建筑公司檔案室管理制度總則一、目的為加強(qiáng)建筑公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司總部及各項(xiàng)目部的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，公司總部設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理；各項(xiàng)目部設(shè)立檔案員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的收集、整理和保管工作。2.齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確：檔案管理工作應(yīng)確保檔案的齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，做到檔案資料與公司的實(shí)際工作同步進(jìn)行，不得遺漏或丟失。3.便于利用、安全保密：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的便于利用和安全保密，采取有效的措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案的損毀、丟失或泄露。四、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.公司總部檔案室（1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作。（2）負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，確保檔案的安全和完整。（3）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。（4）負(fù)責(zé)公司檔案的移交、銷(xiāo)毀和歸檔工作，按照規(guī)定的程序和要求，將檔案移交至公司檔案室或進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.各項(xiàng)目部檔案員（1）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的收集、整理、保管工作，確保檔案的齊全完整和真實(shí)準(zhǔn)確。（2）按照公司檔案管理的規(guī)章制度和工作計(jì)劃，開(kāi)展本項(xiàng)目部的檔案管理工作，及時(shí)向公司檔案室移交檔案資料。（3）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的利用工作，按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門(mén)和員工提供檔案利用服務(wù)。（4）負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部檔案的安全保密工作，采取有效的措施，防止檔案的損毀、丟失或泄露。五、檔案的分類(lèi)與編號(hào)1.檔案的分類(lèi)根據(jù)建筑公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案的性質(zhì)，將檔案分為以下幾類(lèi)：（1）行政管理類(lèi)：包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事任免、獎(jiǎng)懲決定等。（2）工程技術(shù)類(lèi)：包括工程設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、技術(shù)交底、工程變更、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、竣工驗(yàn)收資料等。（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（4）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括合同文本、招投標(biāo)文件、客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料等。（5）聲像檔案類(lèi)：包括照片、錄像、錄音等。（6）其他類(lèi)：包括上述各類(lèi)檔案以外的其他檔案，如印章、證照等。2.檔案的編號(hào)為了便于檔案的管理和利用，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)的方式，分類(lèi)號(hào)為檔案的類(lèi)別代碼，案卷號(hào)為該類(lèi)檔案的順序號(hào)。例如，行政管理類(lèi)檔案的編號(hào)為“XG001”，工程技術(shù)類(lèi)檔案的編號(hào)為“GJ001”等。六、檔案的收集與整理1.檔案的收集（1）各部門(mén)和項(xiàng)目部應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)和本項(xiàng)目部的檔案資料移交至公司檔案室。（2）公司檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)和項(xiàng)目部的檔案資料進(jìn)行收集，確保檔案的齊全完整。（3）對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，不得拖延。2.檔案的整理（1）檔案的整理應(yīng)按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行，做到分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序。（2）檔案的整理應(yīng)采用科學(xué)的方法，如裝訂、立卷、歸檔等，確保檔案的安全和完整。（3）對(duì)于破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。七、檔案的鑒定與保管1.檔案的鑒定（1）公司檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。（2）檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，永久保管的檔案是指具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指具有較高歷史價(jià)值和較長(zhǎng)利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指具有一定歷史價(jià)值和較短利用價(jià)值的檔案。（3）對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案的保管（1）公司檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、檔案架、空調(diào)、除濕機(jī)等，確保檔案的安全和完整。（2）檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。（3）檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。八、檔案的利用與借閱1.檔案的利用（1）公司內(nèi)部各部門(mén)和員工可以按照規(guī)定的程序和要求，到公司檔案室查閱檔案資料。（2）檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案的內(nèi)容和機(jī)密信息。（3）對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱和利用。2.檔案的借閱（1）公司內(nèi)部各部門(mén)和員工因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱登記表，經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后，方可借閱。（2）借閱檔案資料的期限一般為10個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（3）借閱檔案資料的人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（4）借閱檔案資料的人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案資料，逾期未還的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.檔案的統(tǒng)計(jì)（1）公司檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送。（2）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。2.檔案的移交（1）公司檔案室應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，將檔案移交至公司檔案管理部門(mén)或上級(jí)主管部門(mén)。（2）檔案的移交應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方應(yīng)在交接清單上簽字蓋章，確保檔案的安全和完整。附則一、本制度自發(fā)布之日起施行。二、本制度由公司檔案室負(fù)責(zé)解釋。三、