強化檔案材料管理制度總則一、目的為了加強公司檔案材料的管理，規(guī)范檔案材料的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，提高檔案材料的管理水平，充分發(fā)揮檔案材料的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門和員工，包括公司總部、各分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務往來的單位和個人。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案材料實行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案材料的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.分級負責原則：各部門應指定專人負責本部門檔案材料的管理工作，按照本制度的要求，做好本部門檔案材料的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。3.安全保密原則：公司檔案材料是公司的重要資產(chǎn)，應嚴格遵守安全保密制度，確保檔案材料的安全和保密。4.便于利用原則：公司檔案材料的管理應注重便于利用，提高檔案材料的利用效率，為公司的經(jīng)營管理和決策提供有力的支持。四、管理機構(gòu)及職責1.公司綜合管理部是公司檔案材料的主管部門，負責公司檔案材料的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：（1）制定公司檔案材料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行；（2）負責公司檔案材料的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（3）指導和監(jiān)督各部門檔案材料的管理工作；（4）負責公司檔案材料的統(tǒng)計和歸檔工作；（5）負責公司檔案材料的借閱和查詢工作；（6）負責公司檔案材料的鑒定和銷毀工作。2.各部門應指定專人負責本部門檔案材料的管理工作，其主要職責包括：（1）按照本制度的要求，做好本部門檔案材料的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（2）定期向公司綜合管理部移交本部門的檔案材料；（3）配合公司綜合管理部做好檔案材料的鑒定和銷毀工作；（4）負責本部門檔案材料的借閱和查詢工作。檔案材料的收集一、收集范圍公司檔案材料的收集范圍包括：1.公司的基本情況資料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證等；2.公司的規(guī)章制度資料，如人事制度、財務制度、業(yè)務制度等；3.公司的經(jīng)營管理資料，如年度計劃、工作總結(jié)、會議紀要、合同協(xié)議等；4.公司的人事資料，如員工檔案、培訓記錄、績效考核記錄等；5.公司的財務資料，如會計憑證、賬簿、報表等；6.公司的其他資料，如榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等。二、收集渠道1.各部門應按照本制度的要求，及時將本部門產(chǎn)生的檔案材料收集整理，并移交公司綜合管理部；2.公司綜合管理部應通過與外部單位的聯(lián)系和溝通，及時收集公司的外部檔案材料；3.公司綜合管理部應定期對公司的檔案材料進行清理和整理，發(fā)現(xiàn)遺漏的檔案材料應及時收集。三、收集要求1.檔案材料的收集應及時、準確、完整，不得遺漏或丟失；2.檔案材料的收集應按照檔案材料的分類和編號規(guī)則進行，確保檔案材料的有序性和可查性；3.檔案材料的收集應采用紙質(zhì)和電子兩種形式，確保檔案材料的安全性和可靠性；4.檔案材料的收集應建立檔案材料收集臺賬，記錄檔案材料的收集情況和移交情況。檔案材料的整理一、整理原則1.遵循檔案材料的形成規(guī)律和特點，保持檔案材料的歷史聯(lián)系；2.區(qū)分不同價值的檔案材料，確定檔案材料的保管期限；3.便于檔案材料的保管和利用，提高檔案材料的管理效率。二、整理流程1.分類：將檔案材料按照其內(nèi)容和性質(zhì)進行分類，分為文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。2.立卷：將屬于同一類別的檔案材料按照一定的順序進行立卷，編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄。3.裝訂：將立卷后的檔案材料進行裝訂，確保檔案材料的整齊、美觀。4.編號：對裝訂后的檔案材料進行編號，編制檔案材料的檔號，確保檔案材料的唯一性和可查性。5.裝盒：將編號后的檔案材料裝入檔案盒中，填寫檔案盒的封面和背脊，確保檔案材料的安全和保密。三、整理要求1.檔案材料的整理應符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和標準，確保檔案材料的質(zhì)量和規(guī)范；2.檔案材料的整理應做到分類科學、立卷合理、裝訂整齊、編號準確、裝盒規(guī)范；3.檔案材料的整理應建立檔案材料整理臺賬，記錄檔案材料的整理情況和移交情況。檔案材料的保管一、保管條件1.公司綜合管理部應設(shè)立專門的檔案材料保管室，配備必要的檔案材料保管設(shè)施，如檔案柜、檔案架、空調(diào)、除濕機等，確保檔案材料的安全和保密。2.檔案材料保管室應保持干燥、通風、清潔，避免陽光直射和潮濕，防止檔案材料的損壞和變質(zhì)。3.檔案材料保管室應配備防火、防盜、防蟲、防潮等安全設(shè)施，確保檔案材料的安全。二、保管期限1.公司檔案材料的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體保管期限根據(jù)檔案材料的價值和重要性確定。2.永久保管的檔案材料是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案材料；長期保管的檔案材料是指對公司具有重要歷史價值和一定利用價值的檔案材料；短期保管的檔案材料是指對公司具有一定歷史價值和利用價值的檔案材料。3.檔案材料的保管期限應在檔案材料的封面、背脊和卷內(nèi)目錄上注明，以便于檔案材料的保管和利用。三、保管措施1.公司綜合管理部應建立檔案材料保管制度，明確檔案材料的保管責任和保管要求，確保檔案材料的安全和保密。2.公司綜合管理部應定期對檔案材料進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案材料的損壞和變質(zhì)應及時進行修復和處理。3.公司綜合管理部應嚴格控制檔案材料的借閱和查詢，建立檔案材料借閱和查詢登記制度，確保檔案材料的安全和保密。4.公司綜合管理部應定期對檔案材料進行清理和鑒定，發(fā)現(xiàn)無保存價值的檔案材料應及時進行銷毀。檔案材料的利用一、利用范圍公司檔案材料的利用范圍包括公司內(nèi)部各部門和員工，以及與公司有業(yè)務往來的單位和個人。二、利用方式1.檔案材料的利用方式包括查閱、借閱、復印、復制等。2.查閱檔案材料應在公司綜合管理部指定的查閱場所進行，不得將檔案材料帶出查閱場所；借閱檔案材料應按照檔案材料的保管期限和利用范圍進行審批，借閱期限不得超過規(guī)定的期限；復印、復制檔案材料應按照規(guī)定的程序進行審批，復印、復制的檔案材料不得用于商業(yè)用途。三、利用要求1.利用檔案材料應遵守國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和公司的保密制度，不得泄露公司的商業(yè)秘密和機密信息；2.利用檔案材料應按照規(guī)定的程序進行審批，不得擅自利用檔案材料；3.利用檔案材料應愛護檔案材料，不得損壞、涂改、丟失檔案材料；4.利用檔案材料應及時歸還，不得逾期不還。檔案材料的銷毀一、銷毀條件1.無保存價值的檔案材料；2.已到保管期限的檔案材料，經(jīng)鑒定確無保存價值的。二、銷毀程序1.檔案材料的銷毀應由公司綜合管理部提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后