房地產(chǎn)公司文檔管理制度總則一、目的為規(guī)范房地產(chǎn)公司文檔管理工作，確保公司各類文檔的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)，提高文檔利用效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于房地產(chǎn)公司總部及各項(xiàng)目公司、分公司的文檔管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照公司的組織架構(gòu)和管理權(quán)限，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)，各部門、各項(xiàng)目公司、分公司負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目、本區(qū)域的文檔管理工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，確保公司文檔的安全保密。4.便于利用原則：注重文檔的利用價(jià)值，通過(guò)科學(xué)的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索等方式，方便公司內(nèi)部各部門和員工查閱和使用文檔。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.綜合管理部門（1）負(fù)責(zé)制定公司文檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）負(fù)責(zé)公司各類文檔的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和利用工作。（3）負(fù)責(zé)公司文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，提高文檔管理的信息化水平。（4）負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門、各項(xiàng)目公司、分公司的文檔管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.各部門、各項(xiàng)目公司、分公司（1）負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目、本區(qū)域的文檔管理工作，指定專人負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、歸檔和保管。（2）按照公司文檔管理制度的要求，及時(shí)將本部門、本項(xiàng)目、本區(qū)域的文檔移交綜合管理部門歸檔。（3）負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目、本區(qū)域的文檔利用工作，按照規(guī)定的程序和權(quán)限查閱和使用文檔。文檔分類與編號(hào)一、文檔分類1.行政管理類：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示、報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事管理類：包括員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算計(jì)劃等。4.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目施工圖紙、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.營(yíng)銷管理類：包括營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。6.其他類：包括公司領(lǐng)導(dǎo)講話、重要文件、法律文書等。二、文檔編號(hào)1.行政管理類文檔編號(hào)：采用“年份+部門代碼+文件序號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023GL001”表示2023年綜合管理部的第1份文件。2.人事管理類文檔編號(hào)：采用“年份+部門代碼+員工編號(hào)+文件序號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023RS001001”表示2023年人力資源部員工編號(hào)為001的第1份文件。3.財(cái)務(wù)管理類文檔編號(hào)：采用“年份+部門代碼+文件序號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023CW001”表示2023年財(cái)務(wù)部的第1份文件。4.項(xiàng)目管理類文檔編號(hào)：采用“年份+項(xiàng)目代碼+文件序號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023XM001”表示2023年項(xiàng)目編號(hào)為XM的第1份文件。5.營(yíng)銷管理類文檔編號(hào)：采用“年份+部門代碼+文件序號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023YX001”表示2023年?duì)I銷部的第1份文件。6.其他類文檔編號(hào)：采用“年份+文件序號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023QT001”表示2023年其他類的第1份文件。文檔的收集與整理一、收集范圍1.公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目公司、分公司在工作過(guò)程中形成的各類文檔。2.公司外部與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文檔，如合同、協(xié)議、函件等。二、收集時(shí)間1.行政管理類文檔：每月底由各部門、各項(xiàng)目公司、分公司指定專人將本月形成的文檔移交綜合管理部門。2.人事管理類文檔：?jiǎn)T工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)文檔應(yīng)在辦理手續(xù)后的3個(gè)工作日內(nèi)移交人力資源部；員工培訓(xùn)、績(jī)效考核等相關(guān)文檔應(yīng)在培訓(xùn)、考核結(jié)束后的5個(gè)工作日內(nèi)移交人力資源部。3.財(cái)務(wù)管理類文檔：每月底由財(cái)務(wù)部指定專人將本月形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等文檔移交綜合管理部門。4.項(xiàng)目管理類文檔：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目施工圖紙等在項(xiàng)目啟動(dòng)后10個(gè)工作日內(nèi)移交綜合管理部門；項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等在項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)或驗(yàn)收結(jié)束后的3個(gè)工作日內(nèi)移交綜合管理部門。5.營(yíng)銷管理類文檔：營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等在營(yíng)銷活動(dòng)結(jié)束后的5個(gè)工作日內(nèi)移交營(yíng)銷部；市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等在調(diào)研結(jié)束后的3個(gè)工作日內(nèi)移交營(yíng)銷部。6.其他類文檔：根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)移交綜合管理部門。三、整理要求1.文檔的整理應(yīng)按照分類和編號(hào)的要求進(jìn)行，確保文檔的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.文檔的整理應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行，將同一時(shí)間段內(nèi)形成的文檔整理在一起。3.文檔的整理應(yīng)注意文檔的完整性，不得遺漏任何重要的文檔。4.文檔的整理應(yīng)注意文檔的規(guī)范性，如文件格式、字體、字號(hào)等應(yīng)符合公司的公文格式要求。文檔的歸檔與保管一、歸檔時(shí)間1.行政管理類文檔：每年1月底前將上一年度的文檔歸檔完畢。2.人事管理類文檔：每年2月底前將上一年度的員工檔案、勞動(dòng)合同等文檔歸檔完畢；每年3月底前將上一年度的培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等文檔歸檔完畢。3.財(cái)務(wù)管理類文檔：每年4月底前將上一年度的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等文檔歸檔完畢。4.項(xiàng)目管理類文檔：項(xiàng)目竣工后3個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文檔歸檔完畢。5.營(yíng)銷管理類文檔：每年6月底前將上一年度的營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等文檔歸檔完畢。6.其他類文檔：根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。二、歸檔要求1.歸檔的文檔應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，不得有遺漏或損壞。2.歸檔的文檔應(yīng)按照分類和編號(hào)的要求進(jìn)行整理，確保文檔的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。3.歸檔的文檔應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)文檔應(yīng)采用檔案盒進(jìn)行裝訂，電子文檔應(yīng)采用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理。4.歸檔的文檔應(yīng)注明歸檔日期、歸檔人、保管期限等信息。三、保管期限1.永久保管：公司的規(guī)章制度、重要合同、重要法律文書等。2.長(zhǎng)期保管：公司的年度工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要等。3.短期保管：公司的日常通知、請(qǐng)示、報(bào)告等。四、保管地點(diǎn)公司的文檔應(yīng)集中保管在綜合管理部門的文檔檔案室，各部門、各項(xiàng)目公司、分公司應(yīng)設(shè)立文檔專柜，負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目、本區(qū)域的文檔保管工作。文檔的借閱與利用一、借閱范圍1.公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目公司、分公司的員工。2.公司外部與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的單位和個(gè)人，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二、借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《文檔借閱登記表》，注明借閱文檔的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)持有效證件（如工作證、身份證等）到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。3.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)借閱人的申請(qǐng)，核對(duì)借閱人的身份和借閱權(quán)限，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借或損壞文檔。三、利用方式1.查閱：借閱人可以在綜合管理部門的文檔檔案室查閱文檔，但不得擅自摘抄或復(fù)印。2.復(fù)?。航栝喨诵枰獜?fù)印文檔的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在文檔復(fù)印登記表上注明復(fù)印的文檔名稱、編號(hào)、復(fù)印份數(shù)等信息。3.借閱：借閱人需要借閱文檔的，應(yīng)按照借閱程序辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還文檔。文檔的銷毀與清理一、銷毀條件1.保管期限已滿的文檔。2.失去保存價(jià)值的文檔。二、銷毀程序1.各部門、各項(xiàng)目公司、分公司應(yīng)將需要銷毀的文檔列出清單，經(jīng)本部門、本項(xiàng)目、本區(qū)域負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)綜合管理部門。2.綜合管理部門應(yīng)對(duì)需要銷毀的文檔進(jìn)行審核，確認(rèn)符合銷毀條件后，編制《文檔銷毀清單》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.綜合管理部門應(yīng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)意見，組織對(duì)需要銷毀的文檔進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派專人監(jiān)銷，確保文檔的安全銷毀。三、清理要求1.各部門、各項(xiàng)目公司、分公司應(yīng)定期對(duì)本部門、本項(xiàng)目、本區(qū)域的文檔進(jìn)行清理，將