個人印簽管理制度總則目的為規(guī)范公司個人印簽的管理，維護(hù)公司正常的經(jīng)營秩序，保障公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。定義個人印簽是指員工在公司經(jīng)營活動中代表個人身份，用于簽署各類文件、合同、協(xié)議等具有法律效力的書面材料的印章。印簽的申請與審批申請條件員工因工作需要使用個人印簽的，應(yīng)向所在部門提出申請。申請使用個人印簽應(yīng)具備以下條件：1.確因工作需要，頻繁簽署相關(guān)文件、合同等；2.所在部門負(fù)責(zé)人同意。申請流程1.員工填寫《個人印簽申請表》，詳細(xì)說明申請印簽的用途、使用范圍、預(yù)計使用頻率等信息；2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況進(jìn)行審批，并簽署意見；3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請表交至人力資源部。人力資源部對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，申請表返回人力資源部，由人力資源部統(tǒng)一安排刻制印簽。審批權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核員工個人印簽申請的必要性和合理性；2.人力資源部負(fù)責(zé)對申請信息進(jìn)行合規(guī)性審核；3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)最終審批。印簽的刻制與領(lǐng)取刻制要求1.個人印簽由公司指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位刻制，確保印簽的質(zhì)量和安全性；2.印簽材質(zhì)應(yīng)根據(jù)實際使用需求選擇，一般采用橡膠或原子印章；3.印簽樣式應(yīng)簡潔明了，包含員工姓名、部門、職務(wù)等信息，不得包含公司名稱或其他易混淆的標(biāo)識。領(lǐng)取流程1.人力資源部通知員工到指定地點(diǎn)領(lǐng)取個人印簽，并辦理領(lǐng)取手續(xù)；2.員工領(lǐng)取印簽時，應(yīng)仔細(xì)核對印簽的內(nèi)容、樣式和質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在《個人印簽領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)；3.領(lǐng)取印簽后，員工應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。印簽的使用與保管使用原則1.個人印簽必須由本人親自使用，不得委托他人代簽；2.使用個人印簽時，應(yīng)確保簽署的文件內(nèi)容真實、合法、有效，符合公司的利益和規(guī)定；3.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用個人印簽，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或超越審批權(quán)限簽署文件。使用范圍個人印簽的使用范圍應(yīng)與申請時明確的用途一致，主要包括但不限于以下方面：1.以個人名義簽署的與工作相關(guān)的文件、報告、申請等；2.個人參與的合同、協(xié)議等法律文件的簽署；3.公司規(guī)定需要個人簽署的其他文件。使用流程1.使用個人印簽前，應(yīng)填寫《個人印簽使用申請表》，詳細(xì)說明使用印簽的文件名稱、文號、簽署日期、使用原因等信息；2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況進(jìn)行審核，并簽署意見；3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請表交至人力資源部備案；4.使用個人印簽時，應(yīng)在指定的文件或表格上清晰、準(zhǔn)確地加蓋印簽，并確保印簽的位置恰當(dāng)、清晰可辨；5.使用完畢后，應(yīng)及時將印簽歸位保管，并在《個人印簽使用登記表》上記錄使用情況。保管要求1.員工應(yīng)妥善保管個人印簽，將其存放在安全可靠的地方，防止丟失、被盜或損壞；2.不得將個人印簽隨意放置在辦公桌上或其他易被他人獲取的地方；3.如因工作需要暫時離開辦公場所，應(yīng)將印簽妥善保管，不得交由他人代管；4.如發(fā)現(xiàn)個人印簽丟失或被盜，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報告，并及時采取掛失、補(bǔ)辦等措施，同時向人力資源部備案。印簽的變更與注銷變更情形員工個人信息發(fā)生以下變更時，應(yīng)及時申請變更個人印簽：1.姓名變更；2.部門變更；3.職務(wù)變更；4.其他需要變更印簽的情形。變更流程1.員工填寫《個人印簽變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因和內(nèi)容；2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)變更情況進(jìn)行審批，并簽署意見；3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請表交至人力資源部。人力資源部對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，申請表返回人力資源部，由人力資源部統(tǒng)一安排更換印簽。注銷情形員工離職、退休或因其他原因不再需要使用個人印簽時，應(yīng)及時辦理印簽注銷手續(xù)。注銷流程1.員工填寫《個人印簽注銷申請表》，聲明不再使用個人印簽，并承諾對已簽署文件的真實性和合法性負(fù)責(zé)；2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確認(rèn)員工已完成所有工作交接，并簽署意見；3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請表交至人力資源部。人力資源部對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后收回個人印簽，并在《個人印簽領(lǐng)取登記表》上注明注銷情況；4.注銷后的個人印簽由人力資源部統(tǒng)一保管或按規(guī)定銷毀。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.人力資源部負(fù)責(zé)對個人印簽的申請、審批、刻制、領(lǐng)取、使用、保管、變更和注銷等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督和管理；2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門員工個人印簽的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，確保員工嚴(yán)格按照規(guī)定使用印簽。檢查方式1.定期檢查：人力資源部定期對個人印簽的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印簽的使用記錄、保管情況、變更和注銷手續(xù)等；2.不定期抽查：人力資源部不定期對各部門員工個人印簽的使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改；3.專項檢查：針對特定時期或特定事項，人力資源部組織開展專項檢查，對個人印簽的管理情況進(jìn)行全面審查。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用個人印簽的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等；2.如因個人印簽使用不當(dāng)給公司或他人造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；3.構(gòu)成犯罪的，將