辦公室耗材管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司辦公室耗材的管理，規(guī)范耗材的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公室耗材的管理。3.定義本制度所稱辦公室耗材，是指用于日常辦公的各類消耗性材料，包括但不限于紙張、墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、筆、筆記本、文件夾、檔案袋、膠水、訂書(shū)釘、回形針等。二、管理職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公室耗材的年度采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行調(diào)整。負(fù)責(zé)辦公室耗材的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放等工作。定期對(duì)辦公室耗材的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。建立辦公室耗材管理臺(tái)賬，記錄耗材的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公室耗材的領(lǐng)用和使用管理。定期向行政部門(mén)提交本部門(mén)辦公室耗材的使用情況報(bào)告，協(xié)助行政部門(mén)做好耗材的采購(gòu)計(jì)劃制定工作。配合行政部門(mén)做好辦公室耗材的盤(pán)點(diǎn)工作。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核辦公室耗材的采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。對(duì)辦公室耗材的成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃行政部門(mén)應(yīng)于每年年底根據(jù)公司各部門(mén)的辦公需求和實(shí)際使用情況，編制下一年度的辦公室耗材采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。各部門(mén)應(yīng)在每年12月15日前向行政部門(mén)提交本部門(mén)下一年度的辦公室耗材需求計(jì)劃。行政部門(mén)匯總各部門(mén)需求計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存情況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。因工作需要臨時(shí)增加耗材采購(gòu)的，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提前填寫(xiě)《辦公室耗材采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行采購(gòu)。2.供應(yīng)商選擇行政部門(mén)應(yīng)建立辦公室耗材供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)實(shí)施行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商名錄，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商溝通采購(gòu)需求，確保采購(gòu)的耗材符合公司要求。采購(gòu)人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證，并及時(shí)將采購(gòu)信息傳遞給行政部門(mén)的倉(cāng)庫(kù)管理人員。對(duì)于批量采購(gòu)的耗材，應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況合理安排交貨時(shí)間，避免庫(kù)存積壓或缺貨。四、驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)的辦公室耗材進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。對(duì)于有質(zhì)量要求的耗材，如墨盒、硒鼓等，應(yīng)進(jìn)行抽樣檢測(cè)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.驗(yàn)收流程倉(cāng)庫(kù)管理人員收到采購(gòu)的耗材后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)填寫(xiě)《辦公室耗材驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收單應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)管理人員和驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的耗材，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在《辦公室耗材驗(yàn)收單》上注明原因，并及時(shí)通知行政部門(mén)采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。五、庫(kù)存管理1.庫(kù)存分類辦公室耗材應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄耗材的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公室耗材進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確。盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)物，填寫(xiě)《辦公室耗材盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況，包括耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、庫(kù)存數(shù)量、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)表應(yīng)由盤(pán)點(diǎn)人員和倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《辦公室耗材盤(pán)盈盤(pán)虧處理表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。3.庫(kù)存安全倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保耗材的質(zhì)量不受影響。對(duì)易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的安全管理，配備必要的消防器材，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。六、發(fā)放管理1.發(fā)放原則辦公室耗材的發(fā)放應(yīng)遵循“按需發(fā)放、節(jié)約使用”的原則。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要領(lǐng)取耗材，避免浪費(fèi)。行政部門(mén)應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)各部門(mén)的耗材使用情況，對(duì)于耗材使用量較大的部門(mén)，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和分析，查找原因，采取措施進(jìn)行控制。2.發(fā)放流程各部門(mén)需要領(lǐng)取辦公室耗材時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公室耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行發(fā)放，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄耗材的出庫(kù)情況。領(lǐng)用人員應(yīng)在《辦公室耗材領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取耗材后及時(shí)離開(kāi)倉(cāng)庫(kù)。七、使用管理1.使用規(guī)范各部門(mén)應(yīng)教育員工節(jié)約使用辦公室耗材，提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的耗材，如文件夾、檔案袋等，應(yīng)妥善保管，避免損壞和丟失。員工在使用耗材過(guò)程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。2.監(jiān)督檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的辦公室耗材使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。對(duì)于違反本制度規(guī)定，浪費(fèi)辦公室耗材的行為，行政部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評(píng)教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)處罰等。八、成本控制1.成本核算財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公室耗材的采購(gòu)成本、使用成本等進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。行政部門(mén)應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好辦公室耗材的成本核算工作，提供相關(guān)的采購(gòu)、使用等數(shù)據(jù)。2.成本控制措施行政部門(mén)應(yīng)通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃、選擇合適的供應(yīng)商、加強(qiáng)庫(kù)存管理等措施，降低辦公室耗材的采購(gòu)成本。各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的教育