派遣公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)派遣公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運營管理中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本派遣公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀公司各類檔案。3.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常協(xié)調(diào)和溝通。3.配合檔案室做好檔案資料的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)，及時更新檔案檢索系統(tǒng)。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記和統(tǒng)計工作。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件資料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各類合同協(xié)議，如派遣協(xié)議、勞動合同、業(yè)務(wù)合作合同等。3.公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件。4.員工檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表、獎懲記錄等。5.公司業(yè)務(wù)活動資料，如項目方案、招投標(biāo)文件、客戶資料等。6.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。7.行政辦公檔案，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、通知公告等。8.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式通用、內(nèi)容完整，并做好備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人力資源類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，保持整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議等。2.定期保管：分為3年、5年、10年等不同期限，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與記錄一致。2.清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案室提出申請。2.外部單位或個人查閱檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案室向借閱人發(fā)放檔案，并做好借閱登記，注明借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得涂改、損壞、丟失，按時歸還檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限和現(xiàn)實利用價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入