門衛(wèi)收發(fā)寶管理制度總則目的為加強公司門衛(wèi)收發(fā)寶的管理，規(guī)范收發(fā)流程，確保公司文件、郵件、包裹等收發(fā)工作的準(zhǔn)確、及時、安全，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及進(jìn)入公司辦公區(qū)域的外來人員，以及公司門衛(wèi)收發(fā)寶的使用與管理。基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保收發(fā)的各類物品準(zhǔn)確無誤地送達(dá)收件人手中，避免錯發(fā)、漏發(fā)。2.及時性原則：及時處理各類收發(fā)事務(wù)，不積壓、不延誤，保證信息傳遞的高效性。3.安全性原則：保障收發(fā)物品的安全，防止丟失、損壞或泄露公司機密信息。門衛(wèi)收發(fā)寶管理職責(zé)門衛(wèi)職責(zé)1.負(fù)責(zé)收發(fā)寶的日常值守，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，對進(jìn)入公司的人員和車輛進(jìn)行登記和檢查。2.負(fù)責(zé)接收、登記、保管和發(fā)放各類文件、郵件、包裹等，確保物品的安全與完整。3.對收到的物品進(jìn)行初步分類，及時通知收件人領(lǐng)取，并做好相關(guān)記錄。4.協(xié)助公司內(nèi)部各部門之間的物品傳遞，確保物品流轉(zhuǎn)順暢。5.負(fù)責(zé)收發(fā)寶設(shè)備的日常維護(hù)和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)助維修。行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善門衛(wèi)收發(fā)寶管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.定期對門衛(wèi)收發(fā)工作進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。3.協(xié)調(diào)與外部快遞公司、郵政部門等的合作關(guān)系，確保收發(fā)渠道的暢通。4.負(fù)責(zé)對重要文件、機密郵件等的收發(fā)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保信息安全。各部門職責(zé)1.各部門指定專人負(fù)責(zé)與門衛(wèi)收發(fā)寶的對接工作，及時領(lǐng)取本部門的文件、郵件、包裹等。2.對收到的物品進(jìn)行及時處理，如有疑問或異常情況及時與門衛(wèi)或行政部門溝通。3.配合門衛(wèi)做好物品的交接和簽收工作，確保收發(fā)記錄準(zhǔn)確無誤。收發(fā)寶使用規(guī)范設(shè)備操作1.門衛(wèi)應(yīng)熟悉收發(fā)寶設(shè)備的操作流程，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備正常運行。2.在使用收發(fā)寶接收物品時，應(yīng)認(rèn)真核對物品信息，包括收件人姓名、部門、聯(lián)系方式、物品名稱、數(shù)量等，確保準(zhǔn)確無誤。3.對于體積較大或重量較重的物品，應(yīng)妥善放置在收發(fā)寶內(nèi)，避免損壞設(shè)備或造成安全隱患。4.在發(fā)放物品時，應(yīng)核對收件人身份，要求收件人簽字確認(rèn)，并做好發(fā)放記錄。物品存放1.收發(fā)寶內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的區(qū)域存放各類物品，按照文件、郵件、包裹等類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對于易燃、易爆、易腐蝕等危險物品，不得存放在收發(fā)寶內(nèi)，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.定期對收發(fā)寶內(nèi)的物品進(jìn)行清理和盤點，確保物品存放有序，無積壓、無損壞。安全管理1.門衛(wèi)應(yīng)加強對收發(fā)寶的安全管理，確保設(shè)備及物品的安全。下班前應(yīng)檢查收發(fā)寶門窗是否關(guān)閉、設(shè)備是否斷電，防止發(fā)生意外事故。2.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入收發(fā)寶區(qū)域，如有特殊情況需要進(jìn)入，必須經(jīng)過門衛(wèi)負(fù)責(zé)人同意，并進(jìn)行登記。3.對收發(fā)寶內(nèi)的物品應(yīng)妥善保管，防止丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。收發(fā)流程收文流程1.門衛(wèi)收到外部來文后，應(yīng)首先核對文件的收件人信息，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記。2.登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等，并注明收到時間。3.根據(jù)文件的緊急程度和重要性，對文件進(jìn)行分類標(biāo)記，如“急件”、“重要文件”等。4.及時通知收件人領(lǐng)取文件，并告知文件的相關(guān)信息。收件人領(lǐng)取文件時，應(yīng)在門衛(wèi)處簽字確認(rèn)。5.對于重要文件或機密文件，門衛(wèi)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊處理，如專人送達(dá)、加密保存等，確保文件安全。發(fā)文流程1.各部門如需向外發(fā)送文件、郵件、包裹等，應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》，詳細(xì)注明發(fā)文內(nèi)容、收件人信息、文件類別等。2.將填寫好的《發(fā)文登記表》連同文件一起交至門衛(wèi)處。門衛(wèi)對發(fā)文信息進(jìn)行核對無誤后，進(jìn)行登記并編號。3.根據(jù)文件的性質(zhì)和收件地址，選擇合適的快遞公司或郵政方式進(jìn)行發(fā)送，并填寫快遞單或包裹單等相關(guān)信息。4.在發(fā)送文件、郵件、包裹后，門衛(wèi)應(yīng)及時更新《發(fā)文登記表》，記錄發(fā)送時間、快遞單號等信息，并將相關(guān)憑證妥善保存。5.對于重要文件或機密文件的發(fā)送，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格審批和加密處理，確保文件安全送達(dá)。郵件、包裹接收流程1.門衛(wèi)收到郵件、包裹后，應(yīng)檢查外包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應(yīng)及時與快遞公司或寄件人聯(lián)系。2.核對郵件、包裹上的收件人信息，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括郵件單號、寄件人姓名、寄件地址、物品名稱、數(shù)量等。3.根據(jù)郵件、包裹的性質(zhì)和收件人信息，及時通知收件人領(lǐng)取。收件人領(lǐng)取時，應(yīng)出示有效身份證件，門衛(wèi)核對無誤后，要求收件人在《郵件、包裹簽收登記表》上簽字確認(rèn)。4.對于需要代收的郵件、包裹，門衛(wèi)應(yīng)與收件人溝通確認(rèn)，并做好記錄。代收人領(lǐng)取時，應(yīng)按照上述流程進(jìn)行操作。5.定期對未領(lǐng)取的郵件、包裹進(jìn)行清理和盤點，對于長時間無人領(lǐng)取的物品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。收發(fā)記錄與檔案管理收發(fā)記錄1.門衛(wèi)應(yīng)建立完善的收發(fā)記錄臺賬，詳細(xì)記錄每天的收發(fā)情況，包括收文、發(fā)文、郵件、包裹等的相關(guān)信息。2.收發(fā)記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。如有錯誤或遺漏，應(yīng)及時更正并注明原因。3.收發(fā)記錄臺賬應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年，以備查閱和審計。檔案管理1.行政部門負(fù)責(zé)對收發(fā)寶相關(guān)的文件、記錄、憑證等進(jìn)行檔案管理。2.檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。3.定期對檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)做好檔案的借閱和歸還登記工作，確保檔案安全。4.檔案保存期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，到期后按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對門衛(wèi)收發(fā)寶的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括收發(fā)流程執(zhí)行情況、收發(fā)記錄準(zhǔn)確性、設(shè)備維護(hù)情況、物品存放安全性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求門衛(wèi)限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。3.公司內(nèi)部各部門有權(quán)對門衛(wèi)收發(fā)工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可及時向行政部門反饋，行政部門應(yīng)及時處理并給予答復(fù)?？己酥贫?.建立門衛(wèi)收發(fā)寶管理工作考核制度，對門衛(wèi)及相關(guān)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括收發(fā)準(zhǔn)確性、及時性、安全性、服務(wù)態(tài)度等方面，具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：收發(fā)準(zhǔn)確性：考核收發(fā)物品的信息登記、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否準(zhǔn)確無誤，如有錯發(fā)、漏發(fā)情況，每次扣[X]分。及時性：考核收發(fā)工作是否及時處理，有無積壓、延誤現(xiàn)象，延誤一次扣[X]分。安全性：考核收發(fā)寶設(shè)備及物品的安全管理情況，如發(fā)生物品丟失、損壞或安全事故，視情節(jié)輕重扣[X][X]分。服務(wù)態(tài)度：考核門衛(wèi)在收發(fā)工作中的服務(wù)態(tài)度，是否熱情、耐心、周到，如因服務(wù)態(tài)度問題受到投訴，每次扣[X]分。3.考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，根據(jù)考核得分情況發(fā)放相應(yīng)的績效獎金。對于考核優(yōu)秀的個人，給予表彰和獎勵；對于考核不合格的個人，進(jìn)行批評教育，并視情況進(jìn)行崗位調(diào)整或辭退處理。培訓(xùn)與教育培訓(xùn)計劃1.行政部門應(yīng)制定門衛(wèi)收發(fā)寶管理工作培訓(xùn)計劃，定期組織門衛(wèi)及相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括收發(fā)流程、設(shè)備操作、安全管理、服務(wù)規(guī)范等方面，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式。3.培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)時間、地點、內(nèi)容、培訓(xùn)師等信息，并提前通知相關(guān)人員參加培訓(xùn)。教育活動1.定期組織門衛(wèi)及相關(guān)工作人員開展安全教育活動，增強其安全意識和防范能力。2.安全教育活動內(nèi)容包括消防安全、防盜安全、信息安全等方面，通過觀看視頻、講解案例、實