辦公室快遞管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室快遞收發(fā)管理，確保快遞收發(fā)工作的準(zhǔn)確、及時(shí)、高效，保障公司和員工的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公室快遞的收發(fā)管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確?？爝f信息準(zhǔn)確無誤，按時(shí)收發(fā)，避免延誤和丟失。2.安全保密原則：保障快遞內(nèi)容的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和工作流程，做到責(zé)任到人。二、快遞收發(fā)流程（一）寄件流程1.寄件人填寫快遞寄件單，詳細(xì)填寫收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容等信息。2.將填寫完整的寄件單及快遞物品交至辦公室前臺(tái)。3.前臺(tái)工作人員核對(duì)寄件信息，檢查快遞物品是否符合快遞要求（如包裝完好、無違禁物品等）。4.對(duì)于符合要求的快遞，前臺(tái)工作人員進(jìn)行登記，記錄寄件日期、寄件人、收件人、快遞單號(hào)、快遞內(nèi)容等信息，并開具快遞費(fèi)用支付憑證（如有需要）。5.前臺(tái)工作人員選擇合適的快遞公司，將快遞物品交予快遞公司收件員，并要求收件員在快遞交接單上簽字確認(rèn)。6.前臺(tái)工作人員及時(shí)將快遞費(fèi)用支付憑證交予寄件人或相關(guān)部門進(jìn)行報(bào)銷。（二）收件流程1.快遞公司將快遞送達(dá)公司后，前臺(tái)工作人員進(jìn)行簽收，并核對(duì)快遞單號(hào)、收件人姓名等信息。2.前臺(tái)工作人員在快遞登記表上記錄收件日期、快遞單號(hào)、收件人、快遞內(nèi)容等信息。3.對(duì)于重要文件或緊急快遞，前臺(tái)工作人員應(yīng)立即通知收件人前來領(lǐng)取。4.收件人領(lǐng)取快遞時(shí)，需在快遞領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。5.對(duì)于普通快遞，前臺(tái)工作人員在收件人工作時(shí)間內(nèi)放置在收件人辦公桌上；對(duì)于收件人不在公司或不方便領(lǐng)取的快遞，前臺(tái)工作人員應(yīng)妥善保管，并及時(shí)與收件人溝通領(lǐng)取事宜。6.定期清理未領(lǐng)取的快遞，對(duì)于超過一定期限（如一周）仍未領(lǐng)取的快遞，前臺(tái)工作人員應(yīng)再次與收件人聯(lián)系，如仍無法聯(lián)系到收件人，應(yīng)將快遞退回寄件人（如有寄件人聯(lián)系方式）或按照快遞公司規(guī)定進(jìn)行處理。三、快遞費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和快遞市場(chǎng)價(jià)格，制定快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。不同快遞公司、不同重量和體積的快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確規(guī)定。2.對(duì)于經(jīng)常合作的快遞公司，可以根據(jù)業(yè)務(wù)量與快遞公司協(xié)商簽訂優(yōu)惠協(xié)議，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的快遞價(jià)格。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.寄件人在填寫快遞寄件單時(shí)，應(yīng)注明快遞費(fèi)用的支付方式（如公司支付、個(gè)人支付等）。2.對(duì)于公司支付的快遞費(fèi)用，寄件人應(yīng)在快遞寄件單上簽字確認(rèn)，并將快遞費(fèi)用支付憑證（如快遞發(fā)票、快遞月結(jié)賬單等）及時(shí)交予財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度對(duì)快遞費(fèi)用進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。4.對(duì)于個(gè)人支付的快遞費(fèi)用，公司不予報(bào)銷，但如有特殊情況需要公司承擔(dān)的，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行處理。（三）費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析1.前臺(tái)工作人員每月對(duì)快遞費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作快遞費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表，詳細(xì)記錄快遞單號(hào)、寄件人、收件人、快遞費(fèi)用、快遞公司等信息。2.定期對(duì)快遞費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)比不同快遞公司的費(fèi)用情況、不同部門的快遞使用情況等，找出費(fèi)用控制的關(guān)鍵點(diǎn)和優(yōu)化方向。3.根據(jù)快遞費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，提出合理的費(fèi)用控制建議，如優(yōu)化快遞選擇、減少不必要的快遞使用等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。四、快遞物品管理（一）物品檢查1.寄件人交寄快遞物品時(shí)，前臺(tái)工作人員應(yīng)檢查快遞物品的包裝是否完好，是否符合快遞運(yùn)輸要求。2.對(duì)于易碎、易損、貴重物品等，寄件人應(yīng)進(jìn)行妥善包裝，并在寄件單上注明物品性質(zhì)。前臺(tái)工作人員在接收此類快遞時(shí)，應(yīng)提醒寄件人注意運(yùn)輸安全，并告知快遞公司相關(guān)注意事項(xiàng)。（二）物品保管1.對(duì)于收件人未及時(shí)領(lǐng)取的快遞，前臺(tái)工作人員應(yīng)妥善保管，放置在專門的快遞存放區(qū)域，確?？爝f物品的安全。2.定期清理快遞存放區(qū)域，檢查快遞物品的存放情況，對(duì)于出現(xiàn)損壞、丟失等異常情況的快遞，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。（三）物品處理1.對(duì)于退回寄件人的快遞，前臺(tái)工作人員應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，告知快遞退回原因，并按照寄件人的要求進(jìn)行處理（如重新寄件、更改收件地址等）。2.對(duì)于無法聯(lián)系到寄件人或按照快遞公司規(guī)定需要處理的快遞，前臺(tái)工作人員應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如暫存、銷毀等，并做好記錄。五、快遞信息管理（一）信息登記1.前臺(tái)工作人員在快遞收發(fā)過程中，應(yīng)認(rèn)真做好快遞信息的登記工作，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。2.快遞信息登記內(nèi)容應(yīng)包括快遞單號(hào)、寄件人、收件人、寄件日期、收件日期、快遞內(nèi)容、快遞費(fèi)用、快遞公司等。（二）信息查詢1.公司員工因工作需要查詢快遞信息時(shí)，可向前臺(tái)工作人員提出申請(qǐng)，說明查詢?cè)蚝拖嚓P(guān)信息。2.前臺(tái)工作人員根據(jù)員工提供的信息進(jìn)行查詢，并及時(shí)反饋查詢結(jié)果。（三）信息保密1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，保護(hù)快遞信息的安全，防止信息泄露。2.除因工作需要外，不得向無關(guān)人員透露快遞信息。六、責(zé)任與處罰（一）責(zé)任劃分1.寄件人應(yīng)對(duì)所寄快遞信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如因寄件信息錯(cuò)誤導(dǎo)致快遞延誤、丟失等問題，由寄件人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.前臺(tái)工作人員在快遞收發(fā)過程中，應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，如因工作失誤導(dǎo)致快遞延誤、丟失、信息泄露等問題，由前臺(tái)工作人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.快遞公司應(yīng)對(duì)快遞運(yùn)輸過程中的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)負(fù)責(zé)，如因快遞公司原因?qū)е驴爝f延誤、丟失、損壞等問題，由快遞公司承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）處罰措施1.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致快遞延誤、丟失、信息泄露等問題的責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因快遞公司原因?qū)е驴爝f延誤、丟失、損壞等問題的，公司將與快遞公司協(xié)商解決，要求快遞公司承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如協(xié)商不成，公司將通過法律途徑維護(hù)自身權(quán)益。七、附則（一）制度解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。（二）制度修訂