技術(shù)學(xué)校檔案管理制度總則一、目的為加強(qiáng)技術(shù)學(xué)校檔案管理工作，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于技術(shù)學(xué)校各類檔案的管理，包括學(xué)校行政檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等。三、檔案管理的基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理：學(xué)校檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，學(xué)校設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門、各單位設(shè)立檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和利用。2.完整準(zhǔn)確、安全保密：檔案管理工作應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和保密，不得損毀、丟失、涂改、偽造檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提供、復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.便于利用、規(guī)范管理：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的利用價值，建立健全檔案利用制度，方便師生員工查閱檔案，同時，應(yīng)規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理效率。四、檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.學(xué)校設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校檔案的管理工作，其主要職責(zé)包括：（1）制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行；（2）負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；（3）指導(dǎo)各部門、各單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（4）負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理；（5）完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案工作任務(wù)。2.各部門、各單位設(shè)立檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的管理工作，其主要職責(zé)包括：（1）按照學(xué)校檔案管理規(guī)章制度的要求，收集、整理本部門、本單位的檔案；（2）定期將本部門、本單位的檔案移交學(xué)校檔案管理部門；（3）負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的保管和利用，維護(hù)檔案的安全和完整；（4）完成學(xué)校檔案管理部門交辦的其他檔案工作任務(wù)。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各單位應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)章制度的要求，及時收集本部門、本單位的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的收集范圍包括：（1）學(xué)校行政文件，如學(xué)校規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等；（2）教學(xué)文件，如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)日志、考試成績等；（3）學(xué)生檔案，如學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲檔案、畢業(yè)生檔案等；（4）科研檔案，如科研項目申報書、科研項目計劃書、科研成果報告等；（5）設(shè)備檔案，如設(shè)備購置申請、設(shè)備驗收報告、設(shè)備使用說明書等。3.檔案的收集方式包括：（1）定期收集：各部門、各單位應(yīng)定期將本部門、本單位的檔案移交學(xué)校檔案管理部門，一般每年移交一次；（2）隨時收集：對于一些臨時性的文件和資料，應(yīng)及時收集并歸檔，確保檔案的及時性和完整性。二、檔案的整理1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范和要求，對收集到的檔案進(jìn)行整理，確保檔案的分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范。2.檔案的整理流程包括：（1）分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等類別；（2）排列：按照檔案的形成時間或重要程度，將同一類別的檔案進(jìn)行排列；（3）編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，檔案編號應(yīng)包含檔案類別、年度、序號等信息；（4）裝訂：將整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂時應(yīng)注意檔案的整齊、美觀，不得損壞檔案內(nèi)容。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐等物品，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、飲食。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的破損、霉變、蟲蛀等問題，確保檔案的質(zhì)量。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。二、檔案的利用1.學(xué)校師生員工可以按照學(xué)校檔案管理規(guī)章制度的要求，向?qū)W校檔案管理部門申請查閱檔案。2.申請查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、時間、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案查閱申請表的要求，及時提供檔案查閱服務(wù)，不得無故拖延或拒絕。4.查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案利用的規(guī)定，不得涂改、損壞檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。5.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用的情況，及時對檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成的鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保存價值和保管期限。3.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，其中永久保管的檔案是指具有重要歷史價值和永久保存意義的檔案，長期保管的檔案是指具有較高歷史價值和較長保存期限的檔案，短期保管的檔案是指具有一定歷史價值和較短保存期限的檔案。4.經(jīng)過鑒定，確定為無保存價值的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。二、檔案的銷毀1.檔案的銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成的銷毀小組進(jìn)行，銷毀小組應(yīng)按照檔案銷毀的程序和要求，對無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案的銷毀程序包括：（1）編制檔案銷毀清冊：銷毀小組應(yīng)根據(jù)檔案鑒定的結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息；（2）審批：檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀；（3）銷毀：銷毀小組應(yīng)在指定的地點和時間，對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)確保檔案的徹底銷毀，不得留有任何痕跡。4