機(jī)構(gòu)文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)構(gòu)文件的收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在機(jī)構(gòu)文件收發(fā)過(guò)程中的管理。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：確保文件能夠及時(shí)傳遞到相關(guān)部門和人員手中，信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)文件的安全，防止文件丟失、泄露和損壞。3.規(guī)范有序原則：明確文件收發(fā)流程，使各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告等。3.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]的形式。例如：2023HR01001，表示2023年人力資源部的第1號(hào)行政文件。2.部門代碼：按照公司部門設(shè)置，為每個(gè)部門設(shè)定唯一的代碼，如HR表示人力資源部，F(xiàn)IN表示財(cái)務(wù)部等。3.文件類別代碼：根據(jù)文件分類，設(shè)定相應(yīng)的類別代碼，如行政文件為AD，業(yè)務(wù)文件為BD等。4.順序號(hào)：每個(gè)部門的每類文件按照收到的先后順序依次編號(hào)。三、文件收發(fā)流程（一）收文流程1.外部文件接收公司辦公室負(fù)責(zé)接收來(lái)自外部的各類文件，包括上級(jí)主管部門、政府部門、合作單位等發(fā)送的文件。辦公室收到文件后，首先檢查文件的完整性和密封性，如發(fā)現(xiàn)文件有破損或被拆封跡象，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系核實(shí)。對(duì)收到的文件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、接收日期等。2.文件分發(fā)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，辦公室將文件分發(fā)給相關(guān)部門。對(duì)于重要文件，應(yīng)及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。填寫文件分發(fā)登記表，記錄分發(fā)部門、分發(fā)日期、簽收人等信息。3.部門收文處理各部門收到分發(fā)的文件后，由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)文件的接收和處理。接收人對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真閱讀，根據(jù)文件要求及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)，并在文件處理單上記錄處理情況。需要存檔的文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。（二）發(fā)文流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、清晰。起草完成后，由起草人填寫文件審批表，注明文件標(biāo)題、文號(hào)、主送部門、抄送部門、正文內(nèi)容、起草人、起草日期等信息。2.文件審核文件起草部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及格式是否規(guī)范。審核通過(guò)后，在文件審批表上簽署審核意見(jiàn)并簽字。3.文件會(huì)簽涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。由主辦部門將文件送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出意見(jiàn)并簽字。主辦部門負(fù)責(zé)匯總各部門會(huì)簽意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行修改完善。4.文件審批文件經(jīng)審核、會(huì)簽后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況，簽署審批意見(jiàn)并簽字。審批通過(guò)的文件，方可進(jìn)行發(fā)文。5.文件編號(hào)與印制辦公室根據(jù)文件審批表對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，并按照公司文件格式要求進(jìn)行印制。印制完成后，對(duì)文件的份數(shù)、格式等進(jìn)行核對(duì)，確保文件質(zhì)量。6.文件發(fā)放辦公室將印制好的文件按照文件審批表上的主送部門、抄送部門進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)填寫文件發(fā)放登記表，記錄發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息。對(duì)于重要文件，應(yīng)要求簽收人簽字確認(rèn)。四、文件的傳閱與借閱（一）文件傳閱1.對(duì)于需要多個(gè)部門或人員傳閱的文件，由辦公室負(fù)責(zé)組織傳閱。2.辦公室按照文件傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員，并填寫文件傳閱登記表，記錄傳閱人、傳閱日期等信息。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽字確認(rèn)。如遇特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)向辦公室說(shuō)明原因。4.文件傳閱完畢后，辦公室應(yīng)及時(shí)收回文件，進(jìn)行整理歸檔。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，需填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱人、借閱日期、歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交辦公室審批。辦公室根據(jù)文件的密級(jí)和重要程度進(jìn)行審批，審批通過(guò)后予以借閱。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失。如需復(fù)印文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將文件歸還辦公室，辦公室在收到歸還文件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。五、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門處理完畢的文件整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊，并按照文件編號(hào)順序進(jìn)行排列。3.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。（二）文件保管1.公司設(shè)立專門的文件檔案室，負(fù)責(zé)集中保管公司各類文件檔案。2.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損或褪色的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.根據(jù)文件的重要程度和保管期限，對(duì)文件進(jìn)行分類存放。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件妥善保管，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)于密級(jí)文件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍和傳遞渠道。3.在文件處理過(guò)程中，如涉及機(jī)密信息，應(yīng)采取加密、專人傳遞等措施，確保信息安全。（二）文件銷毀1.文件保管期滿或已失去保存價(jià)值的，由檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn)，填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄保存期限與文件保管期限相同。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件收發(fā)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效落實(shí)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)流程的執(zhí)行情況、文件的歸檔與保管情況、文件的保密與銷毀情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件收發(fā)管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)在文件