辦公廳會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公廳會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公廳組織召開的各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，精簡議程，提高效率，避免形式主義。2.充分溝通原則：鼓勵參會人員充分發(fā)表意見，確保信息傳遞準(zhǔn)確、全面，促進溝通與協(xié)作。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確會議組織、參會人員的職責(zé)，確保會議決策得到有效執(zhí)行。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]召開一次，遇節(jié)假日順延。2.會議時間：[具體時間]3.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責(zé)人4.會議內(nèi)容各部門負責(zé)人匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協(xié)調(diào)解決的問題。公司高層領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)上周工作情況，部署本周重點工作任務(wù)。討論公司重大事項、決策及相關(guān)政策。5.組織部門：辦公廳（二）專題會議1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起，針對特定主題召開。2.參會人員根據(jù)會議主題確定，包括相關(guān)部門負責(zé)人、專業(yè)人員及其他相關(guān)人員。3.會議內(nèi)容圍繞專題事項展開討論、分析，提出解決方案或建議。4.組織部門為相關(guān)發(fā)起部門，辦公廳協(xié)助做好會議安排。（三）臨時會議1.因工作緊急或突發(fā)事件需要召開的會議。2.參會人員根據(jù)事件涉及范圍確定。3.會議內(nèi)容主要針對緊急事項進行討論、決策，采取應(yīng)對措施。4.由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門提出申請，辦公廳及時安排會議。三、會議籌備（一）會議申請1.召開會議前，由會議發(fā)起部門或個人填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。2.將《會議申請表》提交至辦公廳審核，辦公廳根據(jù)會議重要性、必要性及時間安排等因素進行審核，審核通過后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會議通知1.經(jīng)審批后的會議，由辦公廳負責(zé)發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)提前[X]個工作日發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠時間準(zhǔn)備。2.會議通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、注意事項等。對于重要會議，可附上相關(guān)資料或背景信息。3.如參會人員因特殊原因無法參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并說明原因。（三）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議主題和議程，由會議組織者或相關(guān)部門準(zhǔn)備會議資料，包括匯報材料、數(shù)據(jù)報表、文件資料等。2.會議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，邏輯清晰，提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。（四）會議場地安排1.辦公廳根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地。會議場地應(yīng)滿足會議需求，具備良好的通風(fēng)、照明、音響等條件。2.提前對會議場地進行布置，擺放桌椅、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保會議正常進行。對于重要會議，可安排專人負責(zé)會議設(shè)備的調(diào)試和技術(shù)支持。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)提前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。會議組織者應(yīng)安排專人負責(zé)簽到工作，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。2.對于未按時簽到的參會人員，會議組織者應(yīng)及時聯(lián)系，了解原因，并做好記錄。（二）會議主持1.公司例會由公司高層領(lǐng)導(dǎo)指定人員主持，專題會議和臨時會議根據(jù)會議主題由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人主持。2.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和內(nèi)容，把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進行討論，確保會議有序進行。（三）會議記錄1.辦公廳應(yīng)安排專人負責(zé)會議記錄，會議記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項等。3.會議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式，使用統(tǒng)一的會議記錄本。會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。（四）會議討論與決策1.參會人員應(yīng)積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議。對于不同觀點和意見，應(yīng)進行充分的交流和溝通，避免情緒化和片面性的發(fā)言。2.會議討論應(yīng)圍繞主題展開，突出重點，注重實效。對于重大決策事項，應(yīng)進行充分的論證和分析，確保決策的科學(xué)性和合理性。3.會議決策應(yīng)明確決策事項、責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時間節(jié)點。對于需要多個部門協(xié)同完成的決策事項，應(yīng)明確各部門的職責(zé)和分工，確保決策得到有效執(zhí)行。五、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的撰寫1.會議紀(jì)要由會議記錄人員根據(jù)會議記錄整理撰寫，應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成。2.會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點，準(zhǔn)確反映會議討論結(jié)果和決策事項，語言簡潔明了，邏輯清晰。3.會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。對于重要會議紀(jì)要，還應(yīng)報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）會議紀(jì)要的分發(fā)與存檔1.會議紀(jì)要通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，確保參會人員及時了解會議內(nèi)容和決策事項。2.辦公廳負責(zé)將會議紀(jì)要進行整理歸檔，建立會議紀(jì)要檔案，以便查閱和參考。會議紀(jì)要檔案應(yīng)按照會議時間、會議主題等進行分類存放，便于管理和檢索。六、會議跟進與落實（一）決策事項跟蹤1.對于會議決策事項，辦公廳應(yīng)建立跟蹤臺賬，明確責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時間節(jié)點。2.責(zé)任部門應(yīng)按照會議決策要求，制定具體的工作計劃和措施，確保決策事項得到有效執(zhí)行。3.辦公廳定期對決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時了解工作進展，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。對于未能按時完成的決策事項，責(zé)任部門應(yīng)及時向辦公廳說明原因，并提出整改措施和完成時間。（二）會議決議執(zhí)行情況反饋1.責(zé)任部門應(yīng)在決策事項完成后，及時向辦公廳反饋執(zhí)行情況，提交相關(guān)報告或資料。2.辦公廳對責(zé)任部門提交的執(zhí)行情況反饋進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題或未達到預(yù)期目標(biāo)，應(yīng)及時與責(zé)任部門溝通，要求其進行整改。3.會議決議執(zhí)行情況反饋結(jié)果將作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)之一。七、會議紀(jì)律（一）參會人員紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照規(guī)定程序辦理請假手續(xù)。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話或從事與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話或進行人身攻擊。4.參會人員應(yīng)嚴格保守會議機密，不得將會議內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等會議內(nèi)容，應(yīng)妥善保管相關(guān)資料，不得私自復(fù)制、傳播。（二）會議組織者紀(jì)律1.會議組織者應(yīng)認真做好會議籌備工作，確保會議按時、順利召開。2.會議組織者應(yīng)嚴格按照會議議程組織會議，把控會議節(jié)奏，確保會議有序進行。3.會議組織者應(yīng)尊重參會