科技檔案應管理制度一、總則（一）目的為加強公司科技檔案的科學管理，充分發(fā)揮科技檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術交流等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在科技活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于科研項目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、技術合同檔案、設備儀器檔案、知識產(chǎn)權檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負責，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照科技檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找利用。3.全程參與原則檔案管理部門應參與科技項目從立項到結題的全過程，確保檔案資料的及時收集、整理和歸檔。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案安全保密的規(guī)定，確?？萍紮n案的安全，防止檔案信息的泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司科技檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司科技檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用公司各類科技檔案。3.指導和監(jiān)督公司所屬各部門的科技檔案管理工作，對兼職檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.參與公司重要科技項目的立項、驗收等活動，負責項目檔案的審核和驗收。5.負責公司科技檔案信息化建設，建立和維護科技檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。（二）科技項目負責人職責1.負責本項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.按照項目檔案管理要求，及時向檔案管理部門移交項目檔案，并辦理交接手續(xù)。3.對項目檔案的真實性、完整性和準確性負責，接受檔案管理部門的監(jiān)督和檢查。（三）兼職檔案管理人員職責1.在本部門負責人的領導下，負責本部門科技檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門科技檔案的分類、編號、裝訂等基礎工作。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，及時提供本部門相關檔案資料。三、科技檔案的形成與收集（一）形成范圍1.科研項目檔案包括項目立項申請書、可行性研究報告、任務書、開題報告、研究方案、實驗記錄、測試報告、總結報告、成果鑒定文件、知識產(chǎn)權文件等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案涵蓋產(chǎn)品設計圖紙、技術文件、工藝文件、檢驗報告、用戶反饋等。3.技術合同檔案包含技術開發(fā)合同、技術轉讓合同、技術咨詢合同、技術服務合同等相關文件。4.設備儀器檔案有設備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、驗收報告等。5.知識產(chǎn)權檔案包括專利申請文件、商標注冊文件、著作權登記文件等。（二）收集要求1.各部門和項目負責人應明確專人負責科技檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的科技檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要的科技活動，應同步收集相關的照片、錄像、錄音等聲像資料，并進行整理和歸檔。4.項目結束后，項目負責人應在規(guī)定時間內將項目檔案資料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學合理，便于保管和利用。（二）分類方法1.按項目分類以科研項目、產(chǎn)品研發(fā)項目等為單元，將項目相關的檔案資料集中整理。2.按類別細分在每個項目下，再按照文件的性質分為文件材料、科研報告、圖紙、圖表、聲像資料等類別。（三）編號規(guī)則1.項目編號采用統(tǒng)一的項目編號規(guī)則，由項目類別代碼、年份、順序號組成，如KY[年份][順序號]，其中KY表示科研項目。2.文件編號在項目編號后，按照文件的類別和順序進行編號，如KY[年份][順序號]1表示項目的第一份文件。（四）裝訂要求1.紙質檔案應采用A4紙張，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。2.圖紙應折疊成A4規(guī)格，圖標欄露在外面。（五）歸檔程序1.項目負責人對整理好的項目檔案進行自查，確保檔案資料齊全、準確、整理規(guī)范。2.填寫《科技檔案歸檔清單》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。3.將項目檔案連同《科技檔案歸檔清單》一并移交檔案管理部門，檔案管理部門進行核對驗收，合格后辦理歸檔手續(xù)。五、科技檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找。（二）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的科研成果、知識產(chǎn)權文件、涉及公司核心技術的檔案等。3.長期保管的檔案一般為16年至50年，包括公司一般性的科研項目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案等。4.短期保管的檔案為15年以下，如一般性的技術文件、臨時性的項目檔案等。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對科技檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量核對等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，如對破損的檔案進行修復、對霉變的檔案進行消毒等。（四）數(shù)字化管理1.推進科技檔案數(shù)字化建設，對重要的科技檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應與紙質檔案同步更新，確保兩者內容一致。3.加強電子檔案的安全管理，采取加密存儲、備份等措施，防止電子檔案信息的丟失和損壞。六、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作需要，可查閱、借閱相關科技檔案。2.外部單位因合作、交流等需要，經(jīng)公司批準后，可查閱、借閱公司部分科技檔案。（二）利用流程1.內部利用利用部門填寫《科技檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，符合要求的予以批準，并安排查閱。查閱人員在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門進行核對簽收。2.外部利用外部單位提出查閱、借閱申請，提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的清單等材料。公司相關業(yè)務部門對申請進行審核，審核通過后報公司領導批準。檔案管理部門按照公司領導的批示辦理查閱、借閱手續(xù)，與外部單位簽訂保密協(xié)議，并限定查閱、借閱的范圍和期限。外部單位查閱、借閱檔案時，檔案管理部門應安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。（三）復制與摘錄1.因工作需要，利用部門可申請復制或摘錄科技檔案。2.復制或摘錄檔案應經(jīng)檔案管理部門批準，復制件應加蓋檔案管理部門印章，注明出處。3.涉及公司機密的檔案，不得復制或摘錄。七、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門、科技項目負責人、相關技術專家等組成，負責對到期的科技檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)科技檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀清單，經(jīng)公司領導批準后實施。2.檔案管理部門按照銷毀清單對檔案