收發(fā)登記記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件、郵件、包裹等收發(fā)的管理，確保各類信息傳遞的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的文件、郵件、包裹等收發(fā)登記記錄管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：收發(fā)登記記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.及時高效原則：確保各類收發(fā)信息及時處理，不積壓、不延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：對涉及公司機(jī)密的文件、郵件等嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、收發(fā)登記記錄管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善收發(fā)登記記錄管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.設(shè)立專門的收發(fā)崗位，配備必要的設(shè)備和人員，負(fù)責(zé)公司各類文件、郵件、包裹的統(tǒng)一收發(fā)、登記、保管和分發(fā)。3.定期對收發(fā)登記記錄進(jìn)行整理、歸檔，確保記錄的完整性和可追溯性。4.對違反收發(fā)登記記錄管理制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門的文件、郵件、包裹收發(fā)聯(lián)系人，負(fù)責(zé)與行政部門對接相關(guān)工作。2.配合行政部門做好本部門收發(fā)登記記錄的管理工作，及時領(lǐng)取、處理和歸還各類文件、郵件、包裹。3.對本部門產(chǎn)生的文件、郵件、包裹進(jìn)行分類整理，按照規(guī)定的流程進(jìn)行登記和傳遞。（三）員工職責(zé)1.遵守收發(fā)登記記錄管理制度，配合行政部門和本部門做好文件、郵件、包裹的收發(fā)工作。2.及時領(lǐng)取屬于自己的文件、郵件、包裹，并在規(guī)定時間內(nèi)處理完畢。3.妥善保管個人收到的重要文件、郵件，不得隨意丟棄或泄露。三、收文登記記錄管理（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的郵箱，用于接收外部文件、郵件等。郵箱地址應(yīng)向相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位公開，并定期更新。2.行政部門安排專人負(fù)責(zé)郵箱的日常管理，每天定時查收郵件，確保不遺漏重要信息。3.設(shè)立公司前臺，負(fù)責(zé)接收快遞包裹，并及時通知行政部門進(jìn)行登記處理。（二）收文登記1.行政部門收到文件、郵件、包裹后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：收文日期、來文單位、文件名稱、文號、密級、份數(shù)、附件、收件人等。2.對于重要文件和緊急郵件，應(yīng)在登記后立即通知相關(guān)部門或人員進(jìn)行處理。3.登記可采用紙質(zhì)登記本或電子表格的形式進(jìn)行，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。電子表格應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文件分類與編號1.行政部門對收文進(jìn)行分類，可分為公司文件、外來文件、會議文件、合同文件等。2.為便于管理和查詢，對每類文件進(jìn)行編號。編號規(guī)則應(yīng)簡潔明了，具有唯一性。例如：公司文件編號為“GS[年份][月份][序號]”，外來文件編號為“WL[年份][月份][序號]”等。3.在文件登記時，應(yīng)注明文件編號，以便后續(xù)查詢和管理。（四）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和收件人，行政部門及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.對于重要文件，應(yīng)采用當(dāng)面交接的方式，并要求收件人簽字確認(rèn)。3.對于一般性文件，可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵件等方式進(jìn)行傳遞，但應(yīng)確保收件人能夠及時收到并知曉文件內(nèi)容。（五）文件保管1.行政部門設(shè)立專門的文件保管室，用于存放各類文件、郵件、包裹。保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等安全措施。2.對重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)單獨存放，并采取加密存儲、限制訪問等安全措施。3.定期對文件進(jìn)行盤點和清理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。對于過期或無用的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。四、發(fā)文登記記錄管理（一）發(fā)文流程1.各部門擬制文件后，應(yīng)填寫《發(fā)文審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將文件交行政部門進(jìn)行登記編號。3.行政部門對文件進(jìn)行格式審核、排版校對等處理后，按照規(guī)定的印發(fā)范圍進(jìn)行印發(fā)。（二）發(fā)文登記1.行政部門在文件印發(fā)前，應(yīng)進(jìn)行發(fā)文登記。登記內(nèi)容包括：發(fā)文日期、發(fā)文單位、文件名稱、文號、密級、份數(shù)、主送單位、抄送單位、印發(fā)份數(shù)等。2.登記后，應(yīng)在文件上加蓋公司印章，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行編號。編號規(guī)則與收文編號一致。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在登記后及時安排印發(fā)，并跟蹤文件的發(fā)放情況。（三）文件印發(fā)1.行政部門根據(jù)文件的印發(fā)范圍，采用紙質(zhì)印發(fā)或電子印發(fā)的方式進(jìn)行發(fā)放。2.紙質(zhì)印發(fā)的文件應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷，并確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。印刷完成后，應(yīng)及時將文件分發(fā)給各主送單位和抄送單位。3.電子印發(fā)的文件應(yīng)通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)送給相關(guān)人員，并確保收件人能夠正常接收和查看文件。（四）文件存檔1.行政部門在文件印發(fā)后，應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔。存檔內(nèi)容包括：文件正文、附件、發(fā)文審批表、登記記錄等。2.存檔文件應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行整理，便于查詢和管理。電子文件應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。五、郵件登記記錄管理（一）郵件分類1.公司收到的郵件可分為普通郵件、掛號郵件、特快專遞、電子郵件等。2.行政部門應(yīng)根據(jù)郵件的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行分類登記，以便采取不同的處理方式。（二）郵件登記1.對于收到的郵件，行政部門應(yīng)按照收文登記的要求進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄郵件的發(fā)件人、收件人、主題、內(nèi)容摘要、收到日期等信息。2.對于電子郵件，應(yīng)記錄郵件的發(fā)件人郵箱地址、收件人郵箱地址、主題、發(fā)送時間等信息，并及時下載保存郵件內(nèi)容。（三）郵件處理1.普通郵件和掛號郵件由行政部門統(tǒng)一簽收后，按照收件人信息進(jìn)行分發(fā)。2.特快專遞應(yīng)及時通知收件人領(lǐng)取，并要求收件人在簽收單上簽字確認(rèn)。3.電子郵件應(yīng)及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員，并提醒收件人及時查看和處理。對于重要郵件，應(yīng)要求收件人回復(fù)確認(rèn)收到。（四）郵件存檔1.行政部門應(yīng)定期對郵件進(jìn)行整理和存檔，以便日后查閱。存檔內(nèi)容包括郵件的紙質(zhì)版（如有）、電子版及相關(guān)登記記錄。2.郵件存檔期限應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求執(zhí)行，一般重要郵件應(yīng)長期保存，一般性郵件可保存一定期限后進(jìn)行銷毀。六、包裹登記記錄管理（一）包裹接收1.公司前臺收到包裹后，應(yīng)立即通知行政部門進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：包裹單號、寄件人、收件人、包裹內(nèi)容、重量、收到日期等。2.行政部門對包裹進(jìn)行初步檢查，確認(rèn)包裹外觀無破損后，方可進(jìn)行登記。（二）包裹分發(fā)1.行政部門根據(jù)包裹收件人信息，及時將包裹分發(fā)給相關(guān)人員。2.對于重要包裹或貴重物品，應(yīng)采用當(dāng)面交接的方式，并要求收件人簽字確認(rèn)。（三）包裹跟蹤1.對于需要跟蹤物流信息的包裹，行政部門應(yīng)及時查詢物流狀態(tài)，并將相關(guān)信息告知收件人。2.如發(fā)現(xiàn)包裹出現(xiàn)異常情況（如延誤、丟失、破損等），應(yīng)及時與快遞公司聯(lián)系，并協(xié)助收件人進(jìn)行處理。（四）包裹存檔1.行政部門應(yīng)將包裹的相關(guān)信息進(jìn)行存檔，包括包裹登記記錄、物流信息等。2.存檔期限應(yīng)根據(jù)實際情況確定，一般重要包裹應(yīng)保存至包裹處理完畢后一定期限。七、登記記錄的查詢與借閱（一）查詢權(quán)限1.公司員工因工作需要查詢收發(fā)登記記錄的，可向行政部門提出申請。2.行政部門應(yīng)根據(jù)員工的查詢需求，提供相應(yīng)的登記記錄信息。對于涉及公司機(jī)密的信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查詢和使用。（二）借閱流程1.公司員工因工作需要借閱收發(fā)登記記錄的，應(yīng)填寫《借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱內(nèi)容等。2.《借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報行政部門審批。3.行政部門審批通過后，辦理借閱手續(xù)，將借閱的登記記錄復(fù)印件提供給借閱人，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的登記記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播。4.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時歸還借閱的登記記錄。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向行政部門提出申請。八、登記記錄的保密與安全（一）保密措施1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對收發(fā)登記記錄的保密管理，對涉及公司機(jī)密的信息嚴(yán)格保密。2.收發(fā)登記記錄管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露登記記錄中的任何信息。3.在處理收發(fā)登記記錄時，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。（二）安全管理1.行政部門應(yīng)確保收發(fā)登記記錄的存儲安全，防止登記記錄丟失、損壞或被盜。2.定期對登記記錄進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。3.加強(qiáng)對收發(fā)登記記錄管理場所的安全防范，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對公司各部門的收發(fā)登記記錄管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：登記記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時性，文件的分發(fā)與保管情況，郵件和包裹的處理情況等。（二）考核機(jī)制1.將收發(fā)登記記錄管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的收發(fā)登記記錄管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括：登記記錄的準(zhǔn)確率、及時處理率、文件丟失率、信息泄露事件發(fā)生率等。3.對在收發(fā)登記記錄