安全，并及時向上級報告。（三）活動總結(jié)1.總結(jié)報告：活動結(jié)束后，承辦部門應(yīng)及時對活動進(jìn)行總結(jié)，撰寫總結(jié)報告?？偨Y(jié)報告應(yīng)包括活動的基本情況、取得的成效、存在的問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。2.資料歸檔：將活動過程中形成的各類資料，如活動申請表、審批文件、活動方案、嘉賓名單、宣傳報道資料、總結(jié)報告等進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。四、人員管理（一）出國（境）管理1.審批程序：機關(guān)工作人員因公務(wù)需要出國（境），應(yīng)按照規(guī)定的審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。填寫《機關(guān)工作人員出國（境）申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、歸口管理部門、外事管理部門審核后，報機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.證照管理：外事管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理和管理機關(guān)工作人員的出國（境）證照。工作人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求提交相關(guān)材料，配合外事管理部門做好證照辦理工作。證照辦理完成后，外事管理部門應(yīng)及時將證照發(fā)放給工作人員，并做好登記備案。3.境外行程管理：工作人員出國（境）前，應(yīng)制定詳細(xì)的境外行程計劃，報外事管理部門備案。境外行程計劃應(yīng)包括出訪國家（地區(qū)）、停留時間、訪問城市、活動安排、聯(lián)系方式等內(nèi)容。在境外期間，工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照行程計劃執(zhí)行，如需變更行程，應(yīng)提前向外事管理部門報告，并說明變更原因和行程安排。（二）涉外人員行為規(guī)范1.遵守法律法規(guī)：涉外人員應(yīng)遵守我國法律法規(guī)以及駐在國（地區(qū)）的法律法規(guī)，尊重當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。2.維護(hù)國家形象：涉外人員在對外交往中，應(yīng)自覺維護(hù)國家尊嚴(yán)和形象，言行舉止得體，展現(xiàn)機關(guān)工作人員的良好風(fēng)貌。3.保守國家秘密：嚴(yán)格遵守國家保密制度，保守國家秘密和工作秘密。在涉外活動中，不得泄露國家機密和敏感信息，妥善保管涉密文件和資料。4.廉潔自律：涉外人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，不得接受外方的禮品、禮金、有價證券等，不得利用職務(wù)之便謀取私利。五、經(jīng)費管理（一）預(yù)算編制1.承辦部門應(yīng)根據(jù)活動的規(guī)模、內(nèi)容和要求，編制詳細(xì)的經(jīng)費預(yù)算。經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括活動場地租賃、嘉賓邀請、交通、餐飲、住宿、宣傳報道、禮品、翻譯、保險等各項費用。2.經(jīng)費預(yù)算應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，明確各項費用的具體金額和計算依據(jù)。預(yù)算編制應(yīng)科學(xué)合理，嚴(yán)格控制經(jīng)費支出，確保經(jīng)費使用的必要性和合理性。（二）經(jīng)費審批1.經(jīng)費預(yù)算編制完成后，報所在部門負(fù)責(zé)人初審。部門負(fù)責(zé)人對預(yù)算的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并簽署意見。2.初審?fù)ㄟ^的經(jīng)費預(yù)算，提交至歸口管理部門審核。歸口管理部門根據(jù)活動的性質(zhì)和經(jīng)費管理規(guī)定，對預(yù)算進(jìn)行審核，重點審核經(jīng)費支出的范圍和標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定。3.經(jīng)歸口審核通過的經(jīng)費預(yù)算，報機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)活動的重要性和經(jīng)費情況進(jìn)行審批，確保經(jīng)費預(yù)算的科學(xué)性和合理性。（三）經(jīng)費使用1.活動經(jīng)費應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大經(jīng)費支出范圍或提高經(jīng)費支出標(biāo)準(zhǔn)。2.承辦部門應(yīng)建立健全經(jīng)費使用管理制度，明確經(jīng)費報銷流程和審批權(quán)限。經(jīng)費報銷應(yīng)提供真實、合法、有效的票據(jù)，并按照規(guī)定的格式填寫報銷憑證。3.財務(wù)部門應(yīng)加強對活動經(jīng)費的核算和監(jiān)督，定期對經(jīng)費使用情況進(jìn)行檢查和審計。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促承辦部門進(jìn)行整改，確保經(jīng)費使用合規(guī)、透明。六、外事禮賓（一）禮賓安排原則1.對等原則：根據(jù)外方來訪人員的身份、職務(wù)和來訪目的，安排相應(yīng)規(guī)格的接待和禮賓活動，體現(xiàn)對等原則。2.尊重習(xí)俗原則：尊重外方的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰，避免因文化差異而產(chǎn)生誤解或不愉快。3.簡化務(wù)實原則：禮賓安排應(yīng)注重實效，簡化不必要的形式和程序，突出活動主題和重點。（二）迎送安排1.迎送規(guī)格：根據(jù)外方來訪人員的身份和重要程度，確定迎送規(guī)格。迎送人員應(yīng)包括機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.迎送儀式：迎送儀式應(yīng)簡潔莊重，體現(xiàn)友好氛圍。迎送儀式的地點、時間、程序等應(yīng)提前與外方溝通確定。3.獻(xiàn)花安排：根據(jù)外交禮儀慣例，在迎送儀式上可安排獻(xiàn)花環(huán)節(jié)。獻(xiàn)花人員應(yīng)選擇合適的身份和性別，獻(xiàn)花時應(yīng)注意姿勢和表情。（三）會見會談安排1.會見會談規(guī)格：根據(jù)外方來訪人員的身份和活動主題，確定會見會談的規(guī)格和參與人員。會見會談應(yīng)安排在合適的場所進(jìn)行，提前做好場地布置和設(shè)備調(diào)試。2.座位安排：會見會談的座位安排應(yīng)遵循國際慣例和外交禮儀，體現(xiàn)主賓雙方的身份和地位。座位牌應(yīng)提前制作并擺放整齊。3.會談記錄：安排專人負(fù)責(zé)會見會談的記錄工作，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整。會談結(jié)束后，及時整理會談紀(jì)要，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。（四）宴請安排1.宴請規(guī)格：根據(jù)外方來訪人員的身份和活動需要，確定宴請的規(guī)格和形式。宴請形式可包括正式宴會、便宴、工作餐等。2.宴請菜單：宴請菜單應(yīng)根據(jù)外方的飲食習(xí)慣和文化背景進(jìn)行設(shè)計，注重體現(xiàn)地方特色和文化內(nèi)涵。菜單應(yīng)提前確定，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。3.宴請禮儀：宴請過程中，應(yīng)遵循外交禮儀規(guī)范，注意座次安排、餐具使用、祝酒致辭等環(huán)節(jié)。宴請結(jié)束后，應(yīng)向客人表示感謝，并安排送客。七、保密管理（一）保密責(zé)任1.機關(guān)各部門負(fù)責(zé)人是本部門涉外活動保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)切實履行保密職責(zé)，加強對本部門工作人員的保密教育和管理。2.參與涉外活動的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守國家秘密和工作秘密，不得擅自泄露活動相關(guān)信息。（二）保密措施1.文件資料管理：對涉外活動中涉及的文件資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。文件資料的起草、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.會議管理：在涉外活動的會議組織過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制參會人員范圍，對會議內(nèi)容進(jìn)行保密。會議場所應(yīng)選擇安全保密的地點，會議期間應(yīng)加強對會議場所的管理和監(jiān)督。3.信息系統(tǒng)管理：涉及涉外活動的信息系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。工作人員在使用信息系統(tǒng)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得違