科技檔案應(yīng)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮科技檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)交流等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在科技活動(dòng)中形成的各類檔案的管理，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、技術(shù)合同檔案、設(shè)備儀器檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照科技檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于管理和查找利用。3.全程參與原則檔案管理部門應(yīng)參與科技項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題的全過程，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保科技檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司科技檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司各類科技檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司所屬各部門的科技檔案管理工作，對兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與公司重要科技項(xiàng)目的立項(xiàng)、驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的審核和驗(yàn)收。5.負(fù)責(zé)公司科技檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)科技檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。（二）科技項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，并辦理交接手續(xù)。3.對項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，接受檔案管理部門的監(jiān)督和檢查。（三）兼職檔案管理人員職責(zé)1.在本部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門科技檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門科技檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案資料。三、科技檔案的形成與收集（一）形成范圍1.科研項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告、任務(wù)書、開題報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、成果鑒定文件、知識產(chǎn)權(quán)文件等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告、用戶反饋等。3.技術(shù)合同檔案包含技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等相關(guān)文件。4.設(shè)備儀器檔案有設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。5.知識產(chǎn)權(quán)檔案包括專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)科技檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的科技檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要的科技活動(dòng)，應(yīng)同步收集相關(guān)的照片、錄像、錄音等聲像資料，并進(jìn)行整理和歸檔。4.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將項(xiàng)目檔案資料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)合理，便于保管和利用。（二）分類方法1.按項(xiàng)目分類以科研項(xiàng)目、產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目等為單元，將項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料集中整理。2.按類別細(xì)分在每個(gè)項(xiàng)目下，再按照文件的性質(zhì)分為文件材料、科研報(bào)告、圖紙、圖表、聲像資料等類別。（三）編號規(guī)則1.項(xiàng)目編號采用統(tǒng)一的項(xiàng)目編號規(guī)則，由項(xiàng)目類別代碼、年份、順序號組成，如KY[年份][順序號]，其中KY表示科研項(xiàng)目。2.文件編號在項(xiàng)目編號后，按照文件的類別和順序進(jìn)行編號，如KY[年份][順序號]1表示項(xiàng)目的第一份文件。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，圖標(biāo)欄露在外面。（五）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對整理好的項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料齊全、準(zhǔn)確、整理規(guī)范。2.填寫《科技檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。3.將項(xiàng)目檔案連同《科技檔案歸檔清單》一并移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對驗(yàn)收，合格后辦理歸檔手續(xù)。五、科技檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找。（二）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的科研成果、知識產(chǎn)權(quán)文件、涉及公司核心技術(shù)的檔案等。3.長期保管的檔案一般為16年至50年，包括公司一般性的科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案等。4.短期保管的檔案為15年以下，如一般性的技術(shù)文件、臨時(shí)性的項(xiàng)目檔案等。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對科技檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量核對等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)、對霉變的檔案進(jìn)行消毒等。（四）數(shù)字化管理1.推進(jìn)科技檔案數(shù)字化建設(shè)，對重要的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止電子檔案信息的丟失和損壞。六、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)科技檔案。2.外部單位因合作、交流等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可查閱、借閱公司部分科技檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部利用利用部門填寫《科技檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排查閱。查閱人員在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門進(jìn)行核對簽收。2.外部利用外部單位提出查閱、借閱申請，提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的清單等材料。公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)的批示辦理查閱、借閱手續(xù)，與外部單位簽訂保密協(xié)議，并限定查閱、借閱的范圍和期限。外部單位查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。（三）復(fù)制與摘錄1.因工作需要，利用部門可申請復(fù)制或摘錄科技檔案。2.復(fù)制或摘錄檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處。3.涉及公司機(jī)密的檔案，不得復(fù)制或摘錄。七、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門、科技項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等組成，負(fù)責(zé)對到期的科技檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)科技檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.檔案管理部門按照銷毀清單對檔案