機(jī)關(guān)檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門檔案的庫房管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化庫房管理流程，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案庫房的日常管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫房設(shè)施設(shè)備的管理和維護(hù)。（二）庫房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案的日常保管工作。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，定期檢查庫房的門窗、消防設(shè)施等，確保庫房安全。3.做好檔案的出入庫登記工作，準(zhǔn)確記錄檔案的出入庫時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作。5.負(fù)責(zé)庫房的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。三、檔案庫房建設(shè)與布局（一）庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。（二）庫房面積根據(jù)機(jī)關(guān)檔案的數(shù)量和未來發(fā)展規(guī)劃，合理確定庫房面積，確保檔案有足夠的存儲(chǔ)空間。（三）庫房布局1.檔案庫房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，便于管理和操作。2.檔案存放區(qū)應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、檔案整理設(shè)備等，方便檔案的整理和加工。4.查閱區(qū)應(yīng)提供舒適、安靜的查閱環(huán)境，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等查閱設(shè)備，以及必要的檔案查閱工具。四、檔案庫房設(shè)施設(shè)備管理（一）溫濕度控制設(shè)備1.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.定期對(duì)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）消防設(shè)備1.在庫房內(nèi)配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.制定消防應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高工作人員的消防意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（三）防盜設(shè)備1.安裝防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)備，確保庫房安全。2.監(jiān)控?cái)z像頭應(yīng)覆蓋庫房的各個(gè)區(qū)域，保存監(jiān)控錄像不少于30天。（四）防蟲、防鼠設(shè)備1.采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，防止檔案受到蟲害和鼠害。2.定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理蟲害、鼠害問題。（五）檔案裝具1.根據(jù)檔案的特點(diǎn)和保管要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于存放和查找，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。五、檔案的收集與整理（一）收集范圍機(jī)關(guān)各部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件材料，按照檔案分類方案進(jìn)行分類。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，編制分類目錄。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案編號(hào)索引。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。六、檔案的保管（一）檔案上架1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)上架存放，按照分類目錄和編號(hào)索引的順序排列，確保檔案存放有序。2.檔案上架應(yīng)遵循便于查找、便于管理的原則，不得隨意堆放。（二）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。（三）檔案定期檢查1.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換檔案裝具等。3.定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案保管統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。（四）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的安全、完整和有效利用。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。（二）借閱程序1.機(jī)關(guān)外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的要求，按時(shí)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門工作人員應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、借閱期限等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)檔案的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的鑒定原則、方法和程序。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面的內(nèi)容。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定審批表》。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門工作人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。九、檔案庫房安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案庫房安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施。2.庫房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全制度，不得擅自離崗、脫崗。（二）人員進(jìn)出管理1.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員進(jìn)出，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證，確保人員身份合法。（三）安全檢查1.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括門窗、消防設(shè)施、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保庫房安全。（四）突發(fā)事件應(yīng)急處置