酒店住房券管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范酒店住房券的管理與使用，確保住房券的發(fā)放、使用、核銷等環(huán)節(jié)有序進行，提高酒店資源的利用效率，同時滿足公司業(yè)務發(fā)展及員工福利等相關需求。適用范圍本制度適用于本公司所有涉及酒店住房券的管理、發(fā)放、使用及核銷等相關活動?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：住房券的管理與使用必須符合國家法律法規(guī)以及酒店的相關規(guī)定。2.計劃性原則：住房券的發(fā)放與使用應進行合理規(guī)劃，確保資源的有效配置。3.真實性原則：所有涉及住房券的交易與操作必須真實、準確，嚴禁虛假行為。4.保密性原則：嚴格保護住房券相關信息的安全與保密，防止信息泄露。住房券的定義與分類定義酒店住房券是酒店提供的一種具有一定價值的憑證，可用于兌換酒店的住宿服務。分類1.按來源分類酒店自有：由酒店自身發(fā)行的住房券。合作方提供：與酒店合作的其他機構或企業(yè)提供的住房券。2.按使用對象分類員工福利券：公司為員工發(fā)放的用于員工本人或家屬住宿的住房券?？蛻粽写河糜谡写究蛻舻淖》咳I銷推廣券：為酒店營銷活動而發(fā)放的住房券，用于吸引新客戶或回饋老客戶。住房券的發(fā)放發(fā)放主體1.酒店：負責自有住房券的設計、制作與發(fā)放。2.合作方：按照合作協(xié)議規(guī)定，負責其提供的住房券的發(fā)放工作。3.公司：根據(jù)公司規(guī)定與相關流程，負責員工福利券等特定類型住房券的發(fā)放管理。發(fā)放流程1.需求申請酒店或合作方根據(jù)業(yè)務需要，填寫住房券發(fā)放申請表，明確發(fā)放的類型、數(shù)量、對象、用途等信息。公司相關部門（如人力資源部、市場部等）根據(jù)員工福利、客戶招待、營銷推廣等需求，向酒店提出住房券發(fā)放申請。2.審批申請表提交至相應的審批層級，審批人員根據(jù)公司政策、預算等情況進行審核。審核通過后，申請表流轉至下一環(huán)節(jié)進行住房券的制作與發(fā)放準備。3.制作與發(fā)放酒店根據(jù)審批通過的申請表，安排制作住房券。住房券應包含酒店名稱、地址、聯(lián)系方式、住房券編號、使用有效期、使用規(guī)則等必要信息。對于員工福利券，由公司人力資源部按照員工名單進行發(fā)放，可采用線上系統(tǒng)發(fā)放（如郵件、內(nèi)部辦公平臺推送等）或線下紙質(zhì)發(fā)放的方式。發(fā)放時應記錄員工領取的住房券編號、領取時間等信息。對于客戶招待券，由相關業(yè)務部門負責向客戶發(fā)放，發(fā)放過程中需記錄客戶信息、發(fā)放時間、住房券編號等。對于營銷推廣券，可通過線上渠道（如社交媒體、酒店官網(wǎng)等）或線下活動現(xiàn)場進行發(fā)放，同時做好發(fā)放記錄。住房券的使用使用范圍1.員工福利券：員工本人或其直系親屬可在酒店規(guī)定的房型與時間段內(nèi)使用住房券進行住宿消費。2.客戶招待券：用于招待公司重要客戶、合作伙伴等，客戶可在酒店享受相應的住宿服務。3.營銷推廣券：新客戶或老客戶根據(jù)券面規(guī)定使用住房券，可用于體驗酒店住宿，促進客戶與酒店的合作關系。使用流程1.預訂員工或客戶需提前與酒店預訂部聯(lián)系，告知住房券編號及使用日期、房型等需求。預訂部根據(jù)酒店實際房態(tài)情況進行預訂確認，并記錄預訂信息，包括預訂人姓名、聯(lián)系方式、住房券編號、預訂房型、入住日期、退房日期等。2.入住登記員工或客戶在入住當天，攜帶有效身份證件前往酒店前臺辦理入住手續(xù)。前臺工作人員核對預訂信息與住房券信息，確認無誤后，按照住房券的價值抵扣相應的住宿費用，并為客人辦理入住手續(xù)，分配房間。3.退房結算客人退房時，前臺工作人員根據(jù)客人實際消費情況進行結算。若住房券抵扣后的費用仍有余額，客人需支付現(xiàn)金或采用其他支付方式補足；若實際消費超過住房券價值，客人需支付超出部分的費用。前臺工作人員在結算完成后，對住房券進行核銷操作，記錄核銷時間、核銷金額等信息。住房券的核銷核銷主體酒店前臺工作人員負責住房券的實際核銷操作。核銷流程1.客人退房結算時，前臺工作人員在酒店住房管理系統(tǒng)中查詢該客人的預訂信息及對應的住房券編號。2.確認住房券的有效性（如未過期、未被重復使用等）后，按照住房券的面值抵扣相應的住宿費用，并在系統(tǒng)中記錄住房券的核銷情況，包括核銷日期、核銷金額、剩余金額（如有）等。3.每日營業(yè)結束后，前臺工作人員將當天核銷的住房券信息進行匯總，生成住房券核銷日報表，提交至酒店財務部門。4.酒店財務部門對住房券核銷日報表進行審核，核對核銷金額與實際抵扣金額是否一致，以及住房券的使用情況是否符合規(guī)定。審核無誤后，財務部門將相關數(shù)據(jù)進行賬務處理。住房券的管理與監(jiān)督庫存管理1.酒店應設立專門的住房券庫存管理崗位或指定專人負責住房券的保管。2.住房券應存放在安全、保密的地方，確保其數(shù)量準確、完好無損。3.建立住房券庫存臺賬，詳細記錄住房券的出入庫日期、數(shù)量、編號、來源、去向等信息。庫存臺賬應定期與實際庫存進行核對，確保賬實相符。有效期管理1.明確各類住房券的有效期，住房券應在規(guī)定的有效期內(nèi)使用，過期未使用的住房券自動失效。2.在住房券設計及發(fā)放過程中，應清晰標注有效期信息，提醒使用人員注意。3.對于臨近有效期的住房券，酒店或相關發(fā)放部門可通過適當方式提醒員工或客戶及時使用。掛失與補辦1.如住房券不慎遺失，使用人員應及時向發(fā)放部門或酒店掛失。2.發(fā)放部門或酒店核實掛失信息后，對相應的住房券進行掛失處理，防止其被冒用。3.對于因遺失等原因需要補辦住房券的情況，應按照原發(fā)放流程進行申請、審批與制作發(fā)放，同時記錄補辦的相關信息。監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對住房券的管理與使用情況進行審計檢查，確保住房券的發(fā)放、使用、核銷等環(huán)節(jié)符合規(guī)定。2.酒店應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對住房券的操作流程進行不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.對于違反住房券管理制度的行為，應按照公司規(guī)定或相關法律法規(guī)進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。財務處理收入確認1.酒店在住房券實際使用并完成核銷后，按照扣除住房券抵扣金額后的實際收取金額確認住宿收入。2.對于合作方提供的住房券，酒店應與合作方按照合作協(xié)議約定進行結算，確認相應的收入與成本。賬務處理1.酒店財務部門根據(jù)住房券核銷日報表及相關憑證，進行賬務處理。借記“應收賬款”（或“現(xiàn)金”等實際收款科目）、“住房券折扣”等科目，貸記“主營業(yè)務收入”科目。2.對于住房券的成本，如制作成本等，應按照權責發(fā)生制原則進行分攤與核算，借記“主營業(yè)務成本”科目，貸記“庫存商品住房券”等相關科目。3.公司在核算員工福利券等相關費用時，應根據(jù)實際發(fā)放情況，按照公司財務制度進行賬務處理，如借記“管理費用員工福利”等科目，貸記“應付職工薪酬非貨幣性福利”等科目。信息管理數(shù)據(jù)記錄1.酒店住房管理系統(tǒng)應準確記錄住房券的發(fā)放、使用、核銷等所有相關信息，包括住房券編號、發(fā)放時間、發(fā)放對象、使用日期、使用人、核銷日期、核銷金額等。2.公司相關部門應建立住房券管理信息臺賬，與酒店系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期核對，確保信息一致。信息臺賬應詳細記錄各類住房券的發(fā)放數(shù)量、使用情況、剩余數(shù)量等信息，以便進行統(tǒng)計分析與管理決策。數(shù)據(jù)分析與利用1.定期對住房券的使用數(shù)據(jù)進行分析，如不同類型住房券的使用比例、使用高峰期、客戶來源等。2.通過數(shù)據(jù)分析，評估住房券在員工福利、客戶招待、營銷推廣等方面的效果，為后續(xù)的住房券管理與