某某局郵箱管理制度總則1.目的為規(guī)范某某局郵箱的使用，確保信息傳遞的及時、準確、安全和高效，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于某某局全體工作人員。3.基本原則安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保郵箱信息安全，防止信息泄露。規(guī)范使用原則：按照規(guī)定的流程和要求使用郵箱，保證郵件內容的規(guī)范性和準確性。高效便捷原則：充分利用郵箱功能，提高工作效率，便捷地進行信息溝通和業(yè)務處理。郵箱賬號管理1.賬號申請與開通新入職員工由所在部門負責人提出郵箱賬號申請，填寫《某某局郵箱賬號申請表》，注明員工姓名、部門、崗位等信息。申請表經部門負責人簽字確認后，提交至局辦公室。局辦公室負責統(tǒng)一為新員工開通郵箱賬號，并告知員工初始密碼。2.賬號使用與保管員工應妥善保管自己的郵箱賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應立即向局辦公室報告，并及時采取措施修改密碼。3.賬號停用與注銷員工離職或崗位變動不再需要使用郵箱時，所在部門負責人應及時通知局辦公室停用該賬號。局辦公室在接到通知后，對賬號進行停用操作，并刪除相關郵件數(shù)據(jù)。對于長期未使用的郵箱賬號，局辦公室將定期進行清理，經確認無使用需求后予以注銷。郵件收發(fā)管理1.郵件發(fā)送員工在發(fā)送郵件時，應確保收件人郵箱地址準確無誤。郵件主題應簡潔明了，概括郵件主要內容，便于收件人快速了解郵件主旨。郵件正文應內容完整、條理清晰、語言規(guī)范，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的表述。重要郵件應進行加密發(fā)送，加密方式按照局里統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。涉及工作機密、敏感信息或重要決策的郵件，應按照相關保密規(guī)定進行審批后發(fā)送。審批流程如下：郵件起草人填寫《某某局郵件審批表》，詳細說明郵件內容、發(fā)送范圍、密級等信息。部門負責人對郵件進行審核，簽署意見后提交至分管領導審批。分管領導審批通過后，郵件方可發(fā)送。2.郵件接收員工應定期登錄郵箱查看郵件，及時處理收到的郵件，避免延誤工作。對于重要郵件，應及時進行回復或轉發(fā)，并做好記錄。如收到不明來源或可疑的郵件，不要隨意打開附件或點擊鏈接，應及時向局辦公室報告。3.郵件存檔員工應定期對重要郵件進行分類存檔，以便日后查閱和參考。存檔郵件應按照年份、月份、主題等進行分類整理，建立清晰的索引目錄。局辦公室負責定期對全局郵件進行備份，確保郵件數(shù)據(jù)的安全性和完整性。郵箱使用規(guī)范1.內容規(guī)范郵件內容應符合國家法律法規(guī)和局里的各項規(guī)章制度，不得包含違法、違規(guī)、有害或不良信息。嚴禁在郵件中傳播未經證實的謠言、虛假信息或進行惡意攻擊、詆毀他人等行為。涉及工作業(yè)務的郵件，應提供準確、詳細的信息，確保工作的順利開展。2.格式規(guī)范郵件字體應統(tǒng)一使用常用字體，如宋體、黑體等，字號適中，便于閱讀。段落間距應適中，保持郵件內容的層次感和清晰度。郵件簽名應規(guī)范統(tǒng)一，包含姓名、部門、職務、聯(lián)系方式等信息。3.附件規(guī)范如需發(fā)送附件，應確保附件內容與郵件主題相關，且附件格式清晰、可正常打開。附件大小應符合局里規(guī)定的限制，如超過限制應進行壓縮或分拆發(fā)送。對于多個附件，應進行打包壓縮，并在郵件正文中注明附件內容和文件名。安全保密管理1.安全意識培訓局辦公室定期組織員工進行郵箱安全保密意識培訓，提高員工的安全防范意識和技能。培訓內容包括網絡安全知識、郵箱使用規(guī)范、信息保密制度等。2.安全防護措施安裝正版殺毒軟件和防火墻，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保郵箱系統(tǒng)安全。不隨意在不可信的網絡環(huán)境中登錄郵箱，避免賬號被盜用。妥善保管涉及郵箱賬號和密碼的相關設備，如手機、電腦等，防止丟失或被盜。3.保密要求嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和局里的保密制度，對涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的郵件進行嚴格保密。未經批準，不得將郵箱中的機密信息轉發(fā)給外部人員或在互聯(lián)網上公開。在處理涉及保密信息的郵件時，應采取加密、專人傳遞等安全措施，確保信息安全。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查局辦公室負責對郵箱使用情況進行定期監(jiān)督檢查，檢查內容包括賬號使用、郵件收發(fā)、安全保密等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行督促整改，并記錄在案。2.考核機制將郵箱使用情況納入員工績效考核體系，考核指標包括郵件處理及時性、內容規(guī)范性、安全保密性等。對于違反郵箱管理制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應的考核扣分或紀律處分。3.責任追究如