企業(yè)打印管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司打印管理，提高打印設(shè)備使用效率，節(jié)約辦公成本，確保打印工作的正常有序進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需打印原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，合理安排打印任務(wù)，避免不必要的打印浪費(fèi)。2.節(jié)約環(huán)保原則：鼓勵(lì)雙面打印、使用電子文檔等方式，減少紙張消耗，保護(hù)環(huán)境。3.安全保密原則：涉及公司機(jī)密文件的打印，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、打印設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.公司根據(jù)各部門工作需求，合理配置打印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。2.設(shè)備采購(gòu)應(yīng)遵循性價(jià)比高、質(zhì)量可靠、易于維護(hù)等原則。（二）設(shè)備維護(hù)1.各部門指定專人負(fù)責(zé)打印設(shè)備的日常維護(hù)，包括清潔、加紙、換墨等工作。2.定期對(duì)打印設(shè)備進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。3.建立打印設(shè)備檔案，記錄設(shè)備型號(hào)、購(gòu)買時(shí)間、維修記錄等信息。（三）設(shè)備使用1.員工應(yīng)正確使用打印設(shè)備，不得隨意拆卸、改裝設(shè)備。2.禁止在打印設(shè)備上進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的操作，如玩游戲、瀏覽網(wǎng)頁(yè)等。3.如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。三、打印流程管理（一）打印申請(qǐng)1.員工如需打印文件，應(yīng)填寫《打印申請(qǐng)表》，注明文件名稱、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、打印要求等信息。2.《打印申請(qǐng)表》可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交，也可在指定地點(diǎn)領(lǐng)取紙質(zhì)表格填寫后提交。3.緊急文件需打印的，可先電話通知行政部門，事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。（二）審批流程1.普通文件打印申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要文件打印申請(qǐng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)不符合要求的申請(qǐng)予以退回，并注明原因。3.申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，員工將《打印申請(qǐng)表》交至行政部門指定的打印地點(diǎn)。（三）打印操作1.行政部門打印人員根據(jù)《打印申請(qǐng)表》的要求進(jìn)行打印操作，確保打印質(zhì)量和效率。2.打印人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行打印，如無(wú)特殊要求，應(yīng)采用雙面打印方式。3.打印完成后，打印人員應(yīng)及時(shí)整理文件，通知申請(qǐng)人領(lǐng)取，并在《打印申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。四、紙張管理（一）紙張采購(gòu)1.行政部門負(fù)責(zé)公司紙張的統(tǒng)一采購(gòu)工作，根據(jù)公司實(shí)際需求，合理確定紙張采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格。2.紙張采購(gòu)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。（二）紙張領(lǐng)用1.各部門根據(jù)工作需要，到行政部門領(lǐng)取紙張。領(lǐng)取時(shí)應(yīng)填寫《紙張領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、紙張規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門紙張領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理控制紙張庫(kù)存。（三）紙張節(jié)約1.鼓勵(lì)員工雙面使用紙張，減少紙張浪費(fèi)。2.對(duì)于可重復(fù)利用的紙張，如文件草稿、廢紙等，應(yīng)進(jìn)行分類存放，以便再次使用。3.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙張使用情況的監(jiān)督和檢查，對(duì)浪費(fèi)紙張的行為進(jìn)行批評(píng)教育，并采取相應(yīng)的處罰措施。五、電子文檔管理（一）電子文檔存儲(chǔ)1.員工應(yīng)將工作中產(chǎn)生的電子文檔及時(shí)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保文檔的安全和可追溯性。2.建立電子文檔分類目錄，對(duì)電子文檔進(jìn)行規(guī)范命名和分類存儲(chǔ)，方便查找和使用。（二）電子文檔共享1.對(duì)于需要共享的電子文檔，員工可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)設(shè)置共享權(quán)限，確保文檔的安全性和保密性。2.共享電子文檔時(shí)，應(yīng)注明文檔的版本號(hào)、更新日期等信息，以便其他員工及時(shí)了解文檔的最新情況。（三）電子文檔備份1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司重要電子文檔進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。2.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、保密文件打印管理（一）保密文件界定1.公司保密文件包括但不限于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等方面的文件。2.保密文件的具體范圍由公司保密管理部門確定，并定期進(jìn)行更新。（二）打印要求1.保密文件打印應(yīng)在公司指定的具有保密措施的場(chǎng)所進(jìn)行，禁止在外部打印店打印保密文件。2.打印保密文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制打印份數(shù)，確需多份打印的，應(yīng)經(jīng)保密管理部門批準(zhǔn)。3.打印完成后，應(yīng)及時(shí)將保密文件收回，不得隨意放置或丟棄。（三）人員管理1.參與保密文件打印的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露保密文件內(nèi)容。2.對(duì)違反保密規(guī)定的人員，公司將依法追究其責(zé)任。七、費(fèi)用管理（一）打印費(fèi)用核算1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司打印費(fèi)用進(jìn)行核算，每月統(tǒng)計(jì)各部門打印紙張、油墨、維修等費(fèi)用支出情況。2.打印費(fèi)用核算應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，確保費(fèi)用數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。（二）費(fèi)用分?jǐn)?.根據(jù)各部門打印工作量，將打印費(fèi)用分?jǐn)偟礁鞑块T。具體分?jǐn)偡椒ㄓ尚姓块T制定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格控制打印費(fèi)用支出，對(duì)超出預(yù)算的部門，公司將進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求其說(shuō)明原因。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.員工打印費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，填寫報(bào)銷單據(jù)，附上《打印申請(qǐng)表》等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)打印費(fèi)用報(bào)銷的審核，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)予以退回。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)打印管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.打印設(shè)備的使用和維護(hù)情況。2.打印流程的執(zhí)行情況。3.紙張管理情況。4.電子文檔管理情況。5.保密文件打印管理情況。6.打印費(fèi)用的核算和報(bào)銷情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月對(duì)公司打印管理情況進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政部門不定期對(duì)各部門打印管理情況進(jìn)行抽查。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。2.對(duì)違反打印管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、罰款、解除勞動(dòng)合同等。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.行政部門定期組織員工進(jìn)行打印管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的節(jié)約意識(shí)和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括打印設(shè)備的使用方法、打印流程、紙張節(jié)約技巧、保密規(guī)定等。（二）宣傳1.通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、宣傳欄等渠道，宣傳打印管理制度和節(jié)約環(huán)保知識(shí)，營(yíng)造良好的辦公氛圍。2.鼓勵(lì)員工積極參與打印管理